KOOLITUSTE HALDAMINE E-TÖÖTUKASSA KASUTAJAJUHEND 1

KOOLITUSTE HALDAMINE E-TÖÖTUKASSA KASUTAJAJUHEND 1

Sisukord E-TÖÖTUKASSASSE SISSE LOGIMINE JA MINU KOOLITUSED AVALEHT... 2 UUE KOOLITUSE LISAMINE... 5 MÄÄRAMATA TOIMUMISAJAGA KOOLITUSED... 9 REGISTREERIMISTEATE EDASTAMINE E-TÖÖTUKASSA KAUDU:... 9 1. Kui klient registreerus koolitusele e-töötukassas... 9 2. Kui klient registreerus väljaspool e-töötukassat... 12 3. Kui koolitus on juba alanud... 14 REGISTREERIMISTEATED JA TÖÖTUKASSA VASTUSED... 15 KUI KOOLITUS JÄÄB ÄRA (koolituse tühistamine)... 16 VOLITUSTE ANDMINE KOOLITUSTE HALDAMISEKS... 17 Koolituste haldamine volitatud isikuna... 19 ASUTUSE ANDMETE MUUTMINE ( tutvustus, bränd ja logo)... 19 E-TÖÖTUKASSASSE SISSE LOGIMINE JA MINU KOOLITUSED AVALEHT Koolitusi saab e-töötukassas hallata ainult töötukassa poolt tunnustatud koolituskaardipartneri esindaja või vastava volituse saanud isik. Ettevõtte esindaja: isik, kelle seos ettevõttega on üle x-tee andmevahetuse Äriregistrist kontrollitud (on kantud ettevõtte B-kaardile). Volitatud isik: isik, kellele on ettevõtte esindaja või töötukassa poolt antud volitus e- töötukassas toimingute tegemiseks. (volituste andmist vt lk 17) 1. töötukassasse saab sisse logida ID kaardi kui Mobiili IDga: 2

2. Pärast sisselogimist kuvatakse aken, kus valige rolli, kellena tegevusi teete. Valikus on kindlasti eraisiku roll ja Teie koolitusasutuse roll. Valige koolitusasutuse roll, kui soovite koolitusi hallata ja klientide registreerumistega tegeleda: a. Kui Te olete seotud mitme koolitusasutusega, siis valige hetkel sobiv. b. Kui Te soovite alati selles rollis e-töötukassasse sisse logida, siis tehke vastav linnuke. c. Kui kõik rollid valitud, kinnitage see vajutades nupule Vali. 3. Avaneb asutuse tegevuste avaleht, kus vasakul menüüs näete nuppu Minu koolitused : 3

4. Avades Minu koolitused menüüpunkti, avaneb järgmine vaatepilt: a. Saate lisada uue koolituse. b. Saate näha juba lisatud avalike koolituste nimekirja. Siin kuvatakse need koolitused, mille toimumise aeg on tulevikus. c. Määramata toimumisajaga koolitused. Koolituse andmed on küll sisestatud, kuid pole sisestatud veel toimumisaega. NB! Hetkel neid koolitusi ei kuvata klientidele. d. Registreerumised. Siit näete e-töötukassa vahendusel registreerunud klientide andmeid. Registreerumiste juurest saate saata töötukassale registreerimisteateid (Teade koolitusele registreerimisest). e. Registreerimisteated. Siin lehel näete kõiki Teie avaldatud koolitustega seotud registreerimisteateid, mille kohta on töötukassa väljastanud Teile kinnituskirja. f. Minu koolitused menüü all on koolituste ja koolitajate otsingud. Neid on hõlbus kasutada, kui soovite näiteks teada, kuidas Teie sisestatud koolitus kliendi vaates näha on. g. Koolituse nimel klikates avaneb koolituse andmete detailvaade. h. Toimumisaja järel olev punane number näitab, mitu inimest on portaali kaudu antud koolitusele registreerunud ja mitu kohta sellel koolitusel üldse on. Antud näite puhul on koolitusel 8 kohta, kuid registreerujaid on veel 0. i. Näete, mitu korda on Teie koolitust vaadatud. j. Saate olemasolevat koolitust muuta, tühistada ja luua uue samalaadse olemasoleva koolituse põhjal. k. Koolituste arhiivis on näha kõik aegunud koolitused. Saate nende põhjal uusi koolitusi luua ning ei pea sisestama koolituse andmeid algusest lõpuni. l. Minu andmed alt saate korrigeerida koolitusasutuse andmeid, ärinime, tutvustust, kontakte. m. Koolituskaardi koostööga seotud dokumendid ja vormid (koostööpõhimõtted, teade koolitusele registreerimisest, osavõtulehte vormid jm). 4

