Teksti sisestamine Suurem osa andmetest saab sisestatud klaviatuuril leiduvate sümbolite abil - tähed, numbrid, kirjavahemärgid jne. Suurte tähtede sisestamiseks hoia all Shift-klahvi. Kolmandate märkide kirjutamiseks saamiseks hoia all AltGr-klahvi. Iseenesest teksti sisestamine on kõige lihtsam ja meeles tasub pidada mõnda reeglit: iga sõna vahele käib ainult üks tühik enne kirjavahemärki tühikut ei panda kui soovid Excelis samas lahtris mitmele reale kirjutada vajuta trükkimise ajal Alt+Enter Arvude sisestamine Numbritega on natuke asi keerulisem. Vastavalt sisestusele saame sisestada erinevat tüüpi arve: positiivsed arvud negatiivsed arvud murrud komaarvud erikujulised arvud o o o protsent valuuta nulliga algavad arvud kuupäevad ja kellaajad POSITIIVSED ARVUD Kui sisestada arve, siis positiivsed arvud kuvatakse ilma plussmärgita. Kui me isegi üritame plussmärki sõna ette lisada, siis Excel kaotab selle. Et ikka saada oma tahtmine, tuleb arvule ette lisada ülakoma ('). Selle lisamisel ülekoma peidetakse ja kuvatakse kõik järgnev. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 1
NB! Ülakoma lisamisel ei käsitleta sisestatud numbrit arvuna. See tähendab, et antud arvuga matemaatilisi tehteid teha ei saa. Sellest annab märku roheline kolmnurk lahtri ülemises nurgas. Jah tõsi, Microsoft Excel 2010 saab sellega hakkama, aga kui avada see vanema programmiga on kuri karjas. NEGATIIVSED ARVUD Negatiivsete arvude lisamiseks kasuta miinusmärki arvu ees MURRUD Murdude lisamisel on kindel järjekord: 1. lisa täisosa 2. lisa tühik 3. lisa murru lugeja ja nimetaja, eraldades need kaldkriipsuga Samamoodi käitu murdudega, millel täisosa puudub. See tähendab, et märgi täisosa nullina. Näiteks murru 1/7 saamiseks trüki 0 1/7. KOMAARVUD Komaarvude sisestamiseks kasutame sama koma (,) mis tekstide puhul. Kui teile satub kätte näiteks USA seadistusega arvuti, siis võib komakohta tähistada punkt (.) Kui komaarv on pikem kui lahtri laius, siis hakkab Excel arve ümardama. Komakohaga "mängimiseks" muuda veeru laiust või nuppe rohkem kümnendkohti ja vähem kümnendkohti. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 2
ERIKUJULISED ARVUD Excel võimaldab lahtrisse sisestada ka arve protsendi- (%) ja valuutavormingus ( ) ning teostada nendega soovitud tehteid. Nulli kuvamiseks pead jällegi kasutama ülakoma ning meeles pidama, et ei teostaks sellega matemaatilisi arvutusi. KUUPÄEVAD JA KELLAAJAD Kuupäeva lisamiseks kasutame punkti (või kaldkriipse). Kui jätad aasta sisestamata, siis lisatakse käesolev aasta. Kuupäeva kuvamisviise on mitmeid. Kellaaja lisamiseks kasutame koolonit (:) Kuupäevasid ja kellaaegasid saab omavahel ka kombineerida. Kiirklahvid: Ctrl+Shift+Semikoolon - lisab hetke kuupäeva Ctrl+Shift+Koolon - lisab hetke kellaaja Pikad arvud Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 3
