Kes n grupijuht? Grupijuht n lemas ainult nrtevahetuste prjektidel (mitte klitustel). Grupijuht n igal saleval riigil ning n vähemalt 18 aastat vana. Grupijuht krdineerib eesti grupi tegevust ja esindab eesti grupi huve enne nrtevahetust, nrtevahetuse ajal ja peale seda. Juhul, kui prjektis n alla 18 aastased salejad, n grupijuhte kaks. Miks ma peaksin tahtma lla grupijuht? Grupijuhiks lemine annab hea kgemuse, kuidas lla liider ning võimaluse saada uusi skusi, teadmisi ja hiakuid. Sul n võimalus ennast prvile panna, võtta vastutus ja näidata, et sa saad hakkama. See n võimalus saada reaalne õpikgemus ning anda ma panus sellesse, et prjekt, milles eesti nred salevad, leks edukas ning meeldiv kgemus kõigile. Kui led varasealt juba salenud prjektides, siis eeldame, et led järgmine krd kandideerides valmis ka veidi rhkem vastutust võtma (kandideerid grupijuhiks). Omalt plt pakume grupijuhtidele tuge, abistavaid materjale (see juhend siin) ja aeg-ajalt ka grupijuhtide klitusi. Mis n grupijuhi ülesanded? Suhtluse krdineerimine vastuvõtva rganisatsiniga Sinu ülesandeks n edaspidi lla Eesti plseks kntaktiks vastuvõtva rganisatsiniga, edastades neile nii Eesti grupi küsimusi kui vastates nende plsetele küsimustele Kui led valitud grupijuhiks, siis esimese asjana saada kiri krraldajatele (ehk vastuvõtvale rganisatsinile), andes neile teada, et led grupijuht ja et järgnev prjektiga setud inf saadetaks tse sulle. Krraldaja kntakti leiad infpakist, või kui seal seda ei le, küsi ma Seiklejate Vennasknna (SV) kntaktisikult. Sul tuleb veenduda, et krraldajatele jõuab Eesti salejate nimekiri (kui kõik salejad n saluse kinnitanud, küsi seda ma SV kntaktisikult). Teinekrd n vajalik aga täita hpis krraldajate plne vrm või igal salejal eraldi ankeet. Kgu need kkku ja saada ühe emailiga krraldajatele. Pööra erilist tähelepanu sellele, et kui eesti salejatel n erivajadusi (nt tervise või titumisega setud) siis selle khane inf leks aegsasti edastatud krraldajatele.
Ole krraldajatele kättesaadav nii telefni, e-maili kui Facebki teel. Vasta kirjadele aegsasti ja kui n viivitusi või muid prbleeme, anna sellest teada (näiteks: kui mingi saleja passi andmed puudu, saada ära ülejäänud grupi andmed ning lisa selgituseks, et viimase saleja andmed tulevad nt. esmaspäeval). Kuidas tagada hea suhtlus krraldajaga? (grupitöö, grupijuhtide klitus) Uuri krraldajate ja teiste rganisatsinide tausta Krralik infvahetus krraldajatega: uuri krraldajalt missugust infkanalit nad eelistavad; küsi telefninumber; suhtle ja infrmeeri krraldajaid lulisest infst aus ja avatud suhtlus; infvahetusega tegeleb ainult grupijuht - grupijuht kgub inf ma grupilt ja edastab selle kmplektselt krraldajatele salejad ise tse krraldajale ei kirjuta; Tee endale selgeks ja infrmeeri krraldajaid erivajadustest. Ära pane pahaks, kui krraldaja ei mõista teatud erivajadust (nt ei tea, mis vahe n taimetitlasel ja veganil), vaid vajadusel selgita rahulikult üle; Ole viisakas ja jää viisakaks; Planeeri aegsasti - ära jäta asju viimasele minutile; Abista teisi grupiliikmeid piletite stmisel, check-in i tegemisel ja teiste praktiliste timingutega; Prjekti alguses tuleb paika panna reeglid nt suitsetamise ja alkhli tarbimise khta; Ära tekita tühjast tüli; Arvesta kultuuriliste erinevustega: tee eeltööd; le kannatlik suhtlusviiside ja kiiruse eripärade suhtes; tea, mis n tundlikud teemad; teadvusta steretüüpe ma riigi khta ära slvu vaid lükka need ma käitumisega ümber; talvel lõunamaades ei köeta ja tad võivad lla jahedad varu õiged riided kaasa; ära eelda, et kõik skavad inglise keelt; Pea meeles, et erimeelsused n nrmaalsed, kuid need tuleb ära lahendada!
