13 Arhiivindusprogrammi eelnõu.docx

Väljavõte

1 Lisa 13 KINNITATUD haridus- ja teadusministri käskkirjaga Haridus- ja Teadusministeeriumi 2020 programmide kinnitamine Arhiivindusprogramm Sisukord 1. Programmi taust ja vajalikkuse põhjendus Programmi eesmärk ja mõõdikud Programmi meetmed ja tegevused Meede 1: Ühiskonna dokumentaalse mälu kestlik säilitamine, kasutamine ning kodanike õiguste tõendamine Programmi tegevuste eeldatav mõju läbivatele teemadele Programmi juhtimiskorraldus Rahastamiskava...5 1

2 Tulemusvaldkond riigivalitsemine 1. Programmi taust ja vajalikkuse põhjendus Avaliku teabe hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tegevuse alused sätestab arhiiviseadus. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute arhivaale, kokkuleppel omanikuga ja võimaluste olemasolul ka eraõiguslikke arhivaale aasta lõpu seisuga on Rahvusarhiivis kasutada säilikut, s.h üle 457 tuhande foto, üle 8 tuhande nimetuse helisalvestisi, lisaks 9,6 onit meetrit (üle 32 tuhande nimetuse) filmidokumente. Digidokumente (valdavalt digiteeritud tagatiskoopiad) säilitatakse 508 terabaidi ulatuses. Nõuetekohastes tingimustes asub 58% Rahvusarhiivi tervikkollektsioonist. Rahvusarhiivi prioriteetne arendusprojekt ja. aastal on uue peahoone Noora valmimine ja kasutuselevõtt aasta lõpuks on Noora edenenud plaanitud tempos, kõik senised riigihanked on õnnestunud. Arhivaalide ja arhivaaride ümberpaigutamine algas kevadel Füüsilist asukohta muudab ca 3,5 säilikut, mis on ca 40% Rahvusarhiivis säilitatavatest arhivaalidest. Kolimise esimeses etapis aasta aprillis ja mais vabastati hooned Kuressaares ja Haapsalus. Kolimise teises etapis kolitakse arhiivimaterjalidest tühjaks hoone Tartus. Peale seda, kolimise kolmandas etapis, vabanevad säilitusnõuetele mittevastavad hoiupinnad Tallinnas. Nõuetekohastes hoidlates säilitatavate arhivaalide osakaal suureneb 1/3 võrra. Uus arhiivihoone avatakse avalikkusele. aasta alguses aasta arhiiviseadusega sätestatud üleminek makrohindamisele on nüüdseks põhimõtteliselt aset leidnud. Rahvusarhiivil on hea ülevaade avalikke ülesandeid täitvate asutuste tähtsamatest ülesannetest, seega ka nende tegevuse käigus ladestuva teabe väärtusest. Asutustel on samuti lihtsam toimida, kui selgelt on teada, millist infot tuleb hoida arhiivireeglite järgi ja millist mitte. Kaasnevad paremad avalikud teenused, läbipaistvam riigivalitsemine, säästlikum majandamine, kollektiivse mälu kestmine. Kui Noora edenemine toetab arhiivi kolmest põhiülesandest kõige selgemini säilitamist (aga mitte ainult), makrohindamine kogumist (aga mitte ainult), siis kasutamise valdkonda ilmestab aastal eelkõige muutus klientide struktuuris. Veebipõhiste arhiiviteenustega kümmekonna aasta eest alanud arhiivikasutamise kasv jõudis tippu aastal, mil loendati kogunisti 1,4 onit külastust aastas aastal langes see üllatuslikult 10% võrra ja aastal veel 15% võrra. Esmapilgul tundub, et tegemist on arhiiviteenuste kasutamise kiire langusega, süvenemisel avaneb aga mõnevõrra teistsugune pilt. Nimelt selgub, et külastuste vähenemise on põhjustanud arhiivi virtuaalsesse uurimissaali vaid korraks põiganute, n-ö juhukülaliste arvu kahanemine, aga jõudsalt on kasvanud arhiivi püsikasutajate arv, samuti arhiivikülastuste keskmine pikkus minutites. Oluline on silmas pidada sedagi, et Rahvusarhiivi laienev kohalolek erinevates (sotsiaal)meediakanalites on sisuliselt samuti arhiiviteenuse pakkumine ja selle tarbimine, kuigi mõnevõrra teisel moel, kui ise allikat lehitsedes. Rahvusarhiiv on jätkuvalt esirinnas ajalooteaduslike käsitluste kirjastamisel, aastas ilmus taas kümmekond arhiivi väljaannet. Alates arhiivi asutamisest aastal on välja antud kokku 186 teadusja allikapublikatsiooni. Nii Tuna lugeja, veebinäituse uudistaja, ühisloomes osaleja, ajaveebi külastaja kui ka aastal ilmuma hakanud Rahvusarhiivi uudiskirja tellija on õigupoolest kõik arhiiviteenuse tarbijad. 2