Kui arvud lähevad liiga pikaks on kasutajal neid raskem lugeda. Selle parandamiseks saad arvudesse lisada tuhandete eraldajad. See tähendab, et paremalt lugedes, lisa pärast iga kolme arvu tühik. Teise sagedusega tühikute lisamine, vormindab arvu muidu tekstina. Jadad - tekstijada Juhul kui oled ära sisestanud näiteks kolm nime, selekteerid need nimed ning lohistad täitepidemest, siis andmeid korratakse esimese loendi järgi. See on väga hea võimalus koostada näiteks töö vms graafikuid. Numbrijada Tõeliselt mugav on aga Excelis koostada numberloendeid. Ja tegelikult kasutatakse neid üpris tihti. Numbriloendi koostamiseks on oluline järjekord: 1. lisa esimene number millest soovid alustada 2. lisa loendi järgmine number - see on oluline, sest see näitab mitme kaupa numbrid suurenevad 3. selekteeri mõlemad arvud 4. lohista täitepidemest Näiteks loome loendi 1->10ni. Selleks paneme kirja arvud 1 ja 2. Märgistame arvud ja lohistame pidemest. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 4
Kui soovid loendit jätkata, siis märgista kaks viimast arvu ja sikuta samamoodi täitepidemest Veel numberloenditest: loendid võivad olla ka kahanevad; näiteks 10->1 loendid võivad olla negatiivsed; näiteks -5->-10 paarisarvude loendi tegemiseks kasuta arve 2 ja 4 märgistades kogu loendi ning lohistades täitepidet vastassuunas, saad loendit lühendada Kuupäeva ja kellaaja loendid Erinevad kuupäeva ja kellaaja loendid toimivad samamoodi kui numbrid. Pisikesed eripärad - näiteks sisestades ainult ühe kuupäeva ja lohistades täitepidet, suurendatakse järgmist kuupäeva ühe päeva võrra. Sisestades kellaaja, suurendatakse automaatselt tunde ühe võrra. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 5
Tööpäevade jada Avaleht>Redigeerimine>Täide Tööpäeva loendi loomiseks pead kirja panema alustuskuupäeva. Hoia kuupäeva lahter aktiivsena ja vali Täide>Sari Avanenud aknas tee järgmised valikud: sari veergudesse, kuupäev, nädalapäev, samm 1 ja viimane kuupäev. Vajutades OK, luuake nädalapäevade loend, kust on kenasti välja jäetud laupäevad ja pühapäevad. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 6
Tabelite vormindamine Need on nö tavalised vormingud, et andmed oleksid kenamad ja silmale lihtsamini haaratavad. Kuid järgmisest peatükist leiad ka juhised kuidas luua vastavalt tingimustele vormindust ning kuidas vormindada tervet tabelit korraga. Sisu paigutamine Excel saab kenasti hakkama ka teksti paigutamisega lahtris ning lisaks saab määrata ka teksti suuna. Vaikimisi paigutatakse tekstid vasakule ja numbrid paremale. Ja kui muudame rea kõrgust, siis näeme et lahtri alumisse ossa. Lahtri sisu joondamiseks üles, alla keskele või vasakule, keskele, paremale saad muutaavaleht>joondus paneelilt. Teksti suund Samast Joonduse grupist leiad ka Suund nupu, mille abil saad mugavlt muuta teksti suunda. Lahtrite ühendamine Lahtrisse ühendamiseks selekteerime soovitud lahtrid ja klikime nuppu 'Ühenda ja joonda keskele'. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 7
Arvu vorming Arvude sisestamisel üritab Excel "arvata", millist tüüpi arvu üritate sisestada - näiteks kuupäev, murd, protsent jne. Kuid vahel on Excel liiga tark ja vormindab arvu vastupidiselt sinu soovile. Sel juhul märgista soovitud lahtrid ning tee oma valik. Üldine - vaikevorming. Kasuta teiste vormingute eemaldamiseks Arv - kasutatakse arvude üldiseks kuvamiseks. Vaikimiseks kuvatakse kaks komakohta Valuuta - kasutatakse rahaväärtuste lisamiseks. Vaikimisi kasutatakse veel kroone. Selle muutmiseks eurodeks pead muutma Windowsi valuuta seadeid Raamatupidamine - teeb sama mis Valuuta vorming, kuid selle abil joondatakse arvud komakoha järgi Lühike ja pikk kuupäev - vormindab lahtri sisu kuupäevana. Lühike kuupäev