Enne prjekti: Tutvustada ennast Eesti salejatele kui grupijuhti. Selleks kirjuta juba salust kinnitades, et led Eesti grupijuht ja kõikide küsimustega võib sinu ple pöörduda. Lisaks svitame teha ma grupile eraldi FB vestluse, et khe kiiresti mavahel suhelda. Jälgi, et kõik timiks. Vaata, kas kõik salejad n kinnitanud ma saluse. Kui n prbleeme, prvi neid ise lahendada või küsi abi ma SV kntaktisikult. Uuri krraldajatelt, millised n eesti tiimi ülesanded, mida n vaja ette valmistada. Edasta ka salejate küsimused, vajadusel küsi inft lgistika ja praktilise krralduse sas. Kindlasti selgita ka välja, kuidas timub reisirahade hüvitamine peale prjekti (kui seda ple infpakis välja tdud). Jaga saadud inft eesti tiimi liikmetega. Krdineeri piletite stmist. Valige ühesks sbivad piletid välja, kinnita üle nende sbivus krraldajaga (kas reisikuupäevad, hind jm n k) ja stke ks (samal ajal) need ma tiimiga ära. Lase kõigil salejatel saata piletid ma meilile ja saada need ühe e-mailiga krraldajale. Veendu, et kõigil salejatel n piletid stetud. Piletitega tuleks tegeleda khe, kui kõik salejad ma ma saluse ära kinnitanud ja sta niipea kui krraldajad n andnud rhelise tule. Krralda ettevalmistav kkkusaamine eesti tiimi liikmetele. See n khustuslik ja üks grupijuhi kõige tähtsamaid ülesandeid. Kui keegi ei saa tulla khapeale, siis kaasa nad Skype vahendusel. MILLEST RÄÄKIDA ETTEVALMISTAVAL KOKKUSAAMISEL? Saage mavahel tuttavaks! Kes n kes? Kust tulete? Jagage mavahel, miks keegi svib prjektis saleda. Rääkige läbi praktilised asjad: reisimine, piletid, mida kaasa võtta, vajalikud dkumendid ja reisikindlustus. Valmistage ette ja arutage läbi eesti töötad, mõelge ühesks huvitavaid energizereid ja arutage, kuidas muuta eesti õhtu meeldejäävaks. Valmistage ette ja mõelge läbi, kuidas tutvustada Seiklejate Vennasknda (tihti n kavas tegevus rganisatsinide tutvustus vms). Grupijuht võiks anda väikese ülevaate mis n Erasmus+ prgramm? Mis n mittefrmaalne õpe ja mida kujutab endast nrtevahetus? Vaata lisa siit. Pange paika, kuidas aitate prjekti nähtavamaks muuta? Kes vastutab instagrami stry tegemise eest? Kes teeb prjektist blgikkkuvõtte? Või teete mõne vide või FB live? Arutage läbi kultuurilised aspektid. Mida peaks varem teadma, milleks valmis lla? Kuidas suhtuda lugupidamisega khalikku kultuuri?
