Tallinna Linnavalitsuse sõnumisaatja kasutusjuhend asutuse juhatajale
Sisukord 1. Süsteemi sisenemine...2 2. Parooli lisamine ja vahetamine...2 3. Ametnike lisamine ametiasutuse juurde...2 4. Saatjanimede haldamine...3 5. Ametiasutuse valik...4 6. Telefoniraamatu avamine...5 7. Grupi lisamine...5 8. Kodanike gruppi lisamine...5 9. Kodanike importimine CSV failist...6 10. Kodanike teavitamine gruppi lisamisest...8 11. SMS sõnumite saatmine...9 12. E-mailide saatmine...12 13. Ajastatud sõnumite kustutamine...14 14. Kodaniku eemaldamine grupist...15 15. Kontakti muutmine...15 16. Grupi muutmine...16 17. Grupi kustutamine...17 1
1. Süsteemi sisenemine Minge veebilehtisejaga aadressile http://sms.tallinn.ee. Sisenege ID-kaardiga. o Sisestage oma ID-kaart arvuti küljes olevasse ID-kaardi lugejasse. o Klikkige nupule ID kaart. Sisenege isikukoodi ja paroliga. o Sisestage oma isikukood ja parool vastavatesse lahtritesse. o Vajutage nupule Login. 2. Parooli lisamine ja vahetamine Logi süsteemi sisse. Kliki lehe päises paremas nurgas oma nimele. Täida avanev ankeet sobivate andmetega. 3. Ametnike lisamine ametiasutuse juurde Navigeeri ametiasutuste leheküljele. Selleks kliki lehekülje päises nupule Ametiasutused. 2
Leia ametiasutuste puust asutus, millele soovite ametnikke lisada. Kliki sobiva asutuse juures nupul Muuda. Kliki lehekülje lõpus nupule Halda kutseid. Sisesta vastavasse kastikesse ametnike isikukoodid, keda soovite ametiasutuse kasutajateks lisada. Ametnike lisamise kinnitamiseks vajutage nupule Salvesta kutsed. NB! 1) nii loodud kasutajad on vaikimisi piiratud õigusega kasutajad ning nende esimene süsteemi sisse logimine saab toimuda vaid ID-kaardiga. Hiljem saavad nad ise endale parooli määrata. 2) kui kasutaja 30 päeva jooksul süsteemi ei sisene, kaotab kutse kehtivuse. 4. Saatjanimede haldamine Klikkige sõnumisaatja lehe päises nupule Saatjanimed. Klikkige nupul Lisa saatjanimi. 3
Valige rippmenüüst sõnumi tüüp (SMS või e-mail). Kirjutage lahtrisse Saatjanimi sobiv saatjanimi (SMS puhul number või nimi, e-maili korral saatja e-maili aadress). Kirjutage lahtrisse Tegelik nimi saatjanime selgitus. NB! E-maili korral kuvatakse seda nime vastava e-maili aadressi omanikuna. Valige linnukesega kasutajad, kes saavad antud saatjanimega sõnumeid saata. Saatjanime salvestamiseks klikkige nupul Lisa. 5. Ametiasutuse valik Valige rippmenüüst Ametiasutused endale sobiv konto millega töötada. Näitel valitakse ametiasutus Mobi Solutions OÜ Testasutus. 4
6. Telefoniraamatu avamine Kliki lehekülje päises hallil ribal nupule Telefoniraamat. 7. Grupi lisamine Kliki telefoniraamatus nupul Lisa grupp. Lehekülje lõppu tekib ankeet. Sisesta ankeedil vastavale väljale uue grupi nimi. Vali teenus, millega grupp seotud on. Grupi loomise kinnitamiseks vajuta nupule salvesta. 8. Kodanike gruppi lisamine Kliki telefoniraamatus grupi nimel, kuhu soovite kontakte lisada. Lehekülje lõpus avaneb kastike grupi informatsiooniga. 5