UUE KOOLITUSE LISAMINE 1. Uue koolituse saate lisada Minu koolitused avalehelt. Seda saab alustada täiesti algusest või võtta aluseks mõni juba varem loodud sarnane koolitus. 2. Avaneb koolituse andmete sisestamise lehekülg. Täitke kõik kohustuslikud väljad (märgitud tärniga). 3. Sisestage koolituse tase, keel, maht, kestvus, maksumus käibemaksuga, e-õpe jah/ei otsetee link koolituse infole, ligipääs liikumispuudega isikule (võimaluse olemasolul valik linnutada), koolituse sisukirjeldus ja lisainfo. (NB! loe kindlasti selgitavat teksti koostööpõhimõtetest, millal on tegemist e- õppega ja millal mitte. Lisaks kõik koolitused peavad olema leitavad ka Teie avalikust veebist, mitte ainult e-töötukassast). 5

4. Aadressi märkimine. Lahtrisse Aadressi lisainfo võite lisada ka täpsustavat infot, mis aitab kliendil asukohta leida. Kui kõik andmed on sisestatud, valige Salvesta ja jätka : 5. Nüüd saate sisestada koolituse toimumise aja. Kui Te ei tea koolituse lisamise hetkel koolituse toimumise aega, võite selle sammu vahele jätta ning vajutada Salvesta ning jätkata. NB! Kui Te koolituse toimumise aega vähemalt kuu täpsusega ei märgi, liigub koolitus nimekirja Määramata toimumisajaga koolitused ning ei ole avaldatud koolituste nimekirjas. Vajadusel saate lisada koolituse toimumise kuu või kuupäevad hiljem. Lisage toimumisaeg: 6

6. Avaneb toimumisaja ja lektorite lisamise aken. Aega saab lisada nii kuupäeva kui ka kuu täpsusega. Saate piirata registreerujate arvu. Ühele koolitusele saate lisada mitu lektorit või juhendajat. Lektori juurde saate kirjutada ka väikese lühitutvustuse (kuni 255 tähemärki) või lisada lingi Teie veebile lektorite põhjaliku tutvustuse juurde. 7. Koolitusele on võimalik lisada mitu toimumisaega. Olles ühe sisestamise lõpetanud, alustage lihtsalt järgmise sisestamist. Näete ka äsja sisestatud toimumisaja andmeid (osavõtjate arv, kuupäev, lektorid) ning saate neid andmeid veel muuta või kustutada. Kui ajad lisatud, siis salvestage vajutades Salvesta ja jätka. 7

8. Avaneb koolituse eelvaade. Siia eelvaatele jõudmisega on koolitus avaldatud ning ka kliendid näevad seda koolituste otsingust. Avaldamine võib võtta aega kuni 10 minutit. Siin saate veelkord üle vaadata, kas kõik sisestatud andmed on korrektsed. Kui leiate vigu, avage koolituse või selle toimumisaegade aken, parandage ning salvestage. Tagasi minnes Minu koolitused avalehele, näete äsja sisestatud koolitust ka avalike koolituste nimekirjas. NB! Koolitused on Minu koolitused avalehel toimumisaja järjekorras. Toimumisaja järel sulgudes näete sellele koolitusele registreerunute arvu ja kaldkriipsu järel näete grupi suurust. Järgmise veerus näete selle koolituse vaatamiste arvu. 9. Juhul, kui samalaadne koolitus on juba eelnevalt toimunud, saab uue koolituse lisada Koolituste arhiivist : 8