Kgu enda kätte kõik prjektiga setud salejate dkumendid: piletid, piletite arved ja pardakaardid. Kõige mõistlikum n teha nline check-in, ja salvestada pardakaardid pdf failina. Siis ei lähe need kaduma. Samuti peab grupijuhil lema alaealiste salejate vanemate nõusleku vrm. Tuleta salejatele meelde, et reisidkument peab kehtima vähemalt 6 kuud peale reisi lõppu. Reisides väljasple Eurpa Liitu n vajalik pass, samuti n see vajalik ka juhtudel kui lennatakse läbi riigi, mis nõuab passi (Nt Venemaa, Ukraina jne). Tuleta seda salejatele meelde! Registreeri ise või lase salejatel registreerida ennast välisministeeriumi lehel siin. Tänapäeva muutuvas maailmas ei tea kunagi, kui võib minna Eesti riigi plset abi! Alaealised salejad eritingimused Vanema nõuslek Grupijuht peab edastama alaealisele salejale vanema nõusleku dkumendi (lae alla SIIN), kuhu lisab enne prjekti ja enda andmed. Igal alaealisel peab lema kaasas riginaalis vanema nõuslek (käsitsi allkirjastatud). Grupijuhil peab lema kpia vanema nõuslekust (prindituna), selleks küsib grupijuht saleja käest skänneeritud kpia e-maili teel enne prjekti. Kahjuks ei sbi digiallkirjastatud vanema nõuslek, sest mujal maailmas digiallkirja ei tunta. Reisimine Alaealised peavad reisima ks grupijuhiga. Erandina n võimalik, et alaealine reisib ks mõne teise täisealisega (juhul kui see n eelnevalt kskõlastatud Seiklejate Vennasknnaga). Kuigi lennufirmad lubavad tavaliselt 16+ üksinda reisida, siis ei le see lubatud tulenevalt Erasmus+ prgrammist, Seiklejate Vennasknna reeglitest ja partneritele/grupijuhile langevast vastutusest (kui midagi peaks juhtuma n suur jama ). Kui saleja n 15 või nrem, ei saa ta üldjuhul ise piletit sta grupijuht ja saleja peavad pileti stma ühesks. Teinekrd kehtib alla 16-aastastele sdne lapsehind (tasub uurida).
Kindlustus Kõigil alaealistel n Eesti haigekassa kindlustus, seega peab neil lemas lema füüsilisel kujul Eurpa ravikindlustuskaart (tellimine: www.eesti.ee). Samuti kui täiskasvanud salejal n Eesti kehtiv haigekassa kindlustus, peab lema kaasas Eurpa ravikindlustuskaart. Reisikindlustus n khustuslik kõigil salejatel, nii alaealistel kui täisealistel. Ple tähtis, kas saletakse nrtevahetusel, klitusel või seminaril. Nii näevad ette Erasmus+ reeglid. Kindlustus peab sisaldama nii meditsiinikindlustust, reisitõrget (näiteks kui peaksid jääma haigeks enne reisi), pagasikindlustust (kui reisitakse äraantava pagasiga) ja lisakaitset (kui minek mingisse ebastabiilsesse piirknda). Juhul kui grupis n alaealisi, siis tuleb teha kindlustus kgu grupile krraga. Nii n kaetud alaealistega setud riskid. Grupijuht saadab kindlustusfirmale salejate nimekirja (isikukdidega) ning tb välja reisi kestvuse, piirknna jm lulise. Firma teeb pakkumise. Iga saleja saab ma summa tasuda ise. Grupikindlustus aitab katta ka lukrda, kus näiteks alaealine satub haiglasse ja grupijuht jääb selle tõttu lennust maha. Küsi pakkumist näiteks: inf@iizi.ee (nendega leme arutanud alaealiste kindlustamist ja võimalusi). Enne minekut kntrlli kas sul n lemas!? Kõigi salejate lennupiletid, arved, pardakaardid (kui keegi katab ära enda ma näiteks). Osalejate nimekiri (saadame selle alati grupijuhile) ks hädaabi kntaktidega. Teadlikkus salejate terviseprbleemidest, allergiatest ja erivajadustest (vaata: salejate nimekiri, vanema nõuslekuvrm). Krraldajate telefninumbrid, aadress ja muud kntaktid (nii elektrniliselt kui prindituna). Infrmatsin, kuidas khale saada (vihje: lae alla ggle ffline kaart abiks kui välisriigis ei pääse Internetti!). Kindlustuse kntakt / hädaabi kntakt. Vajalikud Eesti riigi abikntaktid: Knsulaarsaknd +372 6377 440, knsul@mfa.ee Hädalukrras +372 53 01 9999 (24h)
