Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Ameti ARENGUKAVA 2013 2015
PRIA arengukava lähtub Euroopa Liidu Ühtsest Põllumajanduspoliitikast, sellest tulenevatest Eesti riigi strateegia- ja programmdokumentidest ning seadustest. Peamised siseriiklikud strateegiadokumendid, millest PRIA on arengu kavandamisel lähtunud, on Põllumajandusministeeriumi valitsemisala arengukava 2013-2016, Eesti maaelu arengukava aastateks 2007-2013 ja maaelu arengu strateegia, Eesti kalanduse strateegia ja rakenduskava 2007-2013, samuti Valitsusliidu programm aastateks 2011-2015, eeskätt peatükid Ilus ja puhas Eesti ning Maaelu arendamine. Kõige olulisem PRIAst PRIA on alates 2000. aastast läbi teinud kiire arengu. Edukalt on tagatud põhifunktsioonide täitmine ning toimetulek riigi ning Euroopa Komisjoni esitatud nõudmistega. Aastast 2006 on arendatud organisatsioonilist ülesehitust, kujundatud protsessid meetmepõhiseks, otstarbekamaks ja efektiivsemaks ning orienteeritud kliendikesksusele. Tänu edukatele ümberkorraldustele suudab PRIA toime tulla mitmekordistunud töömahtudega ning pakkuda ühtlaselt hea kvaliteediga teenindust kõikides piirkondades. Välja on töötatud ja rakendatud finantsjuhtimissüsteem, mis võimaldab teenuse õiglast hinnastamist, korrastatud on andmebaasid ja laiendatud nende kasutatavust. Kavandatava arenguperioodi võtmesõna on EL uue finantsperioodi ettevalmistamine, andes asjatundlikku sisendinfot meetmete kujundamiseks ja tagades õigeaegse, optimaalse ja kliendisõbraliku taotluste menetlussüsteemi toimimise. Paralleelselt uue perioodi ettevalmistamisega on oluline käesoleva perioodi taotluste sujuv menetlus ja esitatavate nõuete täitmine. Eelolevatel aastatel on seetõttu PRIA-l tarvis töötada paindlikult ja proaktiivselt, tõhustada oluliselt oma tööprotsesse ja arendada oma töötajaid ning meeskonna omavahelist koostööd. PRIA missioon Toetame Eesti maaelu arengut. Kogu meie tegevus on suunatud elukvaliteedi parandamisele maal. Meie töö kaugema tulemusena näeme, et elamine maal on võimalusterohke ning pakub kindlustunnet. Missiooni täitmiseks töötame mõjusalt: me teeme põhjendatud ja hästi ettevalmistatud toetusotsuseid, mille tulemusel Eesti maaelu rikastub ja areneb. Mõju saavutamiseks täidame järgmisi ülesandeid: menetleme toetuste taotlusi tõhusalt ja õiguspäraselt ning kogume ja töötleme informatsiooni, et langetada kvaliteetseid otsuseid. Oma missiooni täitmiseks koostöös Põllumajandusministeeriumiga töötame järgmiste eesmärkide nimel: Maaelanikkond on kasvanud, selle sotsiaalses struktuuris on suurenenud noorte ja tööga hõivatute osakaal. Väheneb sissetulekute mahajäämus võrreldes linnapiirkondadega.
