6. september 2019 PÕLVAMAA TASAKAALUSTATUD JA JÄTKUSUUTLIKU ARENGU TAGAMINE LÄBI TIHEDAMA HALDUSKOOSTÖÖ RAKENDAMISE II koolitus muudatuste juhtimine 1
SOOJENDUSEKS Saame tuttavaks MIKS me siin oleme? 2
PROJEKTI EESMÄRK JA TULEMUS EESMÄRK Põlvamaa tasakaalustatud ja jätkusuutlik areng on tagatud läbi tiheda halduskoostöö rakendamise. Tegevused: Valdkondlik analüüs Koolitus- ja kogemusprogramm (4 koolitus-seminari) Rakenduskava Arengufoorum TULEMUS Põlvamaa omavalitsuste halduskoostöö võimalused on kaardistatud, läbitud on seminaride programm ning koostatud on rakenduskava. Teisisõnu, millistes valdkondades ja kuidas oleks Põlvamaa KOVidel asjakohane koostööd teha. 3
MIDA ME TÄNA TEEME? 9.00 9.30: Kogunemine ja hommikukohv 9.30 10.30: Soojendus; peamised järeldused valdkondlikust analüüsist; arutelu 10.30 11.00: Muudatuste juhtimise olemus 11.00 11.15: Paus 11.15 12.00: Muudatuste möödapääsmatuse väljaselgitamine (rühmatöö nr 1) 12.00 12.45 Lõuna 12.45 13.30: Muudatuste elluviimine (rühmatöö nr 2) 13.30 15.00: Muudatuste edukuse hindamine ja riskide analüüs (rühmatöö nr 3); kokkuvõte päevast 4
VALDKONDLIK ANALÜÜS PEAMISED JÄRELDUSED 5
KÄSITLETUD VALDKONNAD Asustus ja ruumimuster Rahvastik Piirkonna majandus Kohalike omavalitsuste organisatsioonid Hallatavad asutused ja teenistuskohad Infotehnoloogia Kommunikatsioon ja mainekujundus Kohalikud avalikud teenused Alusharidus Üldharidus Muud avalikud teenused Sotsiaalvaldkond Kultuur Kommunaalmajandus Kohalike omavalitsuste finantsnäitajad 6
ASUSTUS JA RUUMIMUSTER Hõre asustustihedus: Kanepis 8,9 Räpinas 10,5 Põlvas 19,9 Avalike teenuste pakkumine on suurte vahemaade tõttu keeruline Vaieldamatu tõmbekeskus on kõigepealt Tartu, seejärel Põlva. Räpina tähtsus on väike. Lõunapiiril elavate inimeste jaoks on keskuseks Võru 7
8 ELANIKE ARVU DÜNAAMIKA 30,398 29,969 29,763 29,298 28,924 28,597 28,385 28,170 27,789 27,414 27,006 26,633 26,211 26,028 25,655 25,347-1.4% -0.7% -1.6% -1.3% -1.1% -0.7% -0.8% -1.4% -1.3% -1.5% -1.4% -1.6% -0.7% -1.4% -1.2% -1.8% -1.6% -1.4% -1.2% -1.0% -0.8% -0.6% -0.4% -0.2% 0.0% 0 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 Rahvaarv Muutus
RAHVAARVU MUUTUS 2003 2019 35,000 30,676 0% 30,000 25,000 25,347-5% -10% 20,000 15,000 16,563-17% -15% 14,090-13% -15% 10,000 5,000 8,527-25% 6,418 5,586 4,839-20% -25% 0 Põlva maakond Põlva vald Räpina vald Kanepi vald -30% 9
RAHVASTIKUPÜRAMIID 2019 80+ 75 79 70 74 65 69 60 64 55 59 50 54 45 49 40 44 35 39 30 34 25 29 20 24 15 19 10 14 5 9 0 4 9% 6% 5% 7% 7% 8% 7% 6% 6% 5% 5% 6% 5% 4% 5% 5% 4% 3% 3% 4% 5% 7% 8% 7% 8% 7% 7% 8% 8% 6% 5% 5% 5% 4% 12% 7% 2% 3% 8% Naised Mehed 10
