MoReq2 ja MoReq2010 KATTUVUSTE ja ERINEVUSTE ANALÜÜS Versioon 0.3 august

MoReq2 ja MoReq2010 KATTUVUSTE ja ERINEVUSTE ANALÜÜS Versioon 0.3 august 2013 1

SISUKORD SISSEJUHATUS... 3 1 MoReq2010 ÜLESEHITUSE LÜHIÜLEVAADE... 4 2 MoReq2 ja MoReq2010 TERMINOLOOGIA KATTUVUSED ja ERINEVUSED... 7 2.1 ÜLDIST... 7 2.2 LIIGITUSSKEEM ja LIIGITAMINE... 8 2.3 ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM (EDHS)... 10 2.4 TOIMIK, ALLTOIMIK ja KÖIDE... 12 2.5 SARI... 13 2.6 TEAVIK... 14 2.7 DOKUMENT, NÕUETEKOHANE DOKUMENT... 15 2.8 KOMPONENT / FAIL... 16 2.9 DOKUMENTIDE HÕLMAMINE... 18 3 EESTI MIINIMUMNÕUETESSE ÜLEVÕETUD MoReq2 NÕUETE ja MoReq2010 NÕUETE ANALÜÜS MoReq2 LOOGILISTE KOGUMITE KAUPA... 19 3.1 ÜLDIST... 19 3.2 LIIGITUSSKEEM JA TOIMIKUTE ORGANISEERIMINE (3)... 19 3.3 KONTROLLMEHHANISMID JA TURVALISUS (4)... 20 3.4 SÄILITAMINE ja ERALDAMINE (5)... 22 3.5 DOKUMENTIDE HÕLMAMINE JA DEKLAREERIMINE (6)... 23 3.6 VIITAMINE (6)... 24 3.7 OTSIMINE, LEIDMINE ja ESITUS (8)... 25 3.8 ADMINISTREERIMISFUNKTSIOONID (9)... 26 3.9 VALIKMOODULID (10)... 26 Lisa: EESTI MIINIMUMNÕUETE ja MoReq2010 SISULT KATTUVATE NÕUETE VIITED... 29 2

SISSEJUHATUS Käesolev analüüs koosneb: MoReq2010 ülesehituse lühiülevaatest, MoReq2 ja MoReq2010 terminoloogia kattuvuste ja erinevuste analüüsist, Eesti nõuetesse ülevõetud MoReq2 nõuete ja MoReq2010 nõuete analüüsist MoReq2 funktsionaalsusnõuete loogiliste kogumite kaupa. Analüüsi osaks on Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori dokumendihaldussüsteemidele. Juhis tabelis esitatud: veerg H - Viide MoReq2010-le - viide miinimumnõudele vastavale nõudele MoReq2010-s, kui see on leitud; veerg I - MoReq2010 kattuv nõue väljavõte MoReq2010 tekstist. 3

1 MoReq2010 ÜLESEHITUSE LÜHIÜLEVAADE MoReq2 ja MoReq2010 kattuvuste ja erinevuste analüüsi paremaks mõistmiseks tuleb minimaalsel tasemel aru saada MoReq2010 ülesehitusest ja sellise lahenduse peamistest tagamaadest. MoReq2010 ülesehitus on võrreldes MoReq2 ülesehitusega põhimõtteliselt erinev ning põhineb teistsugusel loogikal. MoReq2010 mõistes näeb dokumendisüsteem hallatavates dokumentides olemeid (entities). Peale dokumentide haldab dokumendisüsteem ka tervet rida dokumentidest erinevaid, kuid dokumendihalduse mõttes olulisi olemeid infosüsteemis sisalduvat eraldi vaadeldavat teavet. Olemite tüübid on: kogumid (aggregations); sarjad (classes); failid (components); eraldamise peatamised (disposal holds); eraldamise ajakavad (disposal schedule); olemite tüübid (entity types); sündmused (events); funktsiooni määratlused (function definitions); rühmad (groups); metaandmeelemendi määratlused (metadata element definitions); dokumendid (records); rollid (roles); teenused (services); mallid (templates); kasutajad (users). Eritüübilisi olemeid hallatakse teenusepõhise arhitektuuri põhimõtete kohaselt infosüsteemi erinevate teenuste kaudu. Sellest johtuvalt on ka MoReq2010 nõuded rühmitatud teenusepõhiselt peamiselt järgnevalt: kasutajaid ja rühmi hallatakse kasutaja- ja rühmateenusega (User and group service); rolle hallatakse näidisrolliteenusega (Model role service); sarju (või klasse) kui peamisi liigituse olemeid hallatakse liigitusteenusega (Classification service); dokumente ja dokumentide kogumeid hallatakse dokumenditeenusega (Record service); metaandmeid ja metaandme malle hallatakse näidismetaandmeteenusega (Model metadata service); 4

eraldamise ajakavasid hallatakse eraldamise ajastamise teenusega (Disposal hold service); eraldamise peatamise hallatakse eraldamise peatamise teenusega (Disposal holding service). Oluline on tähele panna, et rolliteenus ja metaandmeteenus on esitatud kui näidisteenused, mida saab üles ehitada konkreetsete tavade ja vajaduste põhjal, kaotamata vastavust MoReq2010-ga. Moreq2010 esitab ka teenuseid, mis ei halda ühtegi olemit ja mis on protsessipõhised. Nendeks on: otsimise- ja aruandeteenus (Searching and reporting service), ning ekspordi teenus (Export service). MoReq2010 esitab ka valikmooduleid, mis esitatakse 3 grupis (seires) vastavalt kasutajaliidese tüübile (interface), liigitamise tüübile(classification) ning dokumendi komponentide ehk failitüübile (components). MoReq2010le vastav süsteem peab vastama ühest grupist vähemalt ühele valikmoodulile. Näiteks võib valida lisamooduli nõuded vastavalt hierarhilisele liigitusskeemile liigitamise tüüpide grupist. MoReq2010 spetsifikatsiooni struktuur Omaette komplekt nõudeid süsteemiteenusena (System services) on esitatud ka nö katusena katmaks kogu teenustekomplekti. MoReq2010 teenusepõhine arhitektuur on platvorm, millele on plaanitud juurde ehitada ja millele on võimalik juurde ehitada laiendeid (laiendmooduleid), nagu näiteks imporditeenus, 5

esmatähtsate dokumentidega seotud kontseptsioon, e-posti haldus kui eripärane tehnoloogia, dokumendisüsteemide nõuded erinevatest valdkondadest ja õigusruumidest (rahandus, inimressursid, tervisekaitse jne). MoReq2010 nõuded on miinimumnõuded, st, et MoReq2010le vastav süsteem peab täitma iga põhiteenustes (Core servicies) esitatud nõude. MoReq2010 spetsifikatsioon määratleb seega kõige lihtsama MoReq2010le vastava süsteemi. MoReq2010-le vastava dokumendisüsteemi arhitektuur Teenustepõhise arhitektuuri kasutuselevõtu peamine põhjus peitub soovis parandada süsteemide koostalitusvõimet, mis eeldab, et erinevad dokumendisüsteemid pigem suudavad jagada samu teenuseid, kui et dokumendid liiguvad ühest dokumendisüsteemist teise. 6