Maal paiknev tootmine, nii põllumajanduslik kui ka alternatiivne, on oluliselt laienenud ning korraldatud konkurentsivõimeliseks ja jätkusuutlikuks. Hooldatud maa pindala on suurenenud, väärtuslikku põllumaad ei ole jäetud sööti. Infrastruktuur ja elukeskkond on oluliselt arenenud ning see suund on püsiv. Loodus- ja maastikuhoiuga on saavutatud püsirohumaade ja kõrge loodusväärtusega alade säilimine. Rahuldatud taotluste osakaal on kasvanud, nende saamiseks nõutakse senisest enam ühiskondliku eesmärgistamise, sotsiaalse vastutustundlikkuse ja jätkusuutlikkuse kriteeriumide täitmist. Senisest tunduvalt enam on toetuste taotlejaid kolmandast sektorist. Meil on usaldusväärsed andmed registrites. Toetused ja info jõuavad klientideni ettenähtud eelarve ulatuses tähtaegselt ja kvaliteetselt. PRIA põhiväärtused Eeldame, taotleme ja väärtustame nii iga töötaja kui ka kogu asutuse puhul järgmisi omadusi: Professionaalsus Professionaalidena teeme oma tööd korrektselt, täpselt, õiguspäraselt, asja ja vastutustundlikult. Pakume ise aktiivselt lahendusi ja oleme oma töös ettevaatavad. Kliendikesksus Arvestame oma tööprotsesside kujundamisel eelkõige kliendi vajadusi, rakendame hea teeninduse põhimõtteid. Koostöövõime Peame koostööd PRIA partnerite, klientide ja kolleegidega edu vältimatuks eelduseks. Oleme valmis ning huvitatud otsima koostöös parimaid lahendusi. Tõhusus Peame arvestust kõikide oma ressursside üle. Jälgime ja arendame oma tööprotsesse pidevalt, et teha kõiki töid üks kord, hästi ja õigeaegselt. PRIA visioon PRIA on arenev, eestvedav, usaldusväärne ja mõjus makseagentuur, keda kliendid hindavad ning kus on uhke töötada.
PRIA strateegilised eesmärgid 2013-2015 Perioodi 2013-2015 strateegia põhieesmärk on aidata kujundada uue EL finantsperioodi toetused mõistlikult ja mõjusalt, tehes koostööd ja kasutades targalt seniseid teadmisi ja kogemusi. Toetuste mõistlik ja mõjus kujundamine tähendab, et uuel perioodil toetuste kavandamisel tuleb arvestada olemasolevaid kogemusi ja teadmisi nii toetuste eesmärkide ja tingimuste seadmisel kui nõuete kehtestamisel. Selleks on tarvis rakendada kõigi priakate kogemusi ja teadmisi alates tööks vajalike süsteemide kujundajatest kuni klientidega vahetult suhtlevate töötajateni. Samuti on selle eesmärgi saavutamiseks määrava tähtsusega tihe ja sisukas koostöö Põllumajandusministeeriumiga, et meetmete kavandamisel jõuaks otsustajateni PRIAst kvaliteetne, rakendatav ja õigeaegne sisend. Põhieesmärgi saavutamiseks on sõnastatud järgmised strateegilised eesmärgid 1. PRIAs on rakendatud mõistlikud süsteemid ja tööprotsessid. Selleks on vaja vähendada tööprotsesside keerukust ja killustatust; luua selged ja ühtsemad alused tööprotsessideks. See võimaldab kokku hoida aega ja ressurssi ebamõistlikelt toimingutelt ning loob igale töötajale selge arusaama oma rollist, ülesannetest ja vastutusest. 2. PRIA meeskond on õpi- ja arenguvõimeline ning teeb tulemuslikult koostööd. Meeskonna õpi- ja arenguvõime ning koostöö on oluline nii uue perioodi ettevalmistustöös kui ka uute tingimuste rakendamises: iga priakas õpib järgmistel aastatel pidevalt midagi uut. Samal ajal on vaja tagada käesoleva perioodi toetuste üle otsustamine ja kontroll. 3. Eestvedav ja toetav muutuste juhtimine. Kui viimastel aastatel on PRIA ülesanne olnud töötada tulemuslikult ja kliendisõbralikult olemasolevate reeglite kontekstis, siis järgmistel aastatel on põhirõhk uute reeglite ja tööprotsesside kujundamisel. Seega on ette näha olulisi muutusi igapäevases töö planeerimises ja juhtimises vähem on võimalik tegevusi pikalt ja konkreetselt ette planeerida, tarvis on paindlikkust ja oskust töötada pidevalt täieneva ja muutuva informatsiooniga. Selline tegevuskeskkond eeldab väga head juhtimist kõigil tasanditel ühiste eesmärkide läbirääkimist, iga töötajani viimist; muutuste keskel praktikas tekkivatele küsimustele ja vajadustele tähelepanu pööramist, koos meeskonnaga lahenduste leidmist ja üksteisega palju tihedamat suhtlemist. Organisatsiooni juhtimises tuleb aeg, mil kinnitatud plaanid pole enam nii detailsed, kus iga tasandi juht peab pidevalt läbi mõtlema ja kohandama eesmärkide saavutamiseks valitud tegevusi ning informatsiooni vastuvõtmise, läbitöötamise ja edasiandmise.