JÄRELDUSED (RAHVASTIK) Suureks väljakutseks on elanikkonna vähenemine ja vananemine. Praeguste trendide jätkudes kahaneb elanikkonna arv 2035. aastaks umbkaudu 20 tuhandeni. Aastakeskmine loomulik iive on -145 (muide, küsimus on surmades, mitte väheses sündimuses), rändeiive -187 (kokku -332) Elanikkonna vähenemise ja vananemisega vähenevad maksutulud, samas suurenevad kulutused sotsiaalvaldkonnale, kuna teenust vajavate inimeste hulk kasvab. Pikemas perspektiivis tuleb ka muude avalike teenuste pakkumine üle vaadata, et teenused vastaksid olemasoleva elanikkonna vajadustele, kuid ei oleks omavalitsustele finantsiliselt ja korralduslikult üle jõu käivad. 11
SKP ELANIKU KOHTA EURODES JA % EESTI KESKMISEST (2017) 30 000 25 000 20 000 92.2 100 143.1 160 140 120 100 15 000 10 000 5 000-41.9 48.7 49.2 52.5 56.9 57.1 60.7 62.1 62.4 62.6 63.5 67.1 69.3 7 517 8 729 8 821 9 404 10 209 10 237 10 878 11 137 11 193 11 223 11 389 12 025 12 415 Põlva maakond Võru maakond Jõgeva maakond Rapla maakond Hiiu maakond Ida-Viru maakond Järva maakond Valga maakond Lääne-Viru maakond Viljandi maakond Pärnu maakond Lääne maakond Saare maakond Tartu maakond 16 519 17 926 25 652 Kogu Eesti Harju maakond 80 60 40 20 0 SKP elaniku kohta, eurot SKP elaniku kohta, % Eesti keskmisest 12
JÄRELDUSED (MAJANDUS) Majandusstruktuur on võrreldes ülejäänud Eestiga agraarsem ja mahajäänum Primaarsektoris 13,1% hõivatutest (Eestis 3,3%), sekundaarsektoris 27,3% (Eestis 29,6%) ja tertsiaarsektoris 59,6% (Eestis 67,1%) Nn valgekraesid 33,1% (Eestis 52,3%), nende osatähtsus on erinevalt riigi keskmisest vähenenud Osatähtsus riigis väheneb ja ebavõrdsus pealinnapiirkonnaga suureneb Põlvamaa annab 0,8% riigi SKPst Elanike brutokuupalk on alla riigi keskmise (160 euro võrra), palga kasvutempo samuti Ettevõtlusaktiivsus on madal Majanduslikult aktiivseid ettevõtteid 1000 elaniku kohta 48, Eestis 74 Avalik sektor on oluline tööandja 31,9% hõivatutest töötab avalikus sektoris (Eestis 23,4%) Turismipotentsiaal on kõrge tulenevalt mitmekesisest ja puhtast loodusest 13
JÄRELDUSED (OMAVALITSUSTE ORGANISATSIOONID) Kaaluda tasuks samatüübiliste asutuste ühist administreerimist omavalitsuse piires või ka maakonnaüleselt Kokku on KOVidel ligi 80 hallatavat asutust. Paljud neist on samatüübilised Mitmetes valdkondades on võimalik töötajaid n-ö ristkasutada, samuti on mõistlik sama valdkonna töötajatel keerukamates küsimustes koostööd teha Näiteks: personalijuhtimine, arhitektuur, geoinformaatika, hanked, avalikud suhted, turismiinfo, andmekaitse, terviseedendus IT valdkonnas on mitmeid koostöökohti, et avalike teenuste pakkumise võimekust tõsta Näiteks: riistvara ühishanked, sh renditeenus, ühised infosüsteemid ja protsessid taotluste menetlemiseks, turvalisuse tagamine 14
VANUSEGRUPI 0 18 ARVUKUS 300 250 200 150 216 222 189 179 193 207 237 235 272 268 267 250 234 265 233 234 253 206 234 100 50 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 15
ÕPILASTE ARVU MUUTUS KOOLIASTMETI 3,000 10% 2,500 6% 24202458 5% 4% 3% 2,000 2% 0% 1,500-5% 1,000 700 740 702 729 667 690-10% 500 351 299-15% 0-15% 1. kooliaste 2. kooliaste 3. kooliaste gümnaasium kokku 14/15 18/19 Muutus -20% 16