2 MoReq2 ja MoReq2010 TERMINOLOOGIA KATTUVUSED ja ERINEVUSED 2.1 ÜLDIST MoReq2 mõistmiseks ja rakendamiseks tarvilik võtmeterminoloogia komplekt on esitatud jaotistes 2.1 Põhiterminid (Key Terminology), 2.2 Põhimõisted (Key Concepts) ja 2.3 Olemisuhte mudel (Entity-Relationship Model). Peale selle esitab MoReq2 jaotises 13.1 Sõnastik kogu spetsifikatsiooni terminoloogia. Põhiterminitena (Key Terminology) tuuakse ära järgmised 14 terminit ja nende määratlused: hõlmama, juhtumitoimik, sari, liigitamine, liigitusskeem, fail, teavik, elektrooniline dokument, EDHS, toimik, metaandmed, dokument, alltoimik, köide. Eesti miinimumnõuete kontekstis tuleb tähele panna, et termineid alltoimik ja köide ei kasutata ja Eesti miinimumnõuded ei esita nõudeid alltoimikute ja köidete haldamisele EDHSis. Eesti dokumendihalduse traditsioonide kohaselt pole alltoimikud ja köited levinud viis dokumentide haldamiseks. Põhimõisted (Key Concepts) lisab põhiterminitele MoReq2 mõistmiseks vajalikud käsitlused ja vajalikud selgitused järgmistel teemadel: dokument ja elektrooniline dokument, nõuetekohane dokument, elektrooniline toimik, alltoimik ja köide, liigitusskeem, sari, EDHS, dokumentide hõlmamine 7

kasutajarollid. Tegu on kontseptuaalsete käsitlustega MoReq2 piires, mis pigem selgitavad põhiterminite kasutust. Eesti miinimumnõuete kontekstis tuleb tähele panna, et MoReq2 esitatud liigitusskeemi ja eriti sarja kontseptsioonid erinevad Eesti kohalikust traditsioonist (funktsioonid ja sarjad), kuigi on sellega hõlpsasti kokku viidavad. Kontseptuaalse käsitlusena on vaadeldav ka eelnevalt määratletud terminite sari, toimik, alltoimik, köide, dokument ja fail olemi-suhte mudel (Entity-Relationship Model) Sõnastikus on toodud 75 terminit ja nende määratlust ning see sisaldab ülalmainitud põhitermineid. Allolevas analüüsis on lähtutud eelkõige MoReq2 põhikontseptsioonidest (Key Concepts), kuna need sisaldavad põhitermineid (Key Terminology) ja annavad selgema võimaluse võrrelda neid MoReq2010 kontseptsioonide ja terminitega. 2.2 LIIGITUSSKEEM ja LIIGITAMINE MoReq2 kontseptsiooni kohaselt seob liigitusskeem dokumentide kogumid ühtsesse liigitushierarhiasse, mis vastab organisatsiooni toimimisele. See tähendab, et dokumendid on seotud oma kogumitena (köited, alltoimikud, toimikud) organisatsiooni ärikontekstiga, mis esitatakse kõrgematel tasanditel sarjade näol. See on traditsiooniline lähenemine, kus liigituse ülemistelt tasanditel päranduvad kõik dokumentide haldamise ja ohje protseduurid alumistele tasanditele (kogumid) välja, jõudes nii iga konkreetse dokumendini. MoReq2 kohane liigitamise kontseptsioon 8

MoReq2010 pakub mõnevõrra teistsuguse ja paindlikuma lähenemise. Selle lähenemise võtmekohad on: vahe liigitamise ja kogumite moodustamise vahel. Liigitamine tegeleb MoReq2010 mõistes pelgalt ärikonteksti hierarhiaga sarjade hierarhia näol. Kogumid koondatakse kokku ühtsete tunnuste alusel kokkukuuluvatest dokumentidest. Dokumentide kogumitesse liigitamine võib, kuid ei pruugi olla seotud organisatsiooni ärikontekstiga. Kogumeid võib luua mistahes praktilistel kaalutlustel või mistahes kriteeriumide alusel. Eesti oludes on see lähenemine mõistetav ja praktikas laialt kasutamist leidnud, kuid reaalselt tuleb teha kompromisse selliste kogumite sidumisel ärikontekstiga. Näiteks võib tuua asjapõhiseid toimikuid, milles olevad dokumendid on tegelikult seotud erineva ärikontekstiga, kuid MoReq2 põhine (klassikaline) liigitamise kontseptsioon surub terve kogumi dokumendid ühe ärikonteksti, aga ka sama haldamise ja ohje protseduuri külge. kogumite alanevaid kogumeid ja üksikuid dokumente kogumites on võimalik siduda erinevate sarjadega, st siduda erineva ärikonteksti, aga ka erinevate haldamise ja ohje protseduuridega. Oluline on, et mistahes seos madalama tasandi sarjaga on tugevam või kirjutab üle seose, mis on loodud kõrgema tasandi sarjaga. üks dokument saab olla samaaegselt vaid ühe sarja kuuluvusega. See tähendab, et ta pärib vaid ühe konkreetse haldamise ja ohje protseduuride ja nõuete komplekti ühel ajahetkel. Oluline on see näiteks eraldamise ajakava juures, aga ka mujal. MoReq2010 kohane liigitamise kontseptsioon 9

Kontseptsiooni muutusest tulenevalt on MoReq2010s muudetud ka terminite liigitamine ja liigitusskeem määratlusi. Eriti puudutab see terminit liigitusskeem. MoReq2 kohaselt on liigitamine Tegevuse ja/või dokumentide korraldamiseks nende kategooriatesse jagamine, lähtudes liigitussüsteemis järgitavatest loogilise struktureerimise tavadest, meetoditest ja protseduurireeglitest. See vastab ISO 15489 määratlusele. MoReq2010 kohaselt on liigitamine Liigitusskeemis oleva sarja seostamine kogumi või dokumendiga. MoReq2 kohaselt on liigitusskeem Sarjade, toimikute, alltoimikute, köidete ja dokumentide hierarhiline esitus. MoReq2010 kohaselt on liigitusskeem Funktsioonide, tegevuste ja toimingute esitus sarjade kogumina, mida saab seostada dokumentide ja dokumentide kogumitega. Tähele tuleb seega panna, et liigitusskeem MoReq2010 kohaselt on kontseptuaalselt kogumitest lahku viidud. See on tinginud ka uue haakuva termini kasutuselevõttu MoReq2010 kogumite moodustamine (aggregate). See on määratletud kui tegevus, millega koondatakse ühtsete tunnustega olemid (entity), või ka dokumentide lisamine või loomine kogumitesse. Terminit kogumite moodustamine pole MoReq2s määratletud. KOKKUVÕTE: MoReq2010 kontseptsioon näeb ette paindlikuma liigitamise, kuid ei keela kasutada traditsioonilist MoReq2s toodud kontseptsiooni. Viimane mahub tegelikult ka MoReq2010 kontseptsiooni alla, kui see on organisatsiooni jaoks hõlbus kasutada ja praktiline. 2.3 ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM (EDHS) MoReq2 on koostatud spetsiaalselt dokumentide haldamiseks väljatöötatud rakendustarkvara ehk EDHSi funktsionaalsuste esitamiseks. MoReq2 mõistes on see eelkõige elektrooniliste dokumentide haldamise rakendustarkvara, kuigi seda võib kasutada ka füüsiliste dokumentide haldamiseks. EDHS on MoReq2 kohaselt tihedalt seotud terminiga elektrooniline teavikuhaldussüsteem (ETHS). MoReq2 möönab samas, et EDHSi ja ETHSi funktsionaalsusi eristada pole alati lihtne. MoReq2 on lähtunud kontseptsioonist, et eraldiseisev dokumendihoidla hõlmab ja haldab organisatsiooni ärisüsteemidest ja mujalt pärinevaid dokumente tsentraliseeritult. Samas soovitab MoReq2 kasutada EDHSile esitatavaid nõudeid ka ärisüsteemides kus dokumente hallatakse. MoReq2010 arendab kontseptsiooniks MoReq2s algatatud (nõuete tasemel) mõtet ja sõnastab oma rakendusalast lähtuvalt kaks täiendavat võimalust: 10

neist esimese kohaselt haldab nö hoidlavaba dokumendisüsteem organisatsiooni ärisüsteemides olevaid dokumente, kusjuures ei nähta ette nende dubleerimist tsentraliseeritud tarkvararakendusse (EDHS i) MoRq2010 kohane dokumentide haldamine alternatiiv 1 teise võimaluse kohaselt on organisatsiooni igas ärisüsteemis dokumendisüsteemi funktsionaalsus ja võimekus sisse ehitatud. Ärisüsteemis olev dokumendisüsteem hõlmab ja haldab sel juhul ärisüsteemi enda loodud dokumente. MoRq2010 kohane dokumentide haldamine alternatiiv 2 Lisandunud võimalused on tinginud põhimõttelise muudatuse MoReq2010 nõuetes. Nõuded esitatakse just dokumendisüsteemidele (records systems), mitte EDHSidele. Dokumendisüsteemi mõistetakse ISO 15489 tähenduses, st tegu on infosüsteemiga, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. MoReq2010 täpsustab dokumendisüsteemi terminiga MoReq2010 compliant records systems (MCRS) ehk MoReq2010le vastavad dokumendisüsteemid. MCRS on dokumendisüsteem, mis pakub ärisüsteemile dokumendisüsteemi funktsionaalsust läbi MoReq2010s määratletud põhiteenuste (core services) rakendamise ning mida võib täiendada valikmoodulitega (Plug-in Modules). 11