3 2. Programmi eesmärk ja mõõdikud Programmi eesmärk on ühiskonna dokumentaalse mälu kestlik säilitamine, kasutamine ning kodanike õiguste tõendamine. Mõõdikud Arhiivimoodustajate (asutuste) arv, kes on Rahvusarhiivile üle andnud digitaalarhivaale Nõuetekohastes hoidlates säilitatavate arhivaalide osakaal Rahvusarhiivis, % Koguhulk arhivaali Arhivaalide kättesaadavus veebis, onit kujutist 3. Programmi meetmed ja tegevused selgub selgub 10,6 13,4 15,1 selgub sihttase 6 täpsustub , ,5 16, Meede 1: Ühiskonna dokumentaalse mälu kestlik säilitamine, kasutamine ning kodanike õiguste tõendamine Meetme eesmärk: Arhiiviväärtusega (püsiva väärtusega) teabe väljaselgitamine, selle riiklikule säilitamisele vastuvõtmine, nõuetekohane säilitamine ning dokumentaalse kultuuripärandi kasutamise võimaldamine. Meetme vastutaja: Rahvusarhiiv Meetme sihtrühm: Avalikke ülesandeid täitvad asutused; kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslike dokumentide valdajad, kodanikud. Meetme tegevused Tegevus 1.1: Arhivaalide kogumine, säilitamine ja nendele juurdepääsu tagamine Tegevuse kirjeldus ja tulemus: Tegevusega kaetakse arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud arhiivinduse valdkond. Arhiiviseadus sätestab muuhulgas alused dokumentide hindamiseks, arhivaalide kogumiseks ja säilitamiseks, neile juurdepääsu võimaldamiseks, nende kasutamise korraldamiseks ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (avalike arhiivide) tegevuse alused. Tegevuse peamised väljundid: Mõõdikud Arhiivimoodustajate (avalikke ülesandeid täitvad asutused, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhiiviväärtusega dokumente) osakaal, kelle põhitegevuse dokumendid on hinnatud, % aasta alguse seisuga kokku 746 arhiivimoodustajat Rahvusarhiivi virtuaalse uurimissaali külastuste arv Rahvusarhiivi teaduspublikatsioonide arv (tk. aastas) 78,9 81,9 83,5 selgub 1,4 1,3 1,1 selgub selgub sihttase ,1 1,1 1,1 1, Filmilindi puhastamise kvaliteedi tõstmine filmipärandi säilitamise ja digiteerimise töövoos 3