MÄÄRAMATA TOIMUMISAJAGA KOOLITUSED Sellel lehel leiate need koolitused, millele pole lisatud veel täpset toimumisaega ja mis seetõttu pole koolituste avalikus nimekirjas, kuid on salvestatud. Lisades koolituse vähemalt kuu täpsusega, avalduvad need ka Teie koolituste nimekirjas. REGISTREERIMISTEATE EDASTAMINE E-TÖÖTUKASSA KAUDU: 1. Kui klient registreerus koolitusele e-töötukassas Kui e-töötukassa kaudu on registreerunud Teie koolitusele töötukassa klient, siis kuvatakse registreerumise infot sisselogimise järel Minu tegevused avalehel, kust saate otse minna vaatama registreerunud kliendi andmeid: a. Koolitusele registreerunud kliendi andmed leiate ka: Minu koolitused avalike koolituste nimekirjast: 9

b. või vajutades Minu koolitused ja peale seda Registreerumised: Kui Teil on koolitusi e-töötukassasse sisestatud rohkem, saate vajaliku koolituse ka nime järgi filtreerida. c. Leidke nimekirjast koolitus, kuhu on isikuid registreerunud, kuid mille registreerimisteated on töötukassasse veel saatmata. Seda näete konkreetse koolituse aja järel olevast infost. Näete, kui palju on sellele koolitusele registreerujaid ja seda, kui mitme isiku kohta töötukassale registreerimisteade veel saatmata (antud näite puhul 1) Vajutage lingile Toimumisaeg, kus avaneb e-töötukassa kaudu koolitustele registreerunute nimekiri. 10

Näha on kliendi nimi ja number (a), kliendi kontaktandmed (b), kliendi töötukassa osakond (c), koolitusele registreerumise aeg (d). e. Märkige sobivad isikud, kelle kohta soovite registreerimisteadet töötukassale saata. Saate saata ühekaupa või märkida mitu korraga. f. Võite saadud nimekirja ka Excelisse tõmmata, kui soovite andmeid töödelda vms. g. Märgitud isikute kohta saate registreerimisteated saata vajutades nupule Edasta valitud registreerumised. Märkides ära isiku(d) ja edastades valitud registreerimisteated, avaneb registreerimisteate vormi aken. See täidetud koolituse ja klientide andmetega. Vaadake üle oma kontaktandmed ja vajutage nuppu Esita ning registreerimisteade valitud isikute kohta saadetakse töötukassale. d. Registreerimisteate õnnestunud edastamisest teatab tekst: 11

Nüüd olete registreerimisteate töötukassale edastanud. Registreerimisteated lehel on võimalik muuta koolitusele portaali kaudu registreerujate maksimaalset arvu, kui Teie koolitusele on teiste kanalite kaudu juba soovitud arv osalejaid olemas või lõpetada e- töötukassa kaudu registreerumine. Muutmiseks vajutage koolituse toimumisajal ning seejärel nupul Muuda. 2. Kui klient registreerus väljaspool e-töötukassat Koolitaja saab saata e-töötukassa kaudu ka nende töötukassa klientide kohta registreerimisteateid, kes registreerusid koolitusele väljaspool e-töötukassat (nt. koolitaja kodulehelt, e- posti teel, telefoni teel või koolitaja juures kohapeal käies). Selleks tuleb avada Registreerumised lehekülg ning leida üles koolitus, millele registreerunud isiku andmeid soovite töötukassale esitada. 1. Avage koolituse õige toimumisaeg. Nimekirjas näete ka varem edastatud registreerumisi. Kui soovite saata isiku andmed töötukassale, vajutage nupule Lisa ja edasta e-töötukassa väline registreerumine (pildil Lisa ja edasta portaali väline registreerumine ). 12