Joonis 1. PRIA strateegilised eesmärgid 2013-2015 joonisena
PRIA strateegilised eesmärgid koos tegevusmeetmetega 1. Tulemuslikuks tööks vajalike tööprotsesside ja süsteemide loomine ja juurutamine. Strateegilise eesmärgi selgitus ja olulisuse põhjendus Makseagentuurina juhib ja vastutab PRIA samaaegselt paljude menetluste tõhusa ja tulemusliku toimimise eest, millele on kehtestatud hulgaliselt detailseid kvaliteedinõudeid. See eeldab väga hästi läbi mõeldud ja sarnaste tegevuste jaoks ühetaolisi tööprotsesse. Nii on võimalik lihtsustada ja mõtestada klienditööd tegevate priakate tööd, vähendada vigu, hoida kokku tööaega ning tagada kvaliteetsete ja mõjusate toetusotsuste langetamine. Tööprotsesside läbianalüüsimine, optimeerimine ja uuendatud protsesside rakendamiseks vajalike süsteemide loomine on järgnevate aastate üks tähtsamaid tegevusi. Tegu on paljude soovitud arenduste ja muutuste võtme-eeldusega. Kokkuvõttes on kvaliteetsed tööprotsessid ja kasutajasõbralikud süsteemid olulised selleks, et PRIA kliendid oleks rahul ja priakad ise oleks motiveeritud ja oma töökeskkonnaga rahul. Kasutajasõbralikud süsteemid aitavad nii kliendil kui PRIA töötajal paremini orienteeruda esitatavates tingimustes, täita esitatud nõudeid ja hoida kokku aega. Oodatav tulemus Tööprotsessid ja tööks kasutatavad süsteemid moodustavad kasutajasõbraliku töökeskkonna, kus igal tegevusel on selge mõte ja vastutaja ning ressursse (teadmised, tööaeg, raha) kasutatakse targalt. Olulisemad tegevusmeetmed eesmärgi saavutamiseks: Tööprotsesside kaardistamine ja optimeerimine. Arendusosakonna (AO) eestvedamisel kaardistatakse tööprotsessid ja töötatakse välja töökorralduse parandamise ettepanekud nii, et ressursivajadus väheneks kokku vähemalt 20% (eelkõige tööaeg). Rakendamisse panustavad muudatustega seotud osakonnad. Ühtlustatud ja lihtsustatud arenduste süsteem. AO töötab välja ja koordineerib majaülese arendusmetoodika rakendamist nii, et selle alusel teostakse kõiki arendusi ja tulemuseks on ühtlustatud põhimõtted ja protsessid, kus see on asjakohane (nt teatud tüüpi menetluste ja kontrollide ühtlustamine). Uus kasutajasõbralik tarkvarade süsteem, mille tulemusel on PRIA töö sujuvam ja tekib vähem vigu ning kulub vähem tööaega. Süsteemi loomist juhib 2014+ töögrupp, kaasates erinevaid osakondi sealhulgas regioone. Optimeeritud ja stabiilsete protsesside automaatiseerimise tulemusena väheneb kasutaja eksimuste hulk, lüheneb menetluse aeg ning PRIA jaoks väheneb tööjõu kulu. Ühtse tarkvara taaskasutatavate komponentide tõttu vähenevad jooksvad IT arenduste kulud.
