Tartu Kutsehariduskeskus IKT osakond Merlis Karja-Kännaste ASUTUSE DOKUMENDIREGISTRI AVALIK VAADE Analüüs Juhendaja Mirjam-Merike Sõmer Tartu 2015
SISUKORD SISSEJUHATUS... 3 1. VILJANDI LINNAVALITSUSE DOKUMENDIREGISTER... 4 2. RMK DOKUMENDIREGISTER... 5 3. SOTSIAALMINISTEERIUMI DOKUMENDIREGISTER... 6 4. VÕRDLUS JA KASUTAJASÕBRALIKKUS... 7 5. VASTAVUS ÕIGUSAKTIDEGA... 9 KOKKUVÕTE... 10 KASUTATUD MATERJAL... 11 2
SISSEJUHATUS Töö ülesandeks oli võrrelda omavahel 3-4 asutuse dokumendiregistrit, analüüsida dokumendiregistri kasutajasõbralikkust, ülesehitust ja dokumentide registreerimisandmeid. Lisaks tuli tuvastada dokumendiregistri vastavust õigusaktidega kehtestatud nõuetele. Valisin kolm dokumendiregistrit, milleks oli RMK, Sotsiaalministeeriumi ja Viljandi linnavalitsuse dokumendiregister. Valikul lähtusin sellest, et asutused oleksid võimalikult erinevad ning dokumendiregistrid mulle arusaadavad. Töö koosneb viiest peatükist, kus esimeses peatükis on ülevaade Viljandi linnavalitsuse dokumendiregistrist ja selle kasutusjuhendist. Teises peatükis on ülevaade RMK dokumendiregistrist ja kasutusjuhendist. Kolmandas peatükis on Sotsiaalministeeriumi dokumendiregister ning kasutusjuhend. Tegin lühikese ülevaate kolmest dokumendiregistrist, et oleks parem arusaadavus. Neljandas peatükis võrdlesid dokumendiregistreid omavahel ning nende kasutajasõbralikkust. Viiendas peatükis võrdlesid dokumendiregistrite vastavust õigusaktides ettenähtud nõuetega. 3
Ülevaade dokumendiregistrist ja kasutusjuhend 1. VILJANDI LINNAVALITSUSE DOKUMENDIREGISTER Viljandi linnavalitsuse dokumendiregistrisse kantakse linnavalitsuses saadud või loodud dokumendid. Veebis avalikustatakse neist see osa, millele ei kehti juurdepääsupiirangud (inimeste eraelulised andmed jmt). Käesolevas dokumendiregistris avalikus vaates on linnavalitsuse ja linnavolikogu dokumendid alates 01.01.2002.a. Varasemate dokumentidega tutvumiseks ning olemasolevate dokumentide sisu kohta informatsiooni saamiseks tuleb esitada teabenõue. Dokumendid on jagatud teemade ehk funktsioonide kaupa. Dokumendiregistris tuleb esmalt valida linnavalitsus või linnavolikogu ning seejärel avaneb funktsioonide kaupa jagatud dokumendiregister. Dokumentide nimekiri on sorteeritud dokumendi registreerimise kuupäeva alusel ning jagatud lehekülgedeks. Dokumendi andmetel klõpsates avaneb põhjalikum vaade sellele. Kindla dokumendi otsimiseks tuleks kasutada dokumendi otsingut. Kui otsitavat dokumenti pole võimalik leida, saab esitada linnavalitsusse teabenõude. Dokumendiregister on grupeeritud teemade järgi. Teemadele klõpsates avaneb nimekiri alateemadest või dokumentidest. 4
2. RMK DOKUMENDIREGISTER Ülevaade dokumendiregistrist ja kasutusjuhend Avalikuks kasutamiseks mõeldud dokumentide sisuga on võimalik tutvuda alates 1. jaanuarist 2010.aastal. loodud dokumentide puhul. Dokumendiregistri vaatamiseks tuleb valida vastav dokumendisari, stuktuuriüksused ja dokumendi kuupäeva ajavahemik. Valiku tulemuseks on dokumentide nimekiri, mis on sorteeritud dokumendi kuupäeva järgi kahanevalt. Selleks, et tutvuda dokumendi metaandmetega ja dokumendiga seotud teiste dokumentidega, tuleb nimekirjas klikata dokumendi pealkirjale. Juurdepääsupiiranguga dokumentide sisuga ei ole võimalik tutvuda. Nimetatud dokumentidega tutvumiseks tuleb esitada teabenõue. 5