2. Seejärel avaneb registreerimisteate vorm. See on täidetud koolituse andmetega ning Teil tuleb üle kontrollida vaid koolituse kontaktisiku andmed. Seejärel saate lisada isikute andmed. Selleks vajuta nuppu Lisa isik 3. Avaneb kliendi isikukoodi ja nime sisestamise väli. Saate lisada mitme isiku andmed. 4. Kui isikuandmed lisatud, saatke registreerimisteade töötukassale, vajutades vormi alumise servas olevat nuppu Esita. 5. Registreerimisteate õnnestunud edastamisest teatab tekst: 13

Registreerimisteade liigub seejärel töötukassa osakonda, millega klient seotud on. Küsimuste korral saate pöörduda märgitud osakonda (pildilt vaadates Tallinna ja Harjumaa osakonna poole), kontaktide nimekirja leiate lk 4, punktis m. märgitud lingi kaudu või aadressilt: https://www.tootukassa.ee/sites/tootukassa.ee/files/koolituskaardi_kontaktisikud_2018_0.pdf 3. Kui koolitus on juba alanud NB! Kui koolitusega on võimalik liituda hiljem, peab sellekohane info olema kliendile leitav koolitaja kodulehelt ning koolituse infost e-töötukassas. Kui tegu on pika koolitusega ning sellega saab liituda ka peale koolituse algust (eeldusel, et koolitaja veebilehelt vastav info ka lisatud), siis on registreerimisteate edastamiseks läbi e-töötukassa 2 võimalust: 1. Juba koolituse sisestamisel saab lisada sama koolituse alla mitu erinevat toimumisaega, märkides erinevad koolituse alguskuupäevad, millal liituda saab, kuid lõppkuupäev jääb samaks. Sellisel juhul klient registreerub samale koolitusele, kuid alustab koolitusega hiljem. See tähendab, et registreerimisteate saatmisel tuleb lisada info lisainfo väljale: 14

2. Kui koolitus on pärast alguse kuupäeva liikunud arhiivi ning sellega soovib liituda isik, kes on registreerunud väljaspool e-töötukassat, ava vastav koolitus Arhiivis ja vajuta nupule Lisa, muuda vajalikke andmeid: maht, algusaeg ning summa (vt. lk 8): Peale koolituse uuesti avalikustamist on võimalik koolitusele lisada e-töötukassa väliselt koolitusega registreerunud inimene (vt lk 13). REGISTREERIMISTEATED JA TÖÖTUKASSA VASTUSED Menüüpunktis Minu koolitused tabis Registreerimisteated on leitavad töötukassa vastused registreerimisteadetele. Koolitusasutuse kontaktisik saab automaatselt töötukassa koostatud vastuse ka oma e-postile. Sel leheküljel saab koolitaja hõlpsasti kõiki registreerimisteateid hallata ja sorteerida. 15

Otsida saate koolituse nime, alguse, asukoha ja/või osaleja nime, kliendikaardi numbri ja/või töötukassa osakonna või töötukassa vastuse liigi järgi (kinnituskiri, keelduv vastus, rahastamise lõpetamise teade või vastuse ootel). Sorteeritud registreerimisteadete kohta kuvatakse järgmist infot: a. Koolituse nimi b. Toimumise aeg ja koht c. Kliendi nimi ja kliendikaardi number d. Registreerimisteate saatmise kuupäev e. Töötukassa vastuse info. Kui töötukassa pole registreerimisteatele veel vastust koostanud, on staatuseks vastuse ootel. Näete ka vastuse allkirjastamise kuupäeva ja ajalugu. Nt: kui esialgu oli väljastatud kinnituskiri ja mingist hetkest on selle koolituse rahastamine töötukassa poolt lõpetatud, siis on kuupäevad tabelis näha. f. Saate alla laadida registreerimisteate trükise (PDF). KUI KOOLITUS JÄÄB ÄRA (koolituse tühistamine) Juhul, kui mingil põhjusel on tarvis koolitus ära jätta, siis tuleb koolitus e-töötukassas tühistada. Seda selleks, et klient saaks registreeruda uuele koolitusele Peale koolituse tühistamist teavitage koolitusele registreerunud kliente ning kui olete registreerimisteated juba töötukassale edastanud, siis ka töötukassat: 16