JÄRELDUSED (AVALIKUD TEENUSED) Õpilaste arv jääb järgmise 7 aasta jooksul stabiilseks või isegi kasvab veidi, mis tähendab, et suuri ümberkorraldusi pole tarvis. Samas on gümnaasiumiosa väike, mis tõstatab saadava hariduse konkurentsivõime küsimuse Koostöö koolide vahel on nõrgavõitu, kuigi vajadus on olemas (nt tugispetsialistide kättesaadavuse ja neile täiskoormuse tagamine) Sotsiaalvaldkonnas teenused toimivad, konkreetseks koostöövajaduseks on sotsiaaltranspordi korraldamine. Samuti nähakse vajadust regulaarsete kokkusaamiste järele Kultuuri valdkonnas on väljakutseks tegevuste ja sündmuste koordineerimine. Samuti kulub palju ajaressurssi administratiivsetele ülesannetele Kommunaalmajanduses on koostöö distantside pikkuse ja territooriumite suuruse tõttu raskendatud. Küll aga on vajadus koostöö järele spetsialistide tasandil, et teadmisi ning kogemusi vahetada 17
JÄRELDUSED (OMAVALITSUSTE FINANTSID) Omavalitsuste põhitegevus on väikses ülejäägis (tulem varieerub vahemikus 3,1 4,6%) Netovõlakoormus lubab järgnevatel aastatel laenu võtta, seega on omavalitsustel teatav investeerimisvõimekus olemas Tulumaksu laekumine elaniku kohta on keskmiselt 158 euro võrra Eesti näitajast madalam, mis viitab omavalitsuste suhteliselt väiksele tulubaasile. Elanikkonna vananemist ja vähenemist arvestades ei pruugi ka töötasude tõus tekkivat vahet kompenseerida 18
MUUDATUSTE JUHTIMINE 19
MUUDATUSED Kui panna konn keeva veega potti, hüppab ta välja. Kuid kui ta panna tulele potis, milles on külm vesi, keeb ta märkamatult ära. Nii võib juhtuda ka organisatsioonidega, kui ümbritsev keskkond muutub aegamisi, ei märkagi nad, et see on nende jaoks ebamugav või isegi ohtlik. Muutus on planeeritud või planeerimata vastus mingile survele (Maaja Vadi) Muudatuste tüübid: areng, reorganiseerimine (nt uute teenuste juurutamine), ümberkujundamine (nt missiooni muutmine) Trendid: Suurem teadlikkus süsteemse muudatuste juhtimise vajalikkusest Suurenev metoodikate kasutamine Meeskondade suurem kaasatus muudatuste protsessi Rohkem vastavaid ametikohti ja pädevaid töötajaid Juhtkondade suurenenud toetus 20
MIKS ME MUUDATUSTEST RÄÄGIME? Pärast ühinemist on ülesandeid palju, valdkonnad laiemad, kompetentse puudu; Oma kapsaaed korda, ISE ja OMA teema Teenused jäävad, kvaliteet peab säilima, seega tuleb leida võimalusi, mis aitaksid tööprotsesse lihtsamaks teha. Selleks on mitmeid võimalusi, alates tööprotsesside muutmisest jne 21
JOHN P. KOTTERI MUUDATUSTE JUHTIMISE MUDEL Fundamentaalsete muutuste rakendamine, et vältida mahajäämust (nt uus tehnoloogia, strateegiline nihe, protsesside ümberkorraldus, organisatsiooni restruktureerimine) Muudatuste 8 sammu: 1. Möödapääsmatustunde suurendamine 2. Mõjusa liidu loomine 3. Visiooni paika panemine 4. Sõnumi edastamine toetuse saamiseks 5. Tegevusvabaduse andmine 6. Lühiajaliste tulemuste saavutamine 7. Edasine tegutsemine 8. Muudatuse kinnistamine 22