Töö planeerimise ja ajajuhtimise süsteemide arendamine, et tööplaanid oleks praktiliselt kasutatavad juhtimistööriistad kõigile juhtidele ja arusaadavad töötajateni. Eelarve- ja analüüsiosakond (FEA) töötab välja tööplaanide täiendamise süsteemi (rohkem eesmärgikesksust ja vahetutele juhtidele paindlikku kohandamisvõimalust ning vähem detailsust). Ühetaoline ja kvaliteetne sisend õigusloome protsessi. AO loob ja juurutab koostöös teiste osakondadega PRIA sees ühetaolise tööprotsessi nii, et PRIA annab õigeaegselt, kvaliteetselt ja ühtlustatud korras sisendid Põllumajandusministeeriumile õigusaktide loomiseks. 2. Meeskond on õpi- ja arenguvõimeline ning teeb tulemuslikult koostööd Strateegilise eesmärgi selgitus ja olulisuse põhjendus Selleks, et meeskonnas olevaid teadmisi ja kogemusi targalt kasutada uue perioodi kujundamisel, on tarvis meeskonnaliikmete pühendumist, õpihuvi, arenemistahet ja motivatsiooni ühiselt luua paremaid aluseid järgmiste aastate tööks. Uue EL perioodi ettevalmistamine toob kaasa palju muutusi igapäevatöös kõigile priakatele. Muutlikus keskkonnas õnnestumine eeldab meeskonda, kes suudab kiiresti õppida, kohaneda ja ise lahendusi luua. Seega on väga oluline osa strateegia põhieesmärgi saavutamisest see, et PRIA erinevates osakondades ja regioonides olevad teadmised ja kogemused saavad kokku koondatud, läbi töötatud ja nende baasil sõnastatud põhjendatud ettepanekud, mida ja kuidas uuel perioodil teha targemini. Õppimine, areng ja koostöö puudutab nii neid, kes on otseselt või kaudsemalt kaasatud uue perioodi ettevalmistamisse, kui ka neid, kes asuvad uue perioodi meetmeid rakendama. Ettevalmistajatel on vaja mõista, mis on rakendajate tööst tulenevad vajadused, ning rakendajatel on vaja õppida uusi reegleid hästi täitma ja olla klientidele neis küsimustes abiks. Kokkuvõttes on oluline, et priakas on rahul oma tööga ja ta areneb pidevalt: talle on loodud vajalikud eeldused, et teha oma tööd hästi, teda tunnustatakse hea töö eest ning ta mõistab oma arenguvajadusi ning saab oma arenguks vajalikku tuge (koolitused, nõustamine vms). Oodatav tulemus: PRIAs töötamine arendab, võimaldab ennast teostada ja motiveerib endast parimat andma. Meeskonna panus on võimaldanud ette valmistada uue perioodi mõistlikult ning uue perioodi käivitamine kulgeb sujuvalt igaüks on oma töös kompetentne ja meeskonnast saab alati vajalikku nõu ning tuge. Olulisemad tegevusmeetmed eesmärgi saavutamiseks: Paindlik ja vajaduspõhine koolitussüsteem: spetsiifiliste koolitusvajaduste väljaselgitamine ja nende põhjal koolitusplaanide tegemine; süsteemi paindlikkus muutuvas tegevuskeskkonnas; teadmiste-oskuste kontroll koolituse lõppedes. Toetuste menetlemisega seotud osakonnad määratlevad spetsiifiliste kompetentside arendamise vajadused ja personaliosakonnaga (PO) koostöös tagatakse nende vajaduste täitmine.
Motiveeriv inimeste väärtustamise süsteem: seniste põhimõtete ülevaatamine, täiendamine; kokkulepete tegemine nende rakendamiseks ning juhtide rolli teadvustamine selles. PO töötab süsteemi teisi üksusi ja meeskonda kaasates välja ning toetab juurutamist. Isikliku arengu toetamise süsteem: toimiv organisatsioonisisene nõustamine ja juhendamine; juhtide arendamise jt karjääri toetavad programmid. PO töötab teisi üksusi ja meeskonda kaasates välja ning toetab juurutamist. Ühtse meeskonnatunnetuse arendamine: kovisiooni, ühisürituste ja juhtide toetuse kaudu arendatakse ühist meeskonnatunnetust, arendatakse omavaheliseks koostööks vajalikku usaldust ning luuakse positiivset tööõhkkonda. PO töötab teisi üksusi ja meeskonda kaasates välja ning toetab juurutamist. 