VOLITUSTE ANDMINE KOOLITUSTE HALDAMISEKS Volitusi e-töötukassa kaudu toimingute tegemiseks saab anda ainult ettevõtte esindaja (B-kaardile kantud isik), töötukassa teenuste osakonna koolituste teenusejuht või peaspetsialist. Volituse andmiseks peab ettevõtte esindaja logima sisse töötukassa iseteeninduskeskkonda ID-kaardi või mobiili IDga. Sisselogimise järel valige esmalt õige asutuse roll (võib juhtuda, et Teil on mitme asutuse esindamise õigus Äriregistri alusel). 1. Avaneb aken, kus ta saate valida ettevõtte: 2. Kui sobiva ettevõtte roll on valitud, vajutage lingil Volitused ja valige Lisa volitus. Volituste lehel näete ettevõtte esindajana ka teisi antud volitusi, saate volitusi eemaldada ning olemasolevatele isikutele volitusi juurde anda. 17

3. Uuele inimesele volituste andmiseks peate vajutama nupule Lisa volitus ja otsima isiku tema isikukoodi alusel: 4. Kui isik on rahvastikuregistrist leitud, avaneb volituse andmise lehekülg. Täitke ära kohustuslikud väljad, otsustage, milliseid toiminguid uus isik peaks e-töötukassas teha saama (antud juhul koolitusi hallata) ning määrake volituse tähtaeg. Saate anda ka tähtajatu volituse: 5. Kindlasti vajutage lehe alumises servas ka Salvesta, et volitused kehtima hakkaks. 6. Süsteem kuvab Teile teadet, et andmed on edukalt salvestatud. 18

Teie poolt volitatud isik saab nüüd e-töötukassas pärast sisse logimist ja asutuse rolliga sidumist teha ettevõttele vajalikke kandeid. Volituse saab Teile anda ka töötukassa. Selleks täitke vastav vorm nimega Töötukassa iseteeninduses koolitusi hallata võivate inimeste andmete esitamise vorm, mille leiate koolituskaardi koostööga seotud dokumentide seast (vt lk 4) ja saatke see koolituskaart@tootukassa.ee. Koolituste haldamine volitatud isikuna NB! Volitatud isikuna saate teha toiminguid e-töötukassas alles siis, kui ettevõtte B-kaardile kantud isik on Teile selleks e-töötukassas volitused andnud või töötukassa on need volitused Teile lisanud. 1. Logige ID kaardi või mobiili ID abil e-töötukassasse. 2. Vahetage avalehe ülevalt paremast servast oma rolli nagu on kirjeldatud leheküljel 3. 3. Valige endale sobiva asutuse roll, misjärel avaneb asutuse tegevuste esileht ning saate menüüs Minu koolitused all hallata koolitusi (info alates lk 3). ASUTUSE ANDMETE MUUTMINE ( tutvustus, bränd ja logo) E-töötukassas on bränd koolituse mõistes ettevõttele kuuluv kool, mis ei ole eraldi äriregistris (nt kõrgkooli osakonnad - kolledž, akadeemia), ning mida koolituskaardi koostööpartner soovib eraldi nn koolituste korraldajana kuvada. Brändi ja logo lisamiseks tuleb menüüpunktis Minu andmed valida Muuda tab. Avaneb järgnev vaatepilt: 19

1. Saate lisada ettevõtte tutvustuse nii eesti, inglise kui ka vene keeles. 2. Ühele ettevõttele saab lisada mitu brändi. 3. Logode lisamisel on võimalus lisada mitu täiendlogo (näiteks mitme brändi olemasolul). Hetkel ei ole logod töötukassa portaalis avalikud. 4. Saate lisada oma brändi kontaktandmed. Kontaktandmetena tuleb lisada nii e-maili aadress kui ka asutuse nimi. 5. Viimases lahtris, koolitaja kontaktandmete vaates, saate üle kontrollida enda andmed, mis on avalikult töötukassa portaalis koolitajate otsingul leitavad. 20