KOKKUVÕTE: MoReq2010 lisab dokumentide haldamise mudeleid, kuid ei välista MoReq2 poolt toodud kontseptsiooni. 2.4 TOIMIK, ALLTOIMIK ja KÖIDE MoReq2 kontekstis on toimik, alltoimik ja köide põhiterminid, millele keskenduvad nõuded ja mis on olemi-suhte mudeli lahutamatuks osaks. Toimiku määratlus on laenatud ISAD(G)st ning see on dokumentide organiseerimise üksus, millesse on rühmitatud sama teema, tegevuse või toiminguga seotud dokumendid. See määratlus kehtib ühtviisi nii paberdokumentidega kui ka digitaalsete dokumentidega keskkondadele. Sobitumaks keskkondadele, kus mistahes põhjustel kasutatakse alltoimikuid ja köiteid, on MoReq2 võtnud kasutusele ka need nimetatud terminid. Kui alltoimik on toimiku jaotis sisu liigi järgi (intellektuaalne jaotis, kuid kasutatav ka paberdokumentidega keskkonnas), siis köide on eelkõige toimiku mahuline jaotis (põhjendatud peamiselt paberdokumentidega keskkondades, kuid traditsioonide baasil kasutatav ka digitaaldokumentide puhu). Alltoimiku intellektuaalne olemus lubab alltoimikutele (reeglina ühte liiki dokumendid) kasutada ka erinevaid säilitamise ja eraldamise ajakavasid. MoReq2 kontekstis on alltoimik seotud mõistega juhtumitoimik või asja toimik. Juhtumitoimik on toimik, mis on seotud ühe või mitme toiminguga, mida kindla protsessi või tegevuse tulemusel teostatakse kas täielikult või osaliselt struktureeritud või mõningal määral struktureeritud viisil. Klassikalised juhtumitoimikud on näiteks uurimistoimik ja järelevalvetoimik. MoReq2010 on täielikult loobunud terminitest toimik, alltoimik, juhtumitoimik ja köide. Läbivalt on kasutusel termin kogum (aggregation) 1 ISO 16175-3:2010 tähenduses kui mis tahes hulk dokumentide olemeid (entities) dokumendi tasandist kõrgemal tasandil. Ka MoReq2 jaoks on kogum oluline mõiste ning see on määratletud (kitsalt MoReq2 piires) kui sari, toimik, alltoimik või köide. Peamine erinevus kahe käsitluse vahel seisneb selles, et kui MoReq2 lubab dokumenti hõlmata kas toimikusse, alltoimikusse, köitesse või sarja (mis kõik on kogumid), siis MoReq2010 selles jadas kogumit nimega sari ei näe. Erinevus tuleneb liigitamise kontseptsiooni muutusest, kus tehakse vahet liigitamise ja kogumite moodustamise vahel. MoReq2010 kontseptsiooni kohaselt lahendavad alltoimiku ja köite puudumise ära terminid: - alanev kogum (child aggregation), mis on vaadeldav kui kogum, mis pole juurkogum 2 (root aggregation); - ülenev kogum (parent aggregation), mis on vaadeldav kui kogum, mis sisaldab kas alanevat kogumit või dokumente ; 1 2 vt lisaks 2.2 juures terminit kogumite moodustamine. selle termini anud tõlge pole Eesti keeles suure tõenäosusega sobiv, 12

- juurkogum (root aggregation), mis on vaadeldav kui kogum, mis pole ühegi kogumi alanev kogum. Arvestades, et MoReq2 lubab dokumente määrata otse sarja ja hoida neid seal ilma, et nad oleksid toimikus (seda küll erakordsetel juhtudel), tuleb tähele panna, et MoReq2010 on sõnastanud selged reeglid kogumite moodustamisele: - dokumendid ja kogumid ei tohi olla hierarhia samal tasandil (reegel on erinevas sõnastuses olemas ka MoReq2 nõuetes); - dokumendid ei tohi eksisteerida väljaspool kogumit; - dokumendid peavad eksisteerima madalaimas hierarhia kogumis (reegel tuletatav ka MoReq2 nõuetest). MoReq2010 piirangud ja reeglid kogumite moodustamisel Taolised reeglid on kehtestatud peamiselt algse korra (original order) säilitamise eesmärgil, et hoida paremat sidet tööprotsessiga, selle lineaarse iseloomuga ja säilitada dokumentide loomise algset konteksti. KOKKUVÕTE: Kuigi MoReq2010 ei kasuta termineid toimik, alltoimik, köide, saab neid raskusteta vaadelda kogumitena nii MoReq2 kui ka MoReq 2010 mõistes. Kui termin kogum esineb Eesti miinimumnõuetes või MoReq2s, tuleb teadvustada, et MoReq2010 kontseptsioonis ei sisaldu selles sari. MoReq2010 on kehtestanud kogumite moodustamisele mitmed reeglid, mis töötavad algse korra säilitamise saavutamiseks, kuid milles osad on tuletatavad ka MoReq2 nõuetest. 2.5 SARI MoReq2 kontekstis on kirjeldtud sari (Class) kui hierarhia seda osa, mida kujutab hierarhia ükskõik millisest punktist selle all olevate toimikuteni kulgev joon. Selline sarja määratlus hõlmab Eesti kontekstis nii funktsioone, allfunktsioone, sarju ja allsarju. Klassikaliselt kasutab MoRe2 sarja kui olemi üleneva ja alaneva suhte mõisteid. Sarjade alanejad võivad olla teised MoReq2 mõistekohased sarjad, aga ka toimikud ja harvadel juhtudel ka dokumendid. 13