Kodaniku lisamiseks kliki nupule Lisa kodanik gruppi. Avaneb ankeet kuhu tuleb sisestada kodaniku isikukood, eesnimi, perekonnanimi ja mobiiltelefon (e-maili aadress on valikuline). Kui vajalikud väljad on korrektse informatsiooniga täidetud tuleb klikkida nupul Lisa gruppi. 9. Kodanike importimine CSV failist Gruppi võimalik sisestada mitu kontakti korraga. Selleks tuleb üles laadida CSV fail, kus on olemas kodanike andmed. Koostame kõigepealt sobiva faili. Avage tabelarvutusprogramm, nt Excel. Looge tabel, kus esimesel real on järgmised sõnad: Isikukood, Eesnimi, Perekonnanimi, Telefon ja E-mail. Kandke tabelisse kodanike andmed. 6
Salvesta tabel CSV formaati. Selleks vali File menüüst Save As. Tekkivas aknas vali failile salvestamiseks sobiv asukoht ja määra faili nimi. Vali lahtrist Save as type: faili tüübiks CSV (Comma delimited) (*.csv). Nüüd on fail kodanike andmetega olemas. Kliki telefoniraamatus nupule Kodanike import. Kasutaja suunati nüüd importimise lehele. Vali grupp, kuhu kodanikud loodust failist importida. 7
Kliki nupul vali fail ja otsi arvutist loodud CSV fail ning laadi see fail seejärel süsteemi. Vajuta nupule Impordi. Kodanikud, kelle andmed olid failis olemas sisestatakse telefoniraamatusse. 10. Kodanike teavitamine gruppi lisamisest Kui kodanik ei ole teenusele registreerunud, siis talle sõnumeid saata ei saa, olenemata sellest, kas ta on telefoniraamatus olemas või mitte. Aga kodanikke on võimalik teavitada, et nad ennast teenuse registreeriks. Selleks: Vali grupp, kuhu kuuluvatele kodanikele teavitus saata. 8
Kliki nupule Saada kodanikele teavitus gruppi lisamisest. Kasutaja suunatakse sõnumi saatmise lehele, kus on kõik vajalikud väljad eelnevalt täidetud. Sõnumite saatmise kinnitamine (täpsem kirjeldus punktis 8. SMS sõnumite saatmine ). 11. SMS sõnumite saatmine Mine lehele SMS / E-maili saatmine. Vali sõnumi tüübiks SMS Lisa sõnumi saajad: Kliki nupule Lisa sõnumi saaja telefoniraamatust 9
o Avaneb kastike, kus on näidatud kodanike grupid. o Grupi saajaks lisamiseks kliki grupi nimel. o Ühe kodaniku saajaks lisamiseks leia ta otsinguga ning kliki selle kodaniku nimel. Kliki nupule Sisesta saaja käsitsi. o Kirjuta Lisa number väljale soovitud telefoninumber. o Vajuta nupule Lisa number, et kirjutatud number saajaks määrata. Kliki nupule Lae üles saajate nimekiri (CSV). o Koosta punktis 6. kirjeldatud viisil CSV fail, kus on olemas vähemalt telefoninumbri veerg. (Ees- ja perekonnanimi on vajalikud erimärkide kasutamise jaoks). o Kliki nupul Vali fail ja laadi üles sobiv CSV fail. o Kliki nupul Impordi, et lisada CSV failis olevad kontaktid saajate hulka. Vali sobiv sõnumi saatjanimi. Kui kasutajal ei ole veel ühtegi saatjanime, siis kuvatakse viga ning sõnumeid saata ei saa. Saatjanime saamiseks pöördu ametiasutuse administraatori poole. 10
Kirjuta sõnumi sisu vastavasse tekstikasti. Vali sõnumi saatmise aeg (vaikimisi pannakse sõnum kohe teele). Kliki kuupäeva lahtrile ja vali tekkivast kalendrist sobiv kuupäev. Kellaaja määramiseks kirjuta vastavasse lahtrisse sobiv aeg vormingus tt:mm. Kliki nupule Eelvaade Kontrolli, et kõik sõnumi andmed oleksid õiged. Sõnumi saatmiseks kliki nupule Saada kohe või kui saatmise aeg määrati tulevikku, nupule Ajasta saatmine. 11