kuvab 06.11.1980 ja pikk kuupäev vastavalt 6.november 1980 Kellaaeg - määrab lahtri sisu kellaajana 12:43:59 Protsent - kuvab arvu protsendina. Lahtris olev arv korrutatakse sajaga Murd - lahtri sisu kuvatakse murruna. Näiteks 0,5 kuvatakse ½ Teaduslik - siin kuvatakse arv eksponentsiaalses tähistuses, asendades osa arvust valemiga E+n, kus E (mis tähistab eksponenti) korrutab eelneva arvu kümnega astmes n. Näiteks 1,23E+10 Tekst - lahtri sisu vormindatakse tekskina, isegi kui lahter sisaldab arve. Veel numbrivorminguid...- siin on võimalus kohandada oma vorminguid vastavalt soovil. Jälgides olemasolevaid koode, suudad kindlasti luua vastavalt omale soovile sobiliku vormingu Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 8
Valemite koostamine Selles peatükis vaatame millistest osadest koosnevad valemid ning kuidas panna need Excelis kirja nii, et programm suudaks anda tulemusi. VALEM - s.o sümbolite ja väärtuste kogum, mis arvutamise tulemusel annab mingi tulemuse. Kõik valemid Excelis algavad võrdusmärgiga (=) ning sellele järgnevad operandid ja operaatorid. Näiteks: =7+8 annab tulemuseks 15. OPERANDID - on erinevad elemendid (väärtused), millega Excel teostab operatsioone (arvutusi). Kõige lihtsam operand on mingi püsiv väärtus - näiteks number. Kõige sagedamini kasutame aga viitamist lahtrile, kuhu on sisestatud number. Lahtriviite kasutamise eelis seisneb selles, et kui lähteandmed muutuvad muutub ka tulemus. Operandiks ei pea olema alati number, selleks võib olla ka arvude massiiv, kuupäev, tekst jne. OPERAATORID - on sümbolid, millega teostatakse mingi operatsioon. Operaatoreid on mitmeid, kõige tuntum neist on plussmärk (+), millega teostame liitmistehet. Viited teistesse lahtritesse, suhtelised aadressid Viiteid saad kirjutada käsitsi või klõpsates hiirega vajalikes lahtrites. Ma soovitan neid küll hiirega vajalikes lahtrites klõpsamisega sisestada. Põhjus selles, et siis teed vähem vigu. Palju tõenäolisem on ju, et klõpsad õiges lahtris, kui kirjutad käsitsi õige aadressi. Näiteks valemi =A1+B1 sisestamiseks tee nii: 1. Vii kursor lahtrisse, kuhu valemit soovid. Antud näites on selleks lahtriks C1 2. Sisesta võrdusmärk 3. Klõpsa hiirega lahtris A1 4. Sisesta klaviatuurilt + märk 5. Klõpsa hiirega lahtris B1 6. Valemi kinnituseks vajuta Enter klahvile Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 9
Lahtriaadresse võid ka käsitsi kirjutada. Tea, et võid kirjutada nii väikeste kui suurte tähtedega. =a1+b1 on sama, mis =A1+B1 või =a1+b1. Programm teeb lahtrisisestuse kinnitamisel ise tähed suureks. Ära unusta, et lahtriaadressi kirjutamisel on alati veeru tähis enne rea numbrit! Valemi kopeerimine käib aktiivse lahtri (kus on valem sisestatud) paremast nurgast ehk kopeerimisruudust. Nii lihtsalt käibki tervele veerule valemi koostamine käis: piisab vaid üks valem teha ja seda teistesse lahtritesse sangast kopeerida. Siin ju vahet ei oleks, kas neid lahtreid on neli või 40 või 400 või veelgi rohkem. Enam-vähem sama ajaga oleks kõikidesse lahtritesse tulemuse saanud. Siin näites ma kasutasin lahtriviitena suhtelist aadressi. Suhtaadress on selline, et kopeerides hakkab selle rea number ühe võrra suurenema. Suhtaadresse läheb Exceli kasutamisel väga palju vaja. Nende õigest kasutamisest sõltub otseselt, kui