MoReq2 ei täpsusta oma kontseptsioonides eiti sarjade moodustamise põhimõtteid. Oluline on ka tähele panna, et MoReq2 mõistes on sari vaadeldav ka kogumina. MoReq2010 defineerib sarja (samuti Class) kui liigitusüksust, mis saab siduda (seostada) kogumi või dokumendiga. Sarja sidumine dokumendiga ei tähenda seda, et liigitusskeemis võib sarja alla liigitada dokumente, mis ei kuulu kogumisse. Sarja sidumine dokumendiga tähendab MoReq2010 mõistes sarjaga seotud olemite (nt säilitamise ajakava) sidumist dokumendiga. Oluline on tähele panna, et MoReq2010 mõistes ei ole sari vaadeldav kogumina. Erinevalt MoReq2st täpsustab ja kommenteerib MoReq2010 sarjade moodustamise peamist põhimõtet selleks on ärikontekst. Sarjad esindavad ja peegeldavad funktsioone, tegevusi ja toiminguid ärikonteksti mõttes. Sarja sidumine dokumendiga annab viimasele lingi viitega äriprotsessile. Vastupidiselt kogumitele (mõistetavad toimikutena), mida võib moodustada mistahes vajaduste kohaselt mistahes alusel, on sarjade moodustamine MoReq2010 mõttes pigem range. Sarjade hierarhia MoReq2010 mõistes hierarhilise liigitusskeemi korral, kus kõrgema tasandi sarjad ning alanevad ja ülenevad sarjad on seotud funktsioonide, tegevuste ja toimingute ehk ärikontekstiga KOKKUVÕTE: Sarjad MoReq2 ja MoReq2010 määratlustes on suhteliselt sarnased. MoReq2010 kitsendab sarja määratlust kahe reegliga esiteks peab sarja moodustamine olema võimalikult heas seoses ärikontekstiga, teiseks pole sari käsitletav kogumina. Viimane tähendab, et MoReq2 kohane liigitusskeem, kus dokument on seostatud otse sarjaga (ilma kogumisse kuulumata), pole vaadeldav kui MoReq2010 kohane liigitusskeem. 2.6 TEAVIK MoReq2 spetsifikatsioon tegeleb dokumendihaldusele lisaks ka teavikuhaldusega. Teavik (Document) MoReq2 määratluses on jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. Selline määratlus on laenatud standardist ISO 15489. Peamine erinevus dokumendist seisneb selles, et teavikut pole dokumendihaldussüsteemi hõlmatud 14

dokumendina, st. ka, et teavik pole liigitatud, registreeritud ega muutmiseks lukustatud. Oluline on tähele panna, et MoReq2te ei saa käsitleda miinimumnõuetena, seetõttu, pakkudes kohaldatavaid ja valitavaid lahendusi, hõlmab MoRe2 laiemaid valdkondi. MoReq2010 teavikuhaldusega ei tegele ning seetõttu pole võimalik leida ka teavikut puudutavat määratlust. Oluline on ka tähele panna, et MoReq2010 põhiteenustele esitatud nõuded on vaadeldavad miinimumnõuetena, pakkudes lahenduse kõige lihtsamale MoReq2010 kohasele dokumendisüsteemile. Siiski seletab MoReq2010 sissejuhatavates tekstides lahti erinevuse informatsiooni ja dokumendi vahel. Otsustamaks, kas informatsioon (teave) on dokument või mitte, tuleb MoReq2010 põhimõtete kohaselt õppida hästi tundma organisatsiooni ärikonteksti hinnates tegevusi, nende olulisust ja ärikonteksti tuleb otsustada, kas informatsiooni tuleb säilitada ja hallata nagu dokumente. 2.7 DOKUMENT, NÕUETEKOHANE DOKUMENT MoReq2010 pole võrreldes MoReq2ga muutnud põhimõttelist vaadet dokumendi olemusele. See vaade vastab täielikult ISO 15489 käsitlusele, mille kohaselt on dokument (Record) organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Mõlemas spetsifikatsioonis on dokumendi põhiomadustena nähtud ISO 15489 määratlustes autentsust, usaldusväärsust, terviklust ja kasutatavust, ning mõlema spetsifikatsiooni rakendamine tagab, et dokumentidel on varustatud nimetatud põhiomadustega. Võib ka öelda, et mõlema spetsifikatsiooni käsitluses on dokument nõuetekohane, kui: dokument on just see, mis ta on mõeldud olema; dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; dokument on loodud või saadetud ajal, kui see pidi loodama või saadetama; dokumendile võib toetuda, kuna tema sisu võib usaldada kui tõendatavate toimingute, tegevuste või faktide täielikku ja täpset taasesitust; dokument on terviklik ja teda ei ole muudetud; dokumendi asukohta saab kindlaks teha ning ta on sealt kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav. MoReq2010 lisab autentsusele, usaldusväärsusele, terviklusele ja kasutatavusele mõningaid omadusi, mis on seotud konkreetselt MoReq2010s toodud spetsifikatsiooniga, kuid mida on üldjoontes (mõningate eranditega) eeldatud ka MoReq2 käsitluses. Dokumenti iseloomustab seega lisaks see, et: sellel on laiendatav hulk metaandmeid, mis dokumenti kirjeldab, sellel on üks või mitu komponenti/faili, mis esitavad dokumendi sisu, see on liigitatud vastavuses äritegevuste liigitusele, sellel on eraldamise ajakava, mis kirjeldab, kas, kuidas ja millal dokument eraldatakse või hävitatakse, 15

see kuulub dokumentide kogumisse, sellele juurdepääs on ohjatud ja piiratud autoriseeritud kasutajate ringiga, selle hävitamist saab eraldamise peatamisega ära hoida, seda saab eksportida teise MoReq2010 vastavasse dokumendisüsteemi nii, et säilivad kõik ülalnimetatud omadused. KOKKUVÕTE: Dokumendi käsitlused ülalkirjeldatud ja üldisemas plaanis on klassikalised (ISO 15489) ning MoReq2 ja MoReq2010 spetsifikatsioonides suhteliselt sarnased. Erinevused tulevad välja detailides, eelkõige komponentide/failide käsitluses. 2.8 KOMPONENT / FAIL MoReq2 kohaselt on fail (Component) selgelt eristatav bitijada, mis moodustab dokumendi või teaviku kas iseseisvalt või koos teiste bitijadadega. See on dokumendi sisu lahutamatu osa vaatamata sellele, et seda saab hallata eraldi. Dokument koosneb ühest või mitmest komponendist/failist. MoReq2010 kasutab komponendi määratlemiseks mõnevõrra teistsugust käsitlust. See on dokumendi osa, mis esitab ühte eraldiseisvat sisuelementi. MoReq2010 toob komponendi kirjeldamiseks sisse mõiste komponendi sisu (Component content). See on dokumendi tegelik tuumikosa (the actual item of record) kas füüsilise objekti või digitaalse bitijada kujul. Kui kujutada ette MoReq2010 olemi-suhte mudelit (mida MoRe2s toodud kujul pole esitatud), on komponendi/faili sisu selle madalaim tasand. Igal dokumendil on üks või mitu komponenti, millest igaüks on seotud ühe teatud tüüpi sisuelemendiga (item of content) Seega on MoReq2010 mõistes dokumendi osised ehk komponendid tegelikult viited dokumenti moodustavale sisuelementidele 3. See tähendab ka, et dokument (record) kitsamas, tehnilises tähenduses on MoReq2010 mõistes abstraktne moodustis, mis dokumendihaldussüsteemis moodustub vaid rühmast metaandmetest, mis kirjeldab selle 3 Selle tõttu pole Eesti keeles päris õige tõlkida terminit component failiks MoReq2010 piires. 16

sisu. Tegelik dokumenti moodustav sisu on vaadeldav eraldiseisvalt dokumendi olemist (record entity) ja võib asuda väga erinevates andmekogudes või asukohtades. Sarnaselt dokumentidele esitab Moreq2010 komponentide sisuelementide põhiomadused, mis teevad need vastavaks MoReq2010 spetsifikatsioonile. Komponentide sisuelementide põhiomadused on: eraldiseisvus (discreteness) mis tähendab, et iga komponent võib kuuluda vaid ühe dokumendi juurde ja komponendi sisu peab olema eraldiseisev (separate) ja selgelt eristuv (distinct); täielikkus (completeness) mis tähendab, et iga sisu peab olema täielikult hallatav ühe dokumendi piires dokumendi komponentide sees; muudetamatus (immutability) mis tähendab, et peale dokumendi loomist pole komponendi sisu võimalik enam muuta; hävitusvõimalus (destructibility) mis tähendab seda, et dokumenti saab hävitada vaid juhul kui tema komponentide sisud on igas asukohas kustutatud. 17