Prjekti ajal mis n grupijuhi rll? Kuidas tetada nri? (grupitöö materjal, grupijuhtide klitus) Ole ise aktiivne, kaasa grupi liikmeid erinevatesse tegevustesse, aruteludesse, le eeskujuks (nt. ära le tegevuste ajal telefnis, le õigel ajal khal, le psitiivne isegi keerukas lukrras jne). Ära kritiseeri, vaid püüa leida võimalusi aidata ja lla tetav. Kaasa, kuid püüa märgata, millal n vaja anda ka time-ut. Liigne agarus ple ka alati hea. Delegeeri ülesanded teistele grupi liikmetele. Grupijuht ei pruugi alati kõike jõuda ja märgata, siis võiks abiks võtta aktiivsema n-ö abi-grupijuhi, kes samuti püüaks vähem aktiivseid grupi liikmeid tetada, nõustada ja kaasata. Võib ka jagada grupi liikmetele prjekti timumise ajaks rllid, et kõik tunneksid ennast tõeliselt grupi liikmetena, kaasatuna (a la grupi muusik jne). Oluline krraldada reflektsni gruppe nii ma rahvusgrupis kui ka rahvusvaheliselt, et analüüsida prjekti ning ma õpieesmärkide saavutamist. Mida uut llakse õppinud? Mida saaksin mina (iga saleja) teha, et prjekt kulgeks meile svitud suunas ja meie tused täituksid? Oluline n märgata seda, kui grupi liige vajab rhkem tuge või individuaalset lähenemist. Prbleeme ei pea lahkama kgu grupi ees. Vajalik n pidev suhtlus ma grupi liikmetega, tagasiside andmine ning usaldusväärse atmsfääri lmine. Tuleks luua n-ö stsiaalne leping prjekti algul leppida kkku reeglites, millest prjekti ajal kinni peetakse. Hea n panna paika individuaalsed eesmärgid ning datud n grupijuhiplne julgustamine eesmärkide täitmise saavutamiseks. Selleks, et kaasata vähem aktiivseid grupi liikmeid, võivad grupijuhid mdustada ka eraldi väiksed rahvusvahelised grupid, kus igale grupile antakse knkreetne ülesanne kas päevaks, kaheks, nädalaks vms. See aitab vähem aktiivsetel tutvuda teiste prjektis salejatega. Seisa ma grupi õiguste eest, kuid jää selle juures viisakaks ja rahulikuks. Märka ja tunnusta grupi liikmete saavutusi. Teta nri nende õpitu reflektsinil ja Nrtepassi täitmisel. Vt lisamaterjali SIIN. Veendu, et kui prgrammis n rganisatsini tutvustus, siis Seiklejate Vennasknd saab ilusti esindatud/tutvustatud. Selle tõttu võime saada partneriks mõnes tulevases prjektis, kus taaskrd Eesti nred saavad saleda! :)
Prjekti järeltegevused ja nähtavus Iga prjekti puhul n luline tagada selle nähtavus. Tegu n Eurpa Liidu ehk meie kõigi rahaga, seega esiteks n hea nii rahastajal kui avalikkusel teada, milleks see kulus. Samuti n nähtavus luline, et Erasmus+ prgrammi võimalustest kuuleksid võimalikult paljud nred. Ehk saavad ka nemad tulevikus mõnest tredast prjektist sa võtta! Prjekti järeltegevused aitavad prjekti nähtavamaks muuta, aga ka levitada prjekti tulemusi n selleks siis mingi knkreetne materjal, mõtteviis või midagi muud. Iga grupi ja grupijuhi ülesandeks n veenduda, et prjekti saavutused jõuaks kaugemale kui ainult prjektis salenud nrteni. Prjekti saab kajastada järgnevates kanalites: Instagram. Grupijuht saab küsida ma SV kntaktisikult ligipääsu Instagrami kntle, kuhu saab lisada nii ftsid ja videsid, kui ka teha jksvalt prjekti Stry-it. Facebk live. Kindlasti võiks teha igast prjektist 1-2 live Facebki (taaskrd saab õigused ma SV kntaktisikult). Live s võiks lla välja tdud ka põhiinf, mis prjekt n, kus timub, mida tehakse jne. Prjektilugude blgi. Otame igalt grupilt vähemalt ühte pstitust meie prjektilugude blgisse. Vaata, mida teised n kirjutanud SIIT. Pstitused võiksid lla kas eesti või vene keeles, muidugi võib htralt lisada ka pilte/videsid. Grupijuhi ülesandeks n veenduda, et blgipstitus(ed) saab (saavad) tehtud, kuid sellesse võiks panustada kõik grupi liikmed. Pstitust tame 14 päeva jksul peale prjekti. Yutube. Seiklejate Vennasknnal n ma Yutube kanal. Siis tame videsid, mida lete teinud prjekti ajal. Palume need/nende lingid edastada seiklejate.prjektid@gmail.cm. #. Kui led meiega prjektis, ja lisad stsiaalmeediasse pilte või muud, siis palun kasuta #SeiklejateVennasknd #ErasmusPlus. Siis saavad ka teised teada võimalustest, mida Seiklejate Vennasknd läbi Erasmus+ prgrammi pakub.