4 Kirjeldus ja tulemus: RTI (Research Technology International) filmipuhastusmasina soetamine filmi säilimise pikendamiseks ja digiteerimise hõlbustamiseks. Tulemusena on tagatud filmipärandi kvaliteetne puhastamine ja selle kahjustumise pidurdamine, samuti välditakse teenuse sisseostmiseks vajaminevat põhjendamatult suurt kulu. Tegevus 1.2: Arhivaalide säilitustingimuste parandamine Tegevuse kirjeldus ja tulemus: Tegevusega viiakse Rahvusarhiivis säilitatava dokumentaalse pärandi säilitustingimused nõuetele vastavaks, kindlustades selle püsiva säilitamise. Peale Rahvusarhiivi uue peahoone Noora kasutuselevõttu. aastal kasvab nõuetekohastes hoidlates säilitatavate arhivaalide osakaal 58%-lt ligikaudu 75%-le. Allesjäänud 25% nõuetele mittevastavatest säilituspindadest asub valdavalt Rahvusarhiivi filmiarhiivi näol Tallinna Ristiku tn. 84 hoones aastal alustati lähteülesande koostamist filmiarhiivi ja ühtlasi Rahvusarhiivi Tallinna klienditeeninduskeskuse rajamiseks. Tegevuse tulemusena paranevad eelkõige Rahvusarhiivis säilitatava filmi-, foto- ja helipärandi säilitustingimused ning väheneb risk nende kahjustumiseks. Tegevus 1.3: Rahvusarhiivi täisfunktsionaalse digitaalarhiivi toimimise tagamine Tegevuse kirjeldus ja tulemus: Tegevusega kindlustatakse erinevat tüüpi digitaalsete arhivaalide sujuv vastuvõtt Rahvusarhiivi, digitaalarhiivi digitaalse sisu täienemine (digiteerimine), digitaalse säilitamise spetsiifikat arvestav nõuetekohane ja kaasaegne säilitamine ning arhiivikasutajate muutuvatele ootustele vastav juurdepääs. Rahvusarhiivi digitaalarhiivi tarkvara Preservica (end Tessella SDB) tarkvara versiooniuuenduste hankimine ja hooldamine ning universaalse arhiveerimismooduli (UAM) hooldamine Kirjeldus ja tulemus: Hoolduslepingute sõlmimine Rahvusarhiivi digitaalarhiivi tarkvara Preservica (end Tessella SDB) tarkvara versiooniuuenduste ja hoolduskulude ning Rahvusarhiivi Universaalse Arhiveerimismooduli (UAM) hoolduskulude katmiseks. Tulemusena on tagatud asutustelt digitaalarhivaalide kogumine ja nende säilitamine ajakohaste tööriistadega. Selgitus: Rahvusarhiiv on aasta taotluse kaudu saanud rahastuse aastaks. Tegu on iseloomult püsiva kuluga, mis vajab rahastust ka järgnevatel aastatel. Osalemine kogukondi kaasavas Euroopa ühisloome (crowdsourcing) projektis CO:OP (Community as Opportunity) Kirjeldus ja tulemus: Topoteekide (kasutajate kogukonna avalik pildifailide keskkond) loomine kogukondade kaasamiseks. Lõpptähtaeg Selgitus: Projekti kestvus on 4 aastat, juhtpartner ICARUS (International Centre for Archival Research, Austria). Projekti eesmärk on arhiivindusliku professionaalse ja digiteerimise alase koostöö arendamine Euroopa arhiiviasutuste vahel. 4. Programmi tegevuste eeldatav mõju läbivatele teemadele Läbivad teemad Programmi mõju läbivate eesmärkide saavutamisel Võrdsed võimalused Positiivne: Programmis toodud rahvusarhiivi digitaalarhiivi üks väljund on mitmekülgse sisuteenuse pakkumine kõikidele arhiivikasutajatele sõltumatult soost, vanusest ja rahvuslikust kuuluvusest. Sama kehtib ka off-line arhiivide kasutamisel uues rahvusarhiivi peahoones Noora. Regionaalareng Positiivne: Programmi baasil pakutavad ning uuenevad avalikud teenused ja sisuteenused on kasutatavad asukohast sõltumatult, tasakaalustades nii piirkondlikke erinevusi. Infoühiskond Positiivne: Programmis nimetatud rahvusarhiivi digitaalarhiivi tööriistad (eriti universaalne arhiveerimise moodul UAM) ja rahvusvaheliste projektide väljundid soodustavad senisest tõhusamat IKT lahenduste kasutamist digitaaldokumentide arhiveerimisel avalikus sektoris. Samuti pakuvad rahvusvahelised arhiiviprojektid (eriti E-ARK ja CO:OP) nutikaid võimalusi 4

5 Läbivad teemad Programmi mõju läbivate eesmärkide saavutamisel Riigivalitsemine Keskkonnahoid ja kliima 5. Programmi juhtimiskorraldus Programmi rakendamist juhib Rahvusarhiiv. arhiivihalduse väljakutsete lahendamisel ja ühisloome (crowdsourcing) võimaluste kasutamisel. Positiivne: Avalikke ülesandeid täitvad asutused ja organisatsioonid teavad täpselt, millisel osal nende loodud teabest on arhiiviväärtus ning saavad ülejäänud osa teabe haldamisele kulutada minimaalset vajalikku ressurssi. Nimetatud asutused ja organisatsioonid saavad väärtusliku digitaalse teabe rahvusarhiivile üle anda võimalikult varakult, vähendades nii digitaalinfo säilitamisega kaasnevaid kulutusi. Rahvusarhiivi peahoone Noora valmimisel väheneb kogu avaliku sektori halduskoormus paberarhivaalide hoidmisel asutustes. Täielikult toimiv rahvusarhiivi digitaalarhiiv saab uueneva sisu baasil pakkuda olemasolevate avalike teenuste kõrvale uusi ja uudseid sisuteenuseid. Positiivne: Programmis kirjeldatud tegevused digitaalarhiivi toimimiseks aitavad edendada digitaalset dokumendi- ja infohaldust avalikus sektoris, minimeerides paberipõhise asjaajamise ja dokumendivahetuse vajalikkust. Programmis seatud mõõdikute seiramise ja saavutamise eest vastutab Rahvusarhiiv. Programmi tegevuste elluviimise, seatud eesmärkide täitmise ja teostatud kulude kohta koostab programmi juhtiv asutus aastaaruande. Aastaaruande koostab Rahvusarhiiv koos programmi täiendamise eelnõuga hiljemalt 28. veebruariks. Programm avalikustatakse Haridus- ja Teadusministeeriumi kodulehel. 6. Rahastamiskava Meede 1. Ühiskonna dokumentaals e mälu kestlik säilitamine, kasutamine ning kodanike õiguste tõendamine Tegevus Tulud/ Kulud (RE) Tulud Arhivaalide kogumine ja säilitamine ja nendele juurdepääsu tagamine Kulud Rahvusarhiivi täisfunktsionaalse digiarhiivi toimimise tagamine Kulud Kokku Janar Holm kantsler 5