KOKKUVÕTE: MoReq2010 esitab komponentide märksa edasiarendatuma käsitluse, määrates sealhulgas ka komponentide põhiomadused. MoReq2010le vastav dokumendisüsteem peab haldama komponente, millel on vastavad omadused ja tunnused. 2.9 DOKUMENTIDE HÕLMAMINE MoReq2 piires mõistetakse hõlmamise (capture) all digitaalse objekti konkreetse hetkeseisu salvestamist või teabe arvutisüsteemi salvestamist. Hõlmamine tähistatakse kõiki dokumendi dokumendihaldussüsteemi lisamisega seotud protsesse nagu registreerimist, liigitamist, metaandmete lisamist ja sisu lukustamist. Hõlmamist võib MoReq2 piires nimetada ka deklareerimiseks. MoReq2010 mõistab hõlmamise all tegevust, mis lõpeb dokumendi loomisega dokumendisüsteemis. See on ühe vaate kohaselt laiem määratlus kui MoReq2 oma, kuna kehtib ka füüsilisel kujul dokumentide kohta. Teise vaate kohaselt on see kitsam määratlus, sest MoReq2010 eristab alternatiivse määratlusega hõlmamist ja deklareerimist. Kui hõlmamine on vaadeldav dokumendi saamisena teisest süsteemist, siis dokumendi loomine dokumendisüsteemis endas tähendab deklareerimist. 18

3 EESTI MIINIMUMNÕUETESSE ÜLEVÕETUD MoReq2 NÕUETE ja MoReq2010 NÕUETE ANALÜÜS MoReq2 LOOGILISTE KOGUMITE KAUPA 3.1 ÜLDIST MoReq2 spetsifikatsiooni põhiosa moodustab 7 funktsionaalsusnõuete loogilist kogumit: - liigitusskeem ja toimikute organiseerimine; - kontrollimehhanismid ja turvalisus; - säilitamine ja eraldamine; - hõlmamine ja deklareerimine; - viitamine; - otsimine, leidmine ja esitus; - administreerimisfunktsioonid. Nõuete rühmitamise loogika põhineb dokumendihalduse protsessidel ja protseduuridel. Sama loogika alusel esitatakse 13 valikmoodulit, 8 kogumit mittefunktsionaalseid nõudeid ning nõuded metaandmetele. 3.2 LIIGITUSSKEEM JA TOIMIKUTE ORGANISEERIMINE (3) MoReq2 käsitleb liigitusskeemi kui iga EDHS alust. See võimaldab elektroonilist dokumenti säilitada koos teiste dokumentidega, mis annavad talle konteksti, ning määrab kindlaks elektrooniliste dokumentide elektroonilistesse toimikutesse organiseerimise viisi ja toimikutevahelised suhted. Vastavus MoReq2-le nõuab hierarhilise liigitamise toetamist, sest hierarhilised skeemid suudavad tagada dokumentide tõhusa, stabiilse ja arusaadava organiseerimise ja neid kasutatakse Euroopas kõige laialdasemalt. Sellisel juhul jagab iga toimik sama tegevuskonteksti ning pärib Sarja kuuluvuse ülenevalt kogumilt. See on tulemuslik suurte dokumendi hulkade haldamise puhul ning kui kogumisse kuuluvad homogeensed/ ühtlased/ samasugused dokumendid. Oluline on, et liigitusskeem viiakse vastavusse organisatsiooni ärivajadustega. Hea tava kohaselt liigitab organisatsioon kõigepealt oma tegevused ja seejärel koostatakse dokumentide liigitusskeem. MoReq2010 kohaselt peavad kõik dokumendid tekkimisest alates olema seostatud Sarjaga, mis annab dokumendile tekkekonteksti. Sari esindab ärifunktsiooni, tegevust või toimingut. Dokument peab asuma Kogumis, mis moodutatakse erinevatel eesmärkidel ja esineb toimikuna või ka online-is kättesaadavaks tehtud koguna (on-line library) või on moodustatud samade juurdepääsureeglite rakendamise vm tunnuste tõttu. MoReq2010 teenustepõhine arhitektuur võimaldab organisatsiooni erinevatel dokumendisüsteemidel kasutada üht keskset liigitusteenust, mis peab toetama kindlat 19

liigitusskeemi. Liigitusskeem võib olla hierarhiline liigitusskeem, kus Sarjad on korraldatud lihtsas puu-struktuuris, võtmesõnal põhinev või funktsionaalne (polühierarhiline). Iga liigitusteenus peab rakendama ainult üht liigitusskeemi struktuuri. Ei välistata, et dokumendisüsteem kasutab rohkem kui üht liigitusteenust. Liigitamisega seotud funktsionaalsusi saab dokumendisüsteemis rakendada kahel, põhiteenuses 5. Liigitusteenus või valik (plug-in) moodulis 201. Hierarhiline liigitus esitatud viisil. Kuna MoReq2010 kohaselt pole kogumite moodustamine liigitamine, siis on oluline teada, et moreq2 mõistes toimikutega ning Moreq2010 mõistes kogumitega tegeleb MoReq2010 piires 6. Dokumenditeenus. Traditsiooniline hierarhilise liigituse rakendamine võimaldab sarjade, kogumite ja dokumentide ühendamist üheks terviklikuks hierarhiliseks süsteemiks. Hierarhilise liigituse peamiseks eeliseks on, et skeemi alanevad sarjad, kogumid ja dokumendid pärivad omadusi oma ülenevalt olemilt. Sarnaselt teiste liigitamismeetoditega saab hierarhilise liigituse puhul alaneva sarja või kogumi või dokumendi ülenevalt sarjalt või kogumilt vaikimisi päritud omadusi üle kirjutada. Nt kui sari seotakse otse alaneva kogumi või dokumendiga, siis katkestab see omaduste pärimise ahela. Liigituse vaikeväärtuste üle kirjutamine võimaldab erinevatesse sarjadesse/klassidesse kuuluvate dokumentide kogumite moodustamist, nt ühe projektiga seotud dokumentidest. Aeg ajalt on vaja dokumendid süsteemis ümber liigitada, nt kui muutub liigitusskeem või kui on vaja üle tuua dokumente teistest süsteemidest (nt kaks struktuuriüksust ühendatakse). MoReq2010 nõuab, et iga süsteem toetakse ümberliigitamist võimaldades autoriseeritud kasutajal asendada omistatud Sari uue Sarjaga. Köidete ja alltoimikutele MoReq2010 eraldi nõudeid ei esita. Siiski on need vaadeldavad kogumitena MoReq2010 piires. 3.3 KONTROLLMEHHANISMID JA TURVALISUS (4) MoReq2 seab nõuded mitmesuguste kontrollmehhanismide kohta, mis on seotud dokumentide autentsuse ja tervikluse kaitsmiseks. Juurdepääs Organisatsioon määrab, kes ja millistel tingimustel tohib dokumentide juurde pääseda. Juurdepääs dokumentidele sõltub sellest, milline on töötaja tööalane roll organisatsioonis. Juurdepääsuõigused antakse kasutajarollidele või -rühmadele. Lisaks juurdepääsuõiguste piiramisele liigitusskeemi teatud osadele seavad juurdepääsuõigused piiranguid ka kasutaja, rolli või rühma toimingutele. Juurdepääsuõiguste seadmise õigust piiratakse administraatori rolliga. MoReq2010 4. Rolliteenus (Model role service) näitab, kuidas kasutajaid volitatakse dokumendisüsteemi funktsioone täitma. Kasutaja saab loa funktsioone teostada, kui talle 20