Tagasi kdus mis edasi? Krraldage Eesti grupiga ühine kkkusaamine, et analüüsida prjektis kgetud ja teha edasisi plaane. Lisaks sellele n lihtsalt tre näha prjekti inimesi uuesti! Grupijuhi ülesandeks n veenduda, et grupi liikmed (s.h. grupijuht ise) täidavad ära tagasiside prjektikgemuse khta. Ankeet asub SIIN. Grupijuht peaks seda khe peale prjekti jagama ühises FB vestluses. Tagasiside põhjal tsustame, kas jätkata kstööd antud partneriga ning kindlasti võtame arvesse ka grupijuhile antud tagasisidet uutesse prjektidesse grupijuhi valikul. Tihti lepitakse prjekti käigus kkku, mis järeltegevusi tehakse igas riigis (nt töötuba, ftnäitus jne). Grupijuht uurib juba prjekti ajal, mida datakse Eesti grupi järeltegevustena. Peale prjekti n grupijuhi ülesandeks krdineerida järeltegevuse läbiviimist. Kui vajab abi või tuge, siis anna teada! Kindlasti teavita üritusest ka ma SV kntaktisikut teeme FB sündmuse ja aitame inft levitada. Mbility tl reprt. Grupijuht peab täitma ära khustusliku EL plse tagasiside vrmi 7 päeva jksul peale prjekti. Küsimustele tuleb vastata mitte enda, vaid grupi seisukhast, seega mõtle hlega see läbi enne vastamist. Ankeet läheb tse krraldajale, rahastajale (antud riigi rahvuslik bür) kui ka Seiklejate Vennasknnale. Tagasi Eestisse jõudes krjab grupijuht kkku piletid ja pardakaardid (mida khapeal ei saanud ära anda) ja saadab need tähitud kirjaga krraldajatele (kui n vajalik). Svitame kasutada nline pileteid ja teha nline check-in i siis jääb tüütu piletite/pardakaartide krjamine ära, sest dkumendid saab edastada elektrniliselt. Prjektidesse mineja ABC KINDLASTI ÄRA UNUSTA TUTVUDA PROJEKTIDESSE MINEJA ABC- GA, NING LASE KA OMA OSALEJATEL SEE ÜLE VAADATA. SEE ON LEITAV SIIT.
Kuidas kindlustada, et reisirahad jõuaks õigel ajal khale ja miks nad teinekrd hilinevad? Kuidas kindlustada see, et raha jõuaks kiiremini khale? 1. Enne piletite stu selgita krraldajaga, millal hüvitatakse reisikulud ja kuidas see timib (sularahas, ülekandega jne). Edasta see inf ka teistele grupiliikmetele. 2. Selgita ka, mis lisadkumente n vaja. Kindlasti n vaja pileteid, arveid ja pardakaarte. Teine krd ka pangaknt väljavõtteid või passikpiaid. 3. Enne piletite stu kinnita piletid krraldajaga kirjalikult üle, et sbivad. Nii n kindel, et ei teki prbleeme ja lükkad vastutuse enda pealt krraldajate peale. 4. Tee ise ja lase teistel grupi liikmetel teha nline check-in mõlemal suunal (mitte mbiilne check-in). Kgu pardakaardid kkku ja grupeeri need üheks pdf-iks ja saada emaili teel krraldajale. Samuti sta bussipiletid nline ja saada emaili teel krraldajale. Paberil dkumendid ei le mitte ainult ebameeldivad krraldajale (üldjuhul), vaid väga keskknnavaenulik n tarbida liigset paberit ja rahaktivaenulik neid pstiga teise Eurpa tsa saata ;) 5. Tehke eesti grupiga kkkuvõttev reisikulude tabel, kus n kirjas kõik piletid ja reisikulud. Edasta see krraldajale, et neil n lihtsam (ja ka teil endil jälgida kulude arvestust).