Ülevaade dokumendiregistrist ja kasutusjuhend Sotsiaalministeeriumi 3. SOTSIAALMINISTEERIUMI DOKUMENDIREGISTER dokumendiregistri avalikus vaates on võimalik tutvuda ministeeriumi tegevuse käigus loodud või saadud dokumentidega saabunud ja väljastatud kirjad, käskkirjad ja lepingud. Dokumendiregistri avaliku vaate kaudu tagatakse juurdepääs alates 01.01.2009 registreeritud avalikele elektroonilistele dokumentidele. Paberdokumentidele ja asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud (ehk juurdepääsupiiranguga) dokumentidele juurdepääs puudub. Nende kohta on avalikustatud ainult registreerimisandmed. Teatud dokumentide tutvumiseks, tuleb esitada teabenõue. Sotsiaalministeeriumi dokumendiregistri avaliku vaate kaudu on võimalik dokumentidega tutvuda kahel viisil: o otsinguvormi kaudu o avalehel loetletud dokumendiliikide aastate jaotuse kaudu Dokumendiregistri avalikus vaates olev otsinguvorm aitab leida dokumente dokumendiregistris olevate andmete järgi. Dokumendiregistris on dokumendiliikide loetelu kirjad, käskkirjad ja lepingud. Klikkides dokumendiliigi (näiteks kirjad või käskkirjad) juures soovitud aastale, avaneb valitud aasta dokumendiregister koos registreerimisandmetega. Sotsiaalministeeriumis sõlmitud lepingud on dokumendiregistri avalikus vaates kuvatud kehtivate lepingute ja aastate vaates. 6
4. VÕRDLUS JA KASUTAJASÕBRALIKKUS Võrdlesin omavahel kolme dokumendiregistrit, milleks oli RMK, Sotsiaalministeeriumi ja Viljandi linnavalitsuse dokumendiregister. Kõigi kolme dokumendiregistri juures meeldis mulle see, et enne otsingu alustamist oli kõik lahti seletatud ja võimalikult selgeks tehtud, ka tavakodanikule. Mõne teise dokumendiregistri puhul oli antud lihtsalt link dokumendiregistrile, ilma ühegi seletuseta. Üldjuhul oli nende kolme dokumendiregistrite ülesehitus sarnane. Dokumendiregistrid teeb kasutajasõbralikuks ka lihtne viis registrini jõudmiseks, ülevaate juures oli välja toodud lingid õigetesse kohtadesse. Viljandi linnavalitsuse dokumendiregister on lihtne. Dokumendid on jagatud teemade järgi. Saab valida vastava teema ning alateemast juba täpsemad andmed. Dokumente pole vaja otsida mahukast dokumendiregistrist vaid on võimalik kasutada dokumendiotsingut. Täpsustavaks otsinguks on vaja täita järgmised väljad pealkiri, liik, kellele, kellelt, saatja kuupäev, saatja indeks, registreerimise kuupäev, registreerimise number, juurdepääsupiirang, juurdepääsupiirangu algus, juurdepääsupiirangu lõpp, saatmisviis ja osakond (on olemas valikud). Viljandi linnavalitsuse dokumentide registreerimisandmeteks on registreerimise number registreerimise kuupäev liik kellelt kellele pealkiri suund (sissetulev, väljaminev, sisemine) Sotsiaalministeeriumi dokumendiregister on ehituse poolest Viljandi linnavalitsusega sarnane, erinevus on dokumendiotsingus sisestatavate andmete puhul. Täpsustavaks otsinguks tuleb kirjutada pealkiri, registreerimise number, dokumendi kuupäev, saatja indeks, saabumise/saatmise viis, kellele, kellelt, dokumendi liik, dokumendi alamliik ja 7