12. E-mailide saatmine Mine lehele SMS / E-maili saatmine. Vali sõnumi tüübiks E-mail Lisa sõnumi saajad: Kliki nupule Lisa sõnumi saaja telefoniraamatust o Avaneb kastike, kus on näidatud kodanike grupid. o Grupi saajaks lisamiseks kliki grupi nimel. o Ühe kodaniku saajaks lisamiseks leia ta otsinguga ning kliki selle kodaniku nimel. Kliki nupule Sisesta saaja käsitsi. o Kirjuta Lisa e-mail väljale soovitud e-maili aadress. o Vajuta nupule Lisa e-mail, et kirjutatud e-mail saajaks määrata. Kliki nupule Lae üles saajate nimekiri (CSV). 12
o Koosta punktis 6. kirjeldatud viisil CSV fail, kus on olemas vähemalt e-maili veerg. (Ees- ja perekonnanimi on vajalikud erimärkide kasutamise jaoks). o Kliki nupul Vali fail ja laadi üles sobiv CSV fail. o Kliki nupul Impordi, et lisada CSV failis olevad kontaktid saajate hulka. Vali sobiv e-maili saatjanimi. Kui kasutajal ei ole veel ühtegi saatjanime, siis kuvatakse viga ning sõnumeid saata ei saa. Saatjanime saamiseks pöördu ametiasutuse administraatori poole. Sisesta sobiv e-maili pealkiri. Kirjuta e-maili sisu vastavasse tekstikasti. Vali sõnumi saatmise aeg (vaikimisi pannakse sõnum kohe teele). Kliki kuupäeva lahtrile ja vali tekkivast kalendrist sobiv kuupäev. Kellaaja määramiseks kirjuta vastavasse lahtrisse sobiv aeg vormingus tt:mm. 13
Kliki nupule Eelvaade Kontrolli, et kõik sõnumi andmed oleksid õiged. Sõnumi saatmiseks kliki nupule Saada kohe või kui saatmise aeg määrati tulevikku, nupule Ajasta saatmine. 13. Ajastatud sõnumite kustutamine Mine lehele Ajastatud sõnumid (kättesaadav vaid juhul, kui sõnumeid on ootel). Kliki selle sõnumi järel, mille saatmist tühistada soovid nupule Kustuta. 14
14. Kodaniku eemaldamine grupist Kliki lehekülje päises hallil ribal nupule Telefoniraamat. Vali grupp, millest eemaldada kodanikke. Lehekülje lõpus avaneb kastike grupi informatsiooniga. Leia gruppi kuuluvate kodanike hulgast see, keda soovite grupist eemaldada. Kliki leitud kodaniku nime järel nupul eemalda grupist. 15. Kontakti muutmine Otsi kontakt, keda soovid muuta. Selleks kirjuta telefoniraamatus kodanike otsingu lahtrisse soovitud kodaniku nimi. Kliki leitud kodaniku nime järel nupule info. Avaneb vaade kodaniku andmetest. Kliki andmete järel asuvale nupule Muuda andmeid. 15
Lehekülje lõppu tekib ankeet, kus on võimalik muuta kodaniku telefoninumbrit, e-maili aadressi. Kirjuta sobiv telefoninumber vastavasse lahtrisse. Kirjuta sobiv e-maili aadress vastavasse lahtrisse. Märgi linnukesega, millistesse gruppidesse kodanik peaks kuuluma. Eemalda linnuke gruppide eest kuhu kodanik kuuluma ei peaks. Kinnita sooritatud muudatused vajutades nupule Salvesta. 16. Grupi muutmine Kliki lehekülje päises hallil ribal nupule Telefoniraamat. Vali grupp, mida soovid muuta. 16
Lehekülje lõpus avaneb kastike grupi informatsiooniga. Kliki nupule Muuda gruppi. Kirjuta tekkivasse kastikesse vastavasse lahtrisse grupile uus nimi. Vali teenuste rippmenüüst grupile sobiv teenus. Kliki nupule Salvesta, et muudatused kinnitada. 17. Grupi kustutamine Kliki lehekülje päises hallil ribal nupule Telefoniraamat. Vali grupp, mida soovid kustutada. 17
Lehekülje lõpus avaneb kastike grupi informatsiooniga. Kliki nupule Kustuta grupp. 18