6. Tee mbility tl, kkkuvõtted ja kõik muu vajalik ära kiirelt, et krraldaja ei pea mitu krda küsima. Kiirendad niiviisi prtsessi! :) 7. Ole krraldajaga sõbralik ja kaastundlik. Neljakümne saleja reisipileteid kntrllida ja kkku ajada n väga tüütu ja pikk prtsess, mida n raske ette kujutada, kui sa ise seda teinud ei le. 8. Digiallkirjasta grupijuhi reisikulude saamise vrm ja edasta see seiklejate.vennasknd@gmail.cm. Vrm n leitav SIIN. 9. Saada khe peale prjekti krraldajale ma pangaknt andmed: saaja nimi, aadress, IBAN, panga nimi, panga aadress, BIC/Swift kd. Ülekanne tehakse alati grupijuhile, kes kannab raha salejatele edasi. Seiklejate Vennasknna kaudu üldjuhul reisikulusid kanda ei saa, sest meil puuduvad raamatupidamise jaks vajalikud alusdkumendid (nt. teie piletid, riginaalpardakaardid jne). Miks raha tulek võtab teinekrd kaua aega? Enne prjekti saab krraldaja 80 % kgu prjekti eelarvest. Näiteks prjekti eelarve n 10 000, millest 7000 n krralduskulud ja 3000 reisikulud. Krraldaja saab enne prjekti tegevusi kätte 80 % ehk 8000. 7000 maksab ta khe ära majutuse ja titlustuse eest, seda hiljem maksta ei saa. Seega n tal reisirahade 3000 -st lemas ainult 1000. Kaks varianti: kas krraldajal n vabasid ressursse: saab khe kõigile ära maksta või ei le (sellisel juhul tuleb data lõpuaruande heaks kiitu). Millal kiidetakse heaks lõpuaruanne ja tuleb viimane makse saab reisikulud? Näiteks: Prjektiperid n 1. mai 31. ktber 2018. Nrtevahetuse tegevused timuvad 1.-10. august 2018. Ametlikult võib lõpuaruannet esitada alates 31. ktber 30. detsember 2018. See, millal esitatakse, leneb sellest, kas kõik partnerid n saatnud järeltegevuste inf, kas kõik piletid n laekunud krraldajale õigeaegselt ja kas ta jõuab aruannet kirjutada. Tõenäliselt esitab krraldaja aruande 30. detsember, sest enne ei jõua. Bürl n aega kntrllida prjekti 60 päeva. 17. veebruar 2019 esitab bür infpäringu saleja X puudulevate dkumentide sas. Autmaatselt aruande kntrlli perid pikeneb selle võrra, kuni dkumendid esitatakse. Krdinaatril ei le saleja X piletit, ja selle saamine võtab veel ligi kuu. Täiendused bürle esitatakse 13. märts 2019.
28. märts 2019 aktsepteerib bür lõpuks aruande. Rahad laekuvad kuu jksul krraldajale, kes makrda edastab puudleva raha teistele riikidele. Antud materjal valmis prjektide "Mtiveeritud vabatahtlikud, parem kaasatus ja kõrgem kvaliteet!", mida rahastas siseministeerium ja Kdanikuühisknna Sihtkapital ja Eurpa Liidu Erasmus+ prgrammi prjekti "Invlve! Include! Imprve!" raames. Prjekti tetab rahaliselt Eurpa Kmisjn Erasmus+ prgrammist. Publikatsini sisu peegeldab autri seisukhti ja Eurpa Kmisjn ei le vastutav sellessisalduva infrmatsini kasutamise eest.