juurdepääsupiirangu algus. Üleval vasakul nurgas on valikus, kirjad, käskkirjad ja lepingud. Klõpsates nendele saab tutvuda dokumentidega põhjalikumalt. Sotsiaalministeeriumi dokumentide registreerimisandmeteks on pealkiri kuupäev viit osapool dokumendi liik RMK dokumendiregister erineb eelmistest rohkem. Dokumendiregistris tuleb valida dokumendisarja nimetus, struktuuriüksus ja lisada kuupäevad. Kuid dokumendisarja nimetust ja struktuurüksust ei pea ise kirjutama, vaid seal on võimalus valida paljude erinevate andmete vahel. RMK dokumendiregistris on võimalik sooritada otsingut üle dokumendi andmete. Lisaks sellele on ka dokumendiliigi põhine otsing. Minu jaoks olid kõik dokumendiregistrid arusaadavad. RMK dokumendiregister erines küll kahest eelnevast, kuid see ei olnud keerulisem või arusaamatum kui teised. Leian, et ka tavakodanikule on asjad piisavalt selgeks tehtud, lihtsustamaks dokumentide leidmist. Dokumentide leidmise teeb lihtsamaks ka otsing üle dokumendi andmete ja dokumendiliigi põhine otsing. 8
5. VASTAVUS ÕIGUSAKTIDEGA Võrdlesin dokumendiregistri nõudeid Asjaajamiskorra ühtsed alused põhjal. Dokumendiregistri eesmärk on registreerimise kaudu hõlmata dokumente, leida neid ning tagada dokumendi täitmise kontroll ning võimaldab pidada arvestust dokumentide üle. Dokumendiregister peab olema digitaalne, varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on dokumentide leidmine lihtsustatud, avalikustatud veebilehe kaudu, olema avalik ja peab olema juurdepääs juurdepääsupiiranguteta dokumentidele. Kõik need nõuded on kolmel dokumendiregistril täidetud, lisaks on Viljandi linnavalitsuse dokumendiregistril ka allregistrid. Lisaks oli dokumendiregistritel olemas ka kasutusjuhend. 9
KOKKUVÕTE Analüüsisin omavahel kolme dokumendiregistrit. Tegin lühikese ülevaate dokumendiregistritest ja nende kasutusjuhenditest. Eelkõige keskendusin dokumendi registri ülesehitusele, selle arusaadavusele ja kasutamisvõimalustele. Lisaks analüüsisin ka kasutajasõbralikkust, kas tavakodanik saab dokumendiregistri kasutamisega hakkama ja leiab vajaliku teabe. Tuvastasin ka dokumendiregistrite nõuetele vastavuse õigusaktidega. Dokumendiregistrite juures keskendusin ka sellele, kas avalikele dokumentidele on juurdepääs, otsingusüsteemi olemasolule ning kasutajasõbralikkusele. 10
KASUTATUD MATERJAL Internet 1. Viljandi linnavalitsuse kasutusjuhend Kättesaadav: http://www.viljandi.ee/dokumendiregister Dokumendiregister Kättesaadav: http://adr.viljandimaa.ee/viljandilv/index.php?id=10570 2. RMK dokumendiregistri kasutusjuhend Kättesaadav: http://www.rmk.ee/organisatsioon/avalik-teave/dokumendi-register Dokumendiregister Kättesaadav: http://das.rmk.ee/page/registry/result.faces 3. Sotsiaalministeeriumi dokumendiregistri kasutusjuhend Kättesaadav: http://www.sm.ee/et/dokumendiregister Dokumendiregister Kättesaadav: http://dokumendihaldus.sm.ee/default.aspx 4. Asjaajamiskorra ühtsed alused Kättesaadav: https://www.riigiteataja.ee/akt/130122011062 11