3. Eestvedav ja toetav muutuste juhtimine Strateegilise eesmärgi selgitus ja olulisuse põhjendus PRIA järgmiste aastate juhtimise põhiväljakutse on täita samal ajal kahte erinevat põhiülesannet: viia edukalt lõpule käesoleva perioodi toetuste menetlus ja kontroll ning valmistada ette uus periood. Esimese ülesande täitmiseks sobib küllaltki stabiilne, etteplaneeritud ja üksikasjalik juhtimine. Teise ülesande täitmiseks aga on tarvis pidevat kohandumist, uue info läbitöötamist, plaanide täpsustamist ja korrigeerimist, loovalt lahenduste leidmist. Lähiaastatel tõuseb esiplaanile uue perioodi käivitamine ning nö taustal jääb toimima ka olemasoleva perioodi lõpetamine. Uue perioodi ettevalmistamine kui strateegiaperioodi põhieesmärk eeldab, et juhtimist korrigeeritakse just selle põhieesmärgi valguses. Muutlikus tegevuskeskkonnas on ülioluline roll eestvedamisel, vastutuse võtmisel, koostööl ja koordineerimisel. PRIAs on hästi kokkutöötanud meeskond, kes on piisavalt tugev ja küps, et olla edukas ka ebamäärases olukorras. Oluline on kõigi tasandi juhtide tegevus see peab lähtuma ühtsetest väärtustest ja eesmärkidest ning olema vastastikku toetav, innustav ja proaktiivne. Ilma juhtide sellise käitumiseta on meeskonnaliikmetel väga keeruline mõista, mida neilt oodatakse ning kuidas nemad saaksid tulemuslikult panustada. Kokkuvõttes on eestvedav ja vastutust võttev muutuste juhtimine oluline selleks, et PRIA oleks mõjus et PRIAsse ja tema töötajatesse kogunenud kogemused ja teadmiseks saaks läbi töötatud asjalikeks sisenditeks ja lahendusteks nii ministeeriumile kui PRIA-le endale uue perioodi ettevalmistamisel. See eeldab muutusi nii juhtimiskultuuris üldiselt, konkreetsetes juhtimishoobades (nt tööplaan) kui ka iga tasandi juhtide käitumises. Oodatav tulemus: PRIA juhtimisstiilis ja kõigi tasandite juhtide käitumises toimunud muutuste mõjul on kõigi tasandite juhid eestvedavad, vastutustvõtvad, arendavad; meeskond on algatusvõimeline ja tulemuslikult kaasatud organisatsioonis toimuvatesse uuendustesse.
Olulisemad tegevusmeetmed eesmärgi saavutamiseks: Juhtimiskultuuri arendamine ja juhtimiskvaliteedi tõstmine: eestvedamist, vastutuse võtmist, arendamist, paindlikkust, algatusvõimet ja koostööd soodustav ja toetav juhtimiskultuur, mille tulemusel ei jää hallid alad tähelepanuta, koos leitakse lahendusi ja ollakse juhtimisel üksteisele eeskujuks. Juhid teevad koostööd, hoiavad kokku, toetavad ja mõistavad üksteist. Hea tööõhkkond ja meeskonnana õnnestumine on igaühe asi. Juhtkonna ja PO koostöös veetav protsess, kuhu on kaasatud kõigi tasandite juhid. Algatusvõime soodustamine kogu organisatsioonis: loodud on toetav keskkond ja süsteem algatusvõime soodustamiseks ja algatustega edasitöötamiseks nii, et head ideed jõuavad elluviimiseni. Juhtkonna ja PO koostöös veetav protsess, kuhu on kaasatud kõigi tasandite juhid. Inimeste oskuslik juhtimine ja selged rollijaotused meeskondades: iga tasandi juht teadvustab end eeskätt inimeste juhina, meeskondades on töö jaotatud nii, et see arvestab töötajate individuaalseid tugevusi ja kokkuvõttes on meeskonna potentsiaal targalt rakendatud. Iga juht tunnustab head sooritust ja töötajate sooritus paraneb ning tööga rahulolu suureneb. Juhtkonna ja PO koostöös veetav protsess, kuhu on kaasatud kõigi tasandite juhid. Uue perioodi ettevalmistamise töökorralduse juurutamine nii, et ettevalmistused kulgevad tähtaegselt ja kvaliteetselt. 2014+ töögrupp juurutab. Infojuhtimise põhimõtete ja sisekommunikatsiooni hea tava väljatöötamine ja rakendamine nii, et oluline info ja tagasiside jõuab nii klientidega töötavate inimesteni kui juhtideni. Teabeosakond koordineerib väljatöötamist ja juurutamist, kaasates töötajaid ja kõigi tasandite juhte. Lisa 1. Strateegiakaart 2013-2015 (eraldi failina)