E- arvete seadistamine ja saatmine Omniva kaudu Standard Books 7.2 põhjal Mai 2015
Sisukord Sissejuhatus... 3 Seadistamine... 3 Registreerimine... 4 E- arve konto... 5 Vastuvõtu eelistus... 5 Valik E- arved saata... 5 Testi E- arveid... 5 E- arvete saatmine... 7 E- arve järjekord... 7 Arvete saatmise kontroll... 7 Kontrollimine... 8 2
1. Sissejuhatus E- arvete saatmine on Standard Books 7.2 versioonis lahendatud läbi e- arvete operaatori teenuse. Operaatoriks on valitud Omniva, seega peab kõikidel Standard Booksist e- arveid saata soovivatel ettevõtetel olema sõlmitud leping Omnivaga (vt https://www.omniva.ee). Andmevahetuseks piisab Väikeettevõtte paketist, ülejäänud funktsionaalsus sõltub konkreetse ettevõtte soovidest ja vajadustest. E- arvekeskus peab e- arvete operaatorina registrit selle kohta, kuhu arve saajad soovivad enda arveid saada ning suunab need enda serverist vajadusel edasi teistele operaatoritele, panka, e- mailile või paberarvena. 2. Seadistamine 2.1 Kontori arvutivõrgus ja serverarvuti tulemüüris anda luba ühenduseks (seest- välja) portidele 80, 8080, 443. 2.2. Üldise mooduli seadistuses Ettevõtte andmed peab olema sisestatud ettevõtte registreerimisnumber lahtris Registeeerimisnumber 1. Ilma selleta ei tekitata seost arve saatja ja saajaga. 2.3 Registreerimisnumber peab olema märgitud iga Kontakti/kliendi kaardile, kellele e- arveid on vaja saata. Eraisikutel tuleb registrikoodi kohale märkida isikukood. 2.4 Kontakti/kliendi kaardile lisada viitenumber. Standard Books programmis Korteriühistu lehel väli Viitenumber, Standard Hansa ja Enterprise programmis Ettevõtte lehel väli Reg nr 2. Kontakti/kliendi kaardil täita väli Teenuse ID. 2.5 Ostureskontro moodulis seadistuses Pangad täita iga panga kaardil väli BIC(SWIFT). Kui oled täitnud ka välja IBAN kontonumbri, siis tuleb täiendavalt täita kindlasti ka väljad Panga kood (näiteks, 767) ja Panga ID kood.
2.6. Registreerimine Järgmiseks tuleb aktiveerida e- arvete saatmise teenus. Ava Üldises moodulis seadistus E- teenuste seadistus, vali leht E- arved Eesti. E- arve konto E- arve konto väljale kopeerige autentimiskood, mille leiate oma E- arvekeskuse portaalist: Üldinfo - > Seadistused - > Andmevahetus ERP- ga. NB! Kui autentimiskood on kopeeritud programmi, siis kontrollige, et koodi lõppu ei ole jäänud tühikuid. Juhul kui tulevikus genereeritakse E- arvekeskuses uus autentimiskood, on vaja see ka Standard Booksis ära muuta. Peale E- arve konto sisestamist Salvesta seadistus ja ava uuesti E- teenuste seadistus. Operatsioonide menüüst vali - > Aktiveeri E- teenus. Seejärel saad Ctrl + Enter klahvikombinatsiooniga valida partneri. Vali Arvete saatmine (earvekeskus). Kui valitud, vajuta nupule Aktiveeri teenus. 4
Aktiveerimise edukuse kontrolliks sulgege seadistus ning avage see uuesti. Korrektse tulemuse korral on lehel E- arved Eesti väljal Põhjus näha teksti: Registreerimine õnnestus!. 2.7. Müügiarvete saatmiseks on vaja täita seadistus moodulis Üldine -> Seadistused -> E- teenuste seadistused > leht E- arved. 2.7.1 Valik E- arved saata Siin määratakse, kellele E- arveid saata. Kõikidele klientidele - e- arve pannakse teele iga arve kinnitamisel. Juhul kui klient ei kasuta e- arveid (st. ei ole neid kuhugi kanalisse tellinud), siis ei pruugi e- arved kliendini jõuda, kuid arved salvestatakse siiski E- arvekeskuse portaalis ning klient saab ka hiljem neid töödelda. Endiselt saab arveid saata ka e- mailiga või tavapäraseid kanaleid kasutada. Ainult määratud klientidele - kasutatakse E- arve klientide info seadistuses määratud klientide seadistusi. Kui klienti ei ole E- arve klientide info seadistuse registreeritud, siis ei saadeta sellele kliendile infot. Iga arve puhul otsustan ise - arve päisesse ilmub nupp Saada e- arve. Iga arve puhul saab operatsioonide valikust määrata kas saata või mitte. 5