omistatakse roll. Roll kirjeldab töötaja/ametikoha volitusi nii, et see hõlmab kõiki tema poolt täidetavaid funktsioone dokumendisüsteemis. Kuna arendaja-spetsiifilisi rolle ei saa kasutada süsteemidevahelise koostalitusvõime eesmärgil, pakub MoReq2010 välja kaks võimalikku lähenemist: dokumendisüsteemis juurutatakse MoReq2010 rollimudel (esitatud näidisena), või kasutaja juurutab dokumendisüsteemis oma rollid, kuid sertifitseerimise käigus tõendab, et see on sama paindlik ja sama funktsionaalsusega kui MoReq2010 mudel ning see toetab koostalitusvõimet. Kontrolljälg Kontrolljälg on EDHSiga seotud toimingute talletus. Kontrolljäljes hoitakse alles kõik andmed dokumendiga tehtavate toimingute kohta. See tagab ka volitamata tegevuste tuvastamise. Kontrolljälg hõlmab kasutajate või administraatorirollide toiminguid, aga ka süsteemi poolt automaatselt algatatavaid toiminguid. Paljudes rakendustes teisaldatakse sidusühendusega (on-line) kontrolljälg regulaarselt mittesidusasse (off-line) hoidlasse ja mittesidus koopia kuulub kustutamisele siis, kui sellega seotud dokumendid eraldatakse või kui tegutsemisjuhised ja õigusaktid seda lubavad. MoReq2010 2. Süsteemiteenus lähtub ISO 15489 nõudest kasutada kas metaandmeid või, alternatiivselt, kontrolljälge dokumendisüsteemis tehtavate toimingute talletamiseks, kuid laiendab seda ISO 23081 sündmuse ajaloo mõistega. Iga sündmuse puhul täpsustatakse sündmuse liik, mis juhtus, millal see aset leidis, miks see aset leidis ja kes selle teostas. MoReq2010 iga olem (entity) omab temaga seotud sündmuste ajalugu. See on oluline süsteemidevahelisele koostalitusvõime jaoks, kui olemid koos metaandmetega, sündmuste ajaloo ja juurdepääsureeglitega viiakse ühest süsteemist teise üle. Lisaks võimaldab MoReq2010 kasutada üle dokumendisüsteemi ''süsteemi kontrolljälge'', andes kasutajale võimaluse teha otsingut üle kõikide olemite kõikide sündmuste ja neis valikuid teha ja sorteerida. Kumuleeruvad sündmused sündmuste ajaloos moodustavad kontrolljälje. Kontrolljälge peab hoidma vähemalt nii kaua kui hoitakse dokumente, millega need on seotud. Varundamine ja taaste Ärivajadustele ja regulatiivsetele nõuetele vastavas EDHSis peavad olema igakülgsed võimalused dokumentide ja metaandmete regulaarseks varundamiseks. Ka peab EDHS suutma dokumendid kiiresti taastada juhul, kui mõni neist süsteemirikke, õnnetuse, turvaintsidendi vms tõttu kaotsi läheb. MoReq2010 12. Mittefunktsionaalsed nõuded kohaselt kasutavad erinevad dokumendisüsteemid riist- või tarkvara või süsteemi riketest tulenevate riskide vähendamiseks erinevaid varundamise strateegiaid. Strateegia valik võib sõltuda osaliselt varundamisel kasutatavatest andmekandjatest või ka varundamisega seotud kuludest vms. 21

Valiku tegemisel peab organisatsioon analüüsima, millised on ühe või teise strateegia tugevad ja nõrgad küljed. Esmatähtsad dokumendid MoReq2 käsitleb esmatähtsaid dokumente. See on osa dokumentidest, mida peetakse organisatsiooni funktsioonide täitmise seisukohalt üliolulisteks ning neid võib olla vaja õnnetuse korral esmajärjekorras taastada. Selliste dokumentide kindlaks määramine ja kaitsmine on organisatsiooni jaoks olulise tähtsusega. MoReq2010 teemat ei käsitleta, kuid teenustepõhise arhitektuuri rakendamine lubab vajadusel lisada MoReq2010 raamidesse lisada mooduli, mis käsitleb esmatähtsaid dokumente. 3.4 SÄILITAMINE ja ERALDAMINE (5) MoReq2 räägib säilitamise ja eraldamise ajakavadest ning nende metaandmeid ei täpsusta. MoReq2 nõuetega on kooskõlas mitme säilitamise ja eraldamise ajakava kasutamine. Iga säilitamise ja eraldamise ajakava puhul peab EDHS võimaldama vähemalt järgmisi eraldamistoiminguid: säilitada alaliselt, esitada ülevaatamiseks, hävitada automaatselt; hävitada pärast administraatorirollilt loa saamist; viia üle arhiivi või teise hoidlasse. MoReq2 nõuab, et igale säilitamise ja eraldamise ajakavale antakse selle loomise ajal unikaalne pealkiri. MoReq2010 kirjeldab eraldamise ajakava läbi 8. Eraldamise ajakava teenuse. MoReq2010 käsitleb vaid eraldamise ajakava, mis põhimõtteliselt ühtib MoReq2 põhise säilitamise ja eraldamise ajakavaga. MoReq2010 loetleb ka eraldamise ajakava metaandmed. MoReq2010 nõue on, et igal dokumendil saab korraga rakendada vaid ühte eraldamise ajakava. Igale dokumendile MoReq2010 kohases dokumendisüsteemis peab eraldamise ajakava olema määratud. Eraldamise ajakava võib määrata otse dokumendile või kohaldatakse igale dokumendile vaikimisi eraldamise ajakava, mis on seotud sarjaga. Vaikimisi määratletud eraldamise ajakava võib volitatud kasutaja korduvalt üle kirjutada. Sel juhul kaotab nn päritav ajakava kehtivuse. MoReq2010 nõuab, et kõiki eraldamise ajakavadel on neli valitavat väärtust: säilitada alaliselt, läbivaatamine säilitustähtaja lõpus, üleviimine säilitustähtaja lõpus, hävitamine säilitustähtaja lõppedes. MoReq2010nes rakendatakse eraldamise ajakavasid ainult dokumentidele ja neid ei rakendata kogumitele. Kogumite hävitamist juhitakse automaatselt dokumendisüsteemi poolt, kasutades "alt-üles" hävitamise põhimõtet. Üksikud dokumendid kogumis saab hävitada erinevatel aegadel. Kui viimane dokument kogumis on hävitatud, hävitab EDHS automaatselt kogu kogumi, kui viimane on suletud. Avatud kogumit ei saa hävitada. 22

MoReq2010s on täpsustatud, et iga dokumendi eraldamise staatuse uuendus peaks toimuma iga päev nii, et volitatud kasutajatel on võimalik läbi viia dokumendihalduse tegevusi dokumentidega, millel on tähtaeg eraldamiseks. Eraldamise staatust peab olema võimalik uuendada volitatud kasutaja nõudmisel. Üleviimine, eksport ja hävitamine MoReq2010s on sätestatud, et iga spetsifikatsioonile vastav dokumendisüsteem toetama eksporti. Impordi teenust pole kehtivas MoReq2010 versioonis käsitletud, kuigi teenusepõhise arhitektuuri kasutamine lubab vajadusel dokumentide impordimooduli MoReq2010 raamidesse juurde lisada. MoReq2010 ei defineeri ühtegi nõuet dokumentide ja üksuste üleviimiseks nõuetele mittevastavast dokumendisüsteemist. Igal organisatsioonil tuleb iseseisvalt leida vastavad migreerimise tööriistad olemasolevatest süsteemidest. MoReq2010 nõuab siiski, et iga olem, sh dokument, eksporditakse tema kontekstis. See tähendab, et kui üks üksus eksporditakse, siis eksporditakse koos sellega informatsioon selle üksuse ja muude seotud üksuste kohta. MoReq2010n kirjeldab eksporti kahe võimalusena: eksporditud täielikult ja eksporditud kohatäidetena. Üksused, mis on eksporditud kogu oma kontekstiga on kirjeldatud kui "eksporditud täielikult. Üksused, mis eksporditakse vähendatud seostega on kirjeldatud kui "eksporditud kohatäidetena". MoReq2 kohase lähenemisega kohaviitadega (pointeritega) toimikute ekspordil peab EDHS üle viima või eksportima mitte kohaviida vaid terve dokumendi. 3.5 DOKUMENTIDE HÕLMAMINE JA DEKLAREERIMINE (6) Hõlmamine Tööprotsesside käigus koostatud dokumendid ja teavikud pärinevad nii organisatsioonisisestest kui ka -välistest allikatest ja saabuvad süsteemi väga erinevate allikate kaudu. MoReq2010 kohaselt koosneb iga dokument metaandmetest, sündmuste ajaloost, komponentidest ja juurdepääsureeglite loetelust. Igal komponendil ei ole küll eraldi juurdepääsureeglite loetelu, kuid tal on samal tasemel juurdepääsuõigused, kui dokumendil ja ning tal võivad olla oma metaandmed. Mõiste ''dokument'' MoReq2010 mõistes abstraktsioon (vt. 2.8 Komponent/fail) Hõlmamisele kui dokumendihalduse protsessile ei esitata MoReq2010 omaette funktsionaalsusnõudeid. Nõuded defineeritakse spetsifikatsiooni erinevate teenuste kaudu, nt 6. Dokumenditeenus. Dokumendi komponentide alamolemid on defineeritud valik (plugin) moodulis 300. Component series. Hulgiimporti MoReq2 kohaselt peavad dokumentide hulgiimpordil olema hõlmatud sama teave, mis tavalise hõlmamisprotsessi ajal st dokumendid koos nende metaandmetega. Dokumendid tuleb liigitada ja võimalusel ka hõlmata ka kontrolljäljed. 23