mugavaks sa oskad oma töö teha. Absoluutaadressid Sissejuhatuseks üks näide: Lapsed käisid uisutamas. Teada on nii iga lapse uisutamas käidud kordade arv (Kordi tulp) ja ka ühe korra maksumus (20 krooni). Nendest andmetest piisab iga lapse makstud raha arvutamiseks. Järelikult peab korrutama kordade arvu ja ühe korra maksumuse. Proovin esialgu teha valemi eelmises esitluses kirjeldatud suhtaadresside abil. See näeb välja selline =B2*B6. Peale valemi sisestamist vajutan Enter, et valem kinnitada. Sain esimese tulemuse. Panid tähele, et siin valemis on kaks suhtaadressi. Saab ju antud juhul viidata kordade lahtrisse ja ka hinna lahtrisse, sest mõlemas lahtris on numbrid. Siin on kõikidele lahtritele valemi koostamise põhimõte sarnane: kordade arv tuleb korrutada ühe korra hinnaga. Järelikult võib seda olemasolevat valemit sangast kopeerida ka lahtritesse C3 ja C4. Selleks: 1. Lähen kursoriga tagasi lahtrisse C2. 2. Viin hiire sanga peale. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 10
3. Lohistan hiirega kursorit kaks rida allapoole. Mis aga juhtus, oli see, et loodetud 60 ja 100 asemele tulid ootamatult hoopis nullid! Olukorras kui tuleb mingi silmnähtavalt vale vastus, sellisel juhul mine alati kursoriga sellesse vale tulemusega lahtrisse ja vaata valemirealt valemi koostist. Siin tulevadki appi pealkirjas nimetatud absoluutaadressid. Vaata kõike järjekorras: 1. On ju vaja, et B2, B3 ja B4 lahtreid korrutatakse lahtriga B6? 2. Kui kirjutad lahtrisse C2 valemit, siis tee nii: Alustad muidugi võrdusmärgist. Klõpsad lahtris B2, see oli ju ennegi õige ja vajalik, et programm hakkaks tulevikus, kui valemi kopeerimiseni jõuad, ühte juurde liitma. Selleks pidi see olema nn. suhtaadress. Sisestad korrutusmärgi. Klõpsad lahtris B6 Nüüd on uus moment: vajutad klahvile F4. Mis juhtus? $B$6 lahtriaadressile tulid dollari märgid külge. Vajutad Enter valemi kinnitamiseks. Tuled tagasi C2 lahtrisse. Lohistad sangast valemit kaks rida allapoole. Nüüd näed, et tabelis on tõesti õiged tulemused! Õiged on tänu sellele, et kasutasin dollari märke. Dollariga lahtriaadressi nimetatakse absoluutseks aadressiks. Sel juhul valemi kopeerimisel teistesse lahtritesse jääb lahtriaadress ikka samaks. Antud näites ongi seda vaja, sest kõikide ridade valemites tahad korrutada B6 lahtriga. Teksti sisaldavad valemid Excel võimaldab meil töötada ka tekstiga - kasutades teksti valemites või teostada erinevaid arvutusi tekstifunktsioonidega. Funktsioone vaatame hiljem aga praegu vaatame kuidas on võimalik tekstiosasid kokku liita ning kirjutada valemite tulemused täislausetega. Tekstiosade liitmiseks kasutame NING (&) märki. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 11
Nagu ikka alustame võrdusmärgist, klikime soovitud lahtritel ja liidame need kokku &-märgi abil. Tulemuseks on kaks kokku liidetud teksti. Tekstide vahele oleks vaja liita tühik. Siinkohal tuleb meelde jätta, et kõik lisatavad tekstid peavad olema jutumärkide vahel. Kuna tühik on teksti osa, siis tuleb see jutumärkide vahele lisada, isegi kui me seda ei näe. Samuti saad omavahel kokku liita erinevaid tehteid ja teksti. Näiteks alumises näites on leitud ruumi pindala ja vastuse väljakirjutamiseks on kasutatud teksti. Materjalide koostamisel on kasutatud www.metshein.com materjale 12