MUUDATUSTE ELLUVIIMISE JUHTIMINE ALGATAMINE PLANEERIMINE RAKENDAMINE KINDLUSTAMINE Muudatuse vajaduse mõistmine ja sõnastamine Praeguse ja soovitud seisundi sõnastamine Elluviimise strateegia valik Tegevuskava välja töötamine Juurutamine, edenemise jälgimine Vastuseisuga tegelemine Saavutatu kindlustamine Taustaanalüüs Sidusrühmade seisukohtade kogumine Kommunikatsiooni kavandamine Kooskõlastamine sidusrühmadega Regulaarne dialoog inimestega Uute viiside sisse viimine igapäevaelus Õppetundide dokumenteerimine 23
STRATEEGILISED VALIKUD MUUDATUSTE JUHTIMISEL Ülevalt alla vs alt üles lähenemine Järsu ülemineku stsenaarium vs pidev täiustamine Planeeritud muutus vs esilekerkinud muudatus Muudatus kui eraldi projekt vs muudatus kui organisatsiooni osa Poliitiline lähenemine vs läbipaistev lähenemisviis Muudatuste vältimine vs muudatuste ajendamine 24
MUUDATUSTE EDUFAKTORID Muudatuse vajaduse sõnastamine Vältimatuse mõistmine Selged vajadused, sisemiste ja välimiste jõudude mõjutused Efektiivne eestvedamine Juhtkonna pühendumus Järjekindlad tulemustele pühendunud juhid Teadlikkus muudatuste komplekssest iseloomust Selgelt määratletud tulemus Arusaadav ja kommunikeeritud arusaam tulevikuseisundist Selged sihid (miks? kes? mida? millal?) Sõnastatud soovitud hoiakud Muudatuste plaan Selge arusaam, kuidas tulevikku jõutakse Töötajate seotus muudatustega (pühendumus) Töötajad on ideed mõistnud ja selle ära ostnud Võimekuse tekitamine ja järelmeetmed Integreeritud jälgimissüsteem 25
MUUDATUSTE PSÜHHOLOOGIA (WILLIAM SCHUTZ) Teatud määral soovivad kõik inimesed ennast tunda: OLULISENA VÕIMEKANA MEELDIVANA Teatud määral kardavad kõik inimesed olla: EIRATUD MITTEMÄRGATUD HÄBISTATUD MITTE OLLA TASEMEL SAADA TÕRJUTUD OLLA EBAMEELDIV Need tunded ja hirmud mõjutavad inimeste käitumist seoses: KAASATUSEGA KONTROLLI OMAMISEGA LUGUPIDAMIST VÄLJENDAVA AVATUSEGA 26
UUTE IDEEDE OMAKSVÕTMINE 40 35 34 34 30 25 20 15 10 13.5 16 5 2.5 0 Innovaatorid Varajased omaksvõtjad Varajane enamus Hiline enamus Vastupanu osutajad 27
PAUS 11.00 11.15 28
JAGUNEMINE GRUPPIDESSE 1. Hariduse ja kultuuri valdkond 2. Sotsiaalvaldkond 3. Majandusvaldkond 4. Arendusvaldkond 5. Avalikud suhted / mainekujundus liiguvad grupist gruppi 6. Vallajuhid eraldi ülesanne 29
RÜHMATÖÖ NR 1 MUUDATUSTE MÖÖDAPÄÄSMATUS Tagurpidi ajurünnak palun pange suurtele paberitele kirja 3 5 aspekti, mida (teie valdkonnas) kindlasti muuta ei tohi Palun arutlege oma gruppides (valdkondades), kas ja mis on need aspektid, mille muutmiseta enam edasi tegutseda ei saa Palun pange need suurtele paberitele kirja NB! Palun mõelge muudatusvajaduste peale: 1. Elaniku vaatevinklist milliseid teie tööga seotud muudatusi tema võiks soovida? 2. Oma töökoha vaatevinklist kuidas saaksite oma tööd paremini korraldada? 30