Import ei kuulu MoReq2010 põhiteenuste hulka, kuna nõuab dokumendisüsteemi palju kõrgemal tasemel rakendamist. Impordiga seotud funktsionaalsusi on kavas käsitleda MoReq2010 täiendava mooduliga. e-posti haldamine MoReq2 toetab kolme lähenemist e-kirjade hõlmamisel: a) hõlmatakse nii lühiajalise kui ka suure tähtsusega e-kirjad; b) e-kirjad hõlmatakse eeldefineeritud reeglite kohaselt; c) hõlmatakse valitud e-kirjad. MoReq2010 põhiteenuste hulka e-posti haldamine ei kuulu. Dokumendiliigid Moreq2 kohaselt kirjeldab dokumendiliik dokumentide omadusi, mida liigitusskeemis ei kirjeldata metaandmete atribuute, säilitusnõudeid, juurdepääsureegleid, teavikuliike. EDHS peab toetama dokumendiliikide kindlaksmääramist ja haldamist. MoReq2010 kohaselt toetatakse erinevate dokumendiliikide haldamist dokumendisüsteemis dokumendi komponentidele komponendi sisu tüübi määramisega (300.Component Series). Nagu on kirjeldatud 6.2.9 Dokumendi komponendid, võivad dokumendil olla kas füüsilised või elektroonilised komponendid. Dokumendisüsteem peab võimaldama dokumente ja tema komponente hallata, samas tuleb tähele panna, et eriti elektrooniliste komponentide sisu võib organisatsioonis vohama hakata ja koopiad võivad esineda ka väljaspool dokumendisüsteemi. Skaneerimine ja pildistamine. Kui skaneerimine on EDHS osa, saab paberkandjal ja mikrovormis olevad dokumendid MoReq2 kohaselt skaneerida (pildistada), et neid oleks võimalik elektrooniliste dokumentidena EDHSi hõlmata. MoReq2010 põhiteenuste hulka skaneerimine ja pildistamine ei kuulu. 3.6 VIITAMINE (6) MoReq2 nõuete kohaselt on tähiste olemasolu ning nende konfigureerimise võimalus vajalik kõigil liigitusskeemi tasanditel. Kõigilt MoReq2 vastavatelt EDHSidelt eeldatakse ka süsteemiidentifikaatorite toetamist. MoReq2010 ei sisalda mõisteid viitamine ja tähised, küll aga tuleb dokumendisüsteemis alati kasutada spetsifikatsioonis sätestatud süsteemi identifikaatoreid, ega tohi luua oma olemitüüpidele süsteemi identifikaatoreid. MoReq2010s sätestatud süsteemiidentifikaatoreid tuleb kasutada koostalitlusvõime tagamiseks teiste MoReq2010le vastavate dokumendisüsteemidega. 24

MoReq2010 nõuab 2. Süsteemiteenuse nõuete kaudu globaalselt unikaalseid identifikaatoreid teenustele ja moodulitele, olemi tüüpidele, funktsioonide määratlustele ja süsteemi metaandmeelementide määratlustele. MoReq2s on selline nõue soovituslikku laadi. See tähendab, et põhimõtteliselt on MoReq2 spetsifikatsioonile vastavad ka süsteemisisesed identifikaatorid. MoReq2010 ei täpsusta, millist algoritmi dokumendisüsteem peaks kasutama identifikaatorite genereerimiseks, kuid soovitab standardile RFC4122 vastavat algoritmi, mis on tehniliselt kokkusobiv MoReq2s toodud UUID genereerimise standarditega ISO/IEC 9834-8 ja ITU-T Rec. X.667. Süsteemi metaandmete elemendid, mis hoiavad süsteemi identifikaatoreid (viited üksusele ja muude olemitele) ja ajatempleid on vajalikud olemite tervikluse tagamiseks ja neid ei tohi kustutada ühegi olemi juurest. 3.7 OTSIMINE, LEIDMINE ja ESITUS (8) MoReq2 kohane dokumendihaldussüsteem peab võimaldama otsingutingimustena kasutada metaandmeelementide mis tahes kombinatsioone ning otsida dokumentide tekstilist sisu. Põhimõtteliselt toetab sama põhimõtet ka MoReq2010. MoReq2010 nõuab, et kõik spetsifikatsiooni kohased dokumendisüsteemid peavad omama sellist otsingumootorit, mis leiavad olemeid metaandmete järgi. MoReq2010 eristatakse kahte liiki tekstipõhiseid metaandmete elemente. "Tekstilised" metaandmete elemendid on need, mis on mõeldud hoidma informatiivset või selgitavat teksti väljendatuna nn loomulikus keeles (natural language) - nagu näiteks Pealkiri, Kirjeldus ja Kommentaar. Tekstilisel metaandmete elemendil peab alati kaasas olema keele tunnus. Muud metaandmed võivad olla Tekstipõhised, kuid ei ole ette nähtud hoidma sõnu või lauseid konkreetse keele kontekstis. Nad võivad selle asemel hoida tunnused või koode. Ka MoReq2010 nõuab, et tekstilisi metaandmete elemente peab olema võimalik otsida täisteksti otsinguga. Mittetekstiliste metaandmete otsimiseks. (numbrid, loomisaeg, viited teistele üksustele jne) peab dokumendisüsteem pakkuma vahendid. MoReq2010 täpsustab, et otsingu tulemused peavad olema kasutajale seadistatavad nii, et saab määrata, kuidas üksuste otsingutulemuste nimekiri tellitakse ja millised metaandmeelemendid otsingusse kuuluvad. MoReq2010 täpsustab, et dokumendisüsteem peab tagama otsingu leheküljejaotuse või teistsuguse jaotuse nii, et kasutajale esitatakse ainult alamhulk kõigist tulemustest korraga, millele lisaks saab taotleda iga järgneva tulemuste lehekülje esitamist. MoReq2010 kohane dokumendisüsteem ei paku otsingutulemusi, mis sisaldavad kasutaja jaoks piiranguga olemeid. Kasutajad saavad MoReq2010 kohases dokumendisüsteemis oma päringud salvestada. See võimaldab kasutajal käivitada sama otsingut uuesti või kasutada eelmise otsingu kriteeriume. Salvestatud päringuid ei käsite MoReq2010 kui hallatavaid olemeid. Selline funktsionaalsus on eriomane vastavalt konkreetsele dokumendisüsteemile. See tähendab ka, 25