2.7.2. Testi E- arveid Kui antud valik on märgitud, saadetakse e- arved E- arvekeskuse testkeskkonda prelive.e- arvekeskus.ee, mis võimaldab ettevõtetel arvete saatmist täielikult testida. Selle valiku puhul tuleb kasutada ka erinevat E-arve konto Omniva portaalist. 2.7.3. Vastuvõtu eelistus See on valik, millega määratakse, millisesse kanalisse saadetakse kõik arved Omnivast edasi. Kasutades valikut Vaikimisi saab arve saaja ise määrata, millise kanali kaudu ta soovib e- arvet kätte saada. Juhul kui soovitakse saata ainult e- arveid või paberarveid, siis võib ka selle märkida. Siinkohal tasub meeles pidada, et osad kanalid on Omniva poolt tasulised. Alternatiivina on võimalik Standard Books programmis konkreetsele kontaktile/kliendile määrata tema eelistatav e- arve kanal. Selleks avage moodul Müügiarved -> Seadistused -> E- arvete klientide info. Valides Ctrl + Enteriga kontakti/kliendi, täidetakse ära ka kliendi nimi. E- arvete konto väljad võib jätta tühjaks. Juhul kui kanal erineb Vaikimisi kanalist, märkige kliendi Vastuvõtu eelistus. Samuti võib siin märkida kliente, kes erandina ei soovi e- arvet saada. E- arved PDF manusega tuleb märkida, et kliendil oleks võimalik oma valitud keskkonnas korrektselt e- arvete kuva vaadata. 6
3. E- arvete saatmine 3.1 E- arve järjekord E- arve saatmist alustatakse arve kinnitamisel. Kinnitamata arveid ei saa e- arvena saata. Arve kinnitamisel kontrollitakse e- arve saatmise reegleid ning kui valitud on kas Kõikide arvete saatmine e- arvena või leitakse antud kliendi info E- arve klientide seadistusest, siis programm genereerib XML faili ja suunab selle e e- arvete järjekorda. Kui on valitud määrang Iga arve puhul otsustan ise, siis suunatakse kinnitatud arve järjekorda alles pärast seda kui Operatsioonide menüüst valik - > Saada e- arve. E- arvete järjekorda kontrollitakse vaikimisi iga 400 sekundi järel. Kui antud periood on liiga pikk või lühike, siis on võimalik perioodi muuta meie konsultantide abiga endale sobivaks. 3.2 Arvete saatmise kontroll Arve suunatakse kinnitamisel e- arvete järjekorda. Et kontrollida, kuhu on antud arve järjekorras jõudnud, võib kasutada arve peal Operatsiooni menüü valikut Arve hetkeseis, Arve kinnitamise järel on e- arve järjekorda suunatud, kuid sellega ei ole veel midagi tehtud. Nii on arve ajalugu tühi. Järgmisel tasemel on e- arve saadetud edasi Omnivasse, kuid ei ole sealt edasi saajale liikunud - sellisel juhul on staatuseks Operaatori poolt vastuvõetud. Kui arve on Omnivast saajale saadetud, siis ilmub staatuseks Saadetud vastuvõtjale. Reeglina on sellel hetkel e- arvete saatmise toiming Standard Booksi kasutaja poolt tehtud. 7
4. Kontrollimine Juhul kui e- arvete saatmine ei toimi korrektselt, tuleb kontrollida järgmisi seadistusi: 4.1 Moodul Üldine > Seadistused > E- teenuste seadistused Seadistuse lehel Teenuse hetkeseisu peab olema näha teenus Saada e- arved ning selle staatus Käivitatud. Kui ei ole, siis registreerige teenuse kasutamiseks uuesti (vt punkt 2.7). Kui ilmub teade, et Teenus on suletud, võtke ühendust Excellenti klienditoega info@excellent.ee või tel.669 1111. 4.2 Moodul Müügiarved > Seadistused > E- arvete järjekord Kui arve on kinnitatud ja suunatud e- arveks, siis peab e- arve ilmuma antud seadistuses järjekorda. Kui arvet siin näha ei ole, kontrollige E- teenuste seadistused ning veenduge, et Ainult määratud klientidele valiku puhul on kliendile loodud E- arvete klientide info seadistusse sobiv kirje. Kui arve Staatus ei uuene, kontrollige, kas arve jõuab Omniva portaalis müügi arvete registrisse. Juhul kui siin on staatuseks Imporditud, mitte Saadetud, siis ei ole antud arvet edasi saadetud. Vajadusel saate ka siin arveid edasi töödelda. 4.3 Failide lisamine arvele. E- arvena saadetavate arvete külge ei saa lisada faile. Kontrollige, et arve kaardi küljes ei oleks lisatud täiendavaid faile (Kirjaklambri ikooni all) 8
Kui arvet ei ole üldse järjekorras, kuid kõik seadistused tunduvad õiged ning teenus on aktiveeritud, võtke ühendust meie klienditoega, et broneerida aeg konsultandi poolseks seadistuste kontrollimiseks info@excellent.ee või tel.669 1111. 9