IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine

Väljavõte

1 IT hetkeolukorra hindamine ja arengukava koostamine digiarengu juht Tartu Ülikool (1/26)

2 (2/26)

3 Arengukava projekti tegevuskava Üldine metoodika: Koondada ja kirjeldada dokumentatsioon Tutvuda hetkeolukorraga Intervjuud, arutelud ja vaatlused Kirjeldada hetkeolukord Koostada arengusoovitused ja tegevuskava (3/26)

4 Analüüsi struktuur (näited) Hetkeolukorra kirjeldus 1. Sissejuhatus Valdkondlik taust Hetkeolukorraga tutvumisel teostatud tööd 2. Kokkuvõtvad tähelepanekud ja järeldused 3. IT organisatsioon (hetkel) 4. Ettevõtte infosüsteemi ülevaade 5. Arengusoovid 6. IT põhidokumentatsioon 7. Ettevõtte IT-valdkonna tööprotsesside tugevused, nõrkused ja riskitegurid IT organisatsioon ja juhtimine Kasutajatugi Infosüsteemide arendamine Infrastruktuuri- ja töökohahaldus ning süsteemide monitooring Küberturbe tagamine, andmete varundamine ja taastamine Lahendused 8. Dokumentatsiooni tähelepanekud Arengukava 1. Sissejuhatus IT strateegilised prioriteedid Edutegurid 2. Visioonid 1. IT organisatsiooni visioon 2. Infosüsteemi visioon 3. Taristu visioon 4. Kasutajatoe visioon 5. Infoturbe visioon 3. IT valdkonna arengutegevused (4/26)

5 Ettevalmistused Tutvu ettevõttega Saada võimalusel eelküsimustik Põhilised taustaandmed - dokumentatsioon, infosüsteemi rakendused, IT vastutused Näide Moodle-s Uuri avalikke allikaid Avakoosolek 1. Räägi üle ootused projektile 2. Vali inimesed, keda intervjueerida 3. Küsi dokumentatsioon 4. Lepi kokku: Projekti esmane kontaktisik Kes lepib kokku kohtumised ja broneerib ruumid Intervjueeritavate teavitamine (5/26