RÜHMATÖÖ NR 1 VALLAJUHTIDELE 1. Palun arutlege, milliseid muudatusi on elanikel tingimata tarvis 2. Palun arutlege, kuidas teie juhtidena saaksite muudatustele kaasa aidata, s.o milliseid konkreetseid tegevusi ja otsuseid on tarvis. Kuidas jõuda jutust kaugemale (nt POLis)? Arutelu tulemusena tuleks jõuda konkreetsete ettepanekuteni 31
LÕUNA 12.00 12.45 32
MUUDATUSTE ELLUVIIMINE 33
OSALISED ELLUVIIMISPROTSESSIS MUUTUSTE SPONSOR MUUTUSTE JUHT MUUTUSTE SIHTGRUPP MÕJUTAJAD Soovitud muutuse algataja Otsustaja Vajalike ressursside eraldaja Tulemuste vastuvõtja Protsessi juht Saab ülesande kas sponsorilt või näitab ise initsiatiivi Vastutab läbiviimise eest Juhib muutusi sihtgrupi jaoks Soovitud muutuste sihtgrupp Ootustekohaselt muudab oma käitumist, hoiakuid... Ei osale otsustusprotsessis Võimelised muutuste sihtruppi mõjutama Sisesed või välised sidusrühmad 34
RÜHMATÖÖ NR 2 MUUDATUSTE ELLUVIIMINE Palun kavandage oma gruppides/valdkondades eelnevalt välja toodud muudatuste elluviimise plaan Palun visandage see suurtele paberitele 35
MUUDATUSTE EDUKUSE JA RISKIDE HINDAMINE 36
MIKS PLAANID EI TEOSTU? Puudulikult tõendatud muutuse vajadus Liiga vähene pühendumus muutusesse Konflikti suurenemine Sabotaaž Ühtsuse puudumine Näiliselt ületamatud kitsaskohad Juhi ja sponsorluse puudumine Täitmata eesmärgid 37
VASTUPANU ERINEVAD PÕHJUSED RATSIONAALNE STRUKTURAALNE SOTSIAALNE PSÜHHOLOOGILINE Inimene ei mõista või ei nõustu Teatavad struktuurid, protsessid või süsteemid takistavad muudatusi Inimesi kammitsevad lojaalsussuhted või - kohustused Inimesed väldivad kõike ootamatut, tundmatut ja mitteturvalist Inimesed eelistavad üldiselt stabiilseid olukordi Ratsionaalne on tahta saada rohkem teadmisi ja paremini aru või siis oma arvamuse nimel vastu vaielda Struktuursete takistuste tõttu on raskem soovitud muutustega leppida Lojaalsussuhete või huvide tõttu on raskem soovitud muutustega leppida Muutustega kaasneb sageli ebakindlustunne Kahtlused - kui võimekas, oluline või meeldiv uues olukorras ollakse 38
KUIDAS HINNATA EDUKUST? Tegevusindikaatorid Väljundindikaatorid Tulemusindikaatorid Mõjuindikaatorid 39
KUIDAS HINNATA RISKE? PEST political, economical, social, technological McKinsey 7S strategy, structure, systems, staff, style, skills, shared values Jõuväljade analüüs 40
RÜHMATÖÖ NR 3 MUUDATUSTE EDUKUSE JA RISKIDE HINDAMINE 1. Millised tingimused peavad olema täidetud, et te saate öelda, et kavandatud muudatus on olnud edukas? Palun märkige need suurtele paberitele 2. Palun kaardistage, millised faktorid võivad takistada teie muudatusplaanide elluviimist. Märkige need suurtele paberitele 41
KONTAKTID NIMI E-MAIL TELEFON Pille Kaldmaa Pille.Kaldmaa@civitta.ee 5076 130 Ragne Kasesalu Ragne.Kasesalu@civitta.ee 5663 0069 Mihkel Laan Mihkel.Laan@cumulus.ee 529 7984 Jaan Urb Jaan.Urb@cumulus.ee 5565 2383 42
www.civitta.com www.cumulus.ee