et pole nõutud päringute ülekandmise või eksportimise võimekust teise dokumendisüsteemi. MoReq2010 ei esita nõudeid märksõnastike ja tesauruste kasutamiseks. MoReq2010 ei käsitle teemat printimine (print). 3.8 ADMINISTREERIMISFUNKTSIOONID (9) MoReq2010 ei esita MoReq2-stiilis nõudeid üldisele administreerimisele. Aruandlus MoReq2 kohane EDHS peab suutma koostada paljusid statistilisi, haldamisalaseid ja konkreetsetest vajadustest lähtuvaid ühekordseid (ad hoc) aruandeid. MoReq2010 nõuab, et dokumendisüsteem toetaks kahte erinevat tüüpi aruannete koostamist: üksikasjalikud aruanded ja kokkuvõtvad aruanded. Üksikasjalikud aruanded jäljendavad otsingud pakkudes kõiki tulemusi üheskoos nagu üks dokument ühtses aruande vormis. Kui aruanne on määratletud, saab seda salvestada, et seda hiljem uuesti käivitada või kasutada alusena järgmise aruande konstrueerimisel. Samuti nagu salvestatud otsingud, ei pea ka salvestatud aruanded vastama olemi tüübi määratlusele, st nad ei pea olema edasikantavad teistesse dokumendisüsteemidesse. Moreq2 nõuetele vastav EDHS peab võimaldama aruannete eksporti, et neid kasutada teistes rakendustes. MoReq2010 ei defineeri ka seda, kuidas päringuid tuleb salvestada või millises formaadis seda tuleb teha. Dokumendi muutmine, kustutamine ja redigeerimine MoReq2010 nõuded ei räägi redaktsioonist, mille kohta MoReq2 on esitanud mitmeid nõudeid. MoReq2010 käsitleb duplikaati (olem, mis on täpne koopia teisest olemist). MoReq2010 võimaldab dokumente ning nende sündmusi ja komponente dubleerida ja asetada mitmesse erinevasse kogumisse. Iga duplikaat järgib oma eraldi elutsüklit. Kui dokumendist tehakse dublikaat, on tulemuseks kaks samaväärset originaali sama ajalooga kuni dubleerimise hetkeni. 3.9 VALIKMOODULID (10) MoReq2 esitab valikmoodulitena elektroonilise dokumendihaldusega tihedalt seotud funktsionaalsusnõuded. Käsitletakse nõudeid, mis toetavad füüsiliste (mitteelektrooniliste) dokumentide haldamist, teavikuhaldust, töövooge, digitaalallkirju ja muid funktsionaalsusi. Peatüki iga jagu vastab ühele MoReq2 testimisraamistiku valikmoodulile. Need moodulid on 26

valikulised selles mõttes, et nende nõuded ei ole MoReq2-le vastava EDHSi põhifunktsionaalsuse kohustuslik osa. MoReq2010 ei esita nõudeid üheski MoReq2 valikmoodulite valdkonnas. MoReq 2010 esitab oma põhiteenuste raames vaid miinimumnõuded ja MoReq2 valikmoodulite valdkonnad on selle jaoks liialt spetsiifilised. 3.11 MITTEFUNKTSIONAALSED NÕUDED (11) Nii MoReq2 kui MoReq2010 esitavad komplekti mittefunktsionaalseid nõudeid. Mõlemate ülesehitus ja loogika on esitatud üsnagi erinevalt. Võib öelda, et MoReq2 mittefunktsionaalsed nõuded on osaliselt Moreq2010 mittefunktsionaalsete nõuetega kaetud, kuid arvestada tuleks, et MoReq2010 nõuded on sõnastatud üldisemalt ja sellisel tasemel, mis teeb nõuete omavahelise jälgimise võimatuks. MoReq2010 ei käsitle näiteks nõudeid tööprotsessidele (11.8), samas kui MoReq2 ei käsitle garantiiga (12.6) seotut. MoReq2 11.6 Andmehalduse üleandmist välisele partnerile või kolmandale osapoolele käsitletakse mitmes MoReq2010 mittefunktsionaalsete nõuete komplektis ja sõnastusega, kus rõhuasetused MoReq2 omast erinevad. 3.12 ÜLDNÕUDED METAANDMETELE (12) MoReq2 kohaselt on eri organisatsioonidel ja rakendustarkvara toodetel erinevad vajadused ja tavad. MoReq2s on esitatud miinimumnõuded, mille eesmärk on pakkuda lähtepunkt metaandmete kohaldamiseks ja täiendamiseks. Nende miinimumnõuetega on tihedalt seotud loetelud konkreetsetest metaandmeelementidest, mida EDHS peab suutma hõlmata ja töödelda. Nimetatud elementidest koosneb 9. lisas toodud MoReq2 metaandmemudel. Iga MoReq2010 põhiteenus haldab olemeid, mis kuuluvad teatud olemi tüüpi. Metaandmeelementide mõisted esitatakse ptk 7 Näidismetaandme teenuses. Tabelid iga olemi atribuutidega esitatakse 14.2 Olemitüübid. MoReq2010 võimaldab igale tüübile moodustada alltüüpe. Näidismetaandme teenus on üks kahest MoReq2010 näidisteenusest, mis tähendab, et kuigi spetsifikatsioon võimaldab vaikimisi komplekti funktsionaalsusnõudeid, ei nõuta arendajatelt nende täpset rakendamist, v a kui arendajad tahavad toetada täiendavaid MoReq2010 mooduleid, nt impordi moodulit. Samas teeb MoReq2010 metaandmete osas rohkem ettekirjutusi kui eelmine spetsifikatsioon, eriti metaandmete osas, mida iga dokumendisüsteem peab hoidma. 27

Metaandmed koos sündmuste ajaloo ja juurdepääsu reeglite loeteluga peavad kuuluvad iga olemi juurde. MoReq2010s on läbivalt igale olemile ja teenusele vajalikud metaandmed esitatud iga teenuse funktsionaalsusnõuete osana. Kohustuslikud metaandmed on süsteemi metaandmed, millele on lubatud lisada täiendavaid eeldefineeritud metaandmeid konteksti metaandmeid. Konteksti metaandmeid rakendatakse teatud juhtudel, kuid mitte kogu dokumendisüsteemi ulatuses. Kuna MoReq2010s defineeritud olemid on erinevat tüüpi, siis on spetsifikatsioonis püütud metaandmeid unifitseerida, et need sobiksid kõikidele olemitele. MoReq2010 visiooniks on, et organisatsiooni kõik süsteemid kasutavad MoReq2010s esitatud teenuseid, sh metaandmemudeli teenust. Näiteks võimaldab see defineerida kasutatavad metaandmed organisatsiooni üleselt ja neid hallata tsentraalselt. MoReq2010 eesmärk on soodustada koostalitusvõimet erinevate süsteemide vahel. Selle saavutamiseks peab iga olem koos tema juurde kuuluvate metaandmetega olema teise süsteemi poolt ära tuntav ja interpreteeritav. MoReq2010 võimaldab kasutada metaandmemalle, mis sisaldavad metaandmeelementide loetelu. Malle võib lisada olemitele nende moodustamisel ja teatud teenuse või liigitamise puhul. 28

Lisa: EESTI MIINIMUMNÕUETE ja MoReq2010 SISULT KATTUVATE NÕUETE VIITED Eesti miinimumnõuete ja MoReq2010 sisult kattuvate nõuete viited on sisse viidud Miinimumnõuded Eesti avaliku sektori dokumendihaldussüsteemidele. Juhis tabeli veergudesse Viide MoReq2010-le ja MoReq2010 kattuv nõue. Viide MoReq2010 nõudele ja kattuv nõue on sisse viidud vaid sellise miinimumnõuete juurde, kus kattuvus on tuvastatud. Analüüsi käigus ei leitud ühtegi sõna-sõnalt kattuvat nõuet. Sisu poolest täielikult kattuvaid nõudeid tuvastati väga vähesel määral. Enamus nõuded kattuvad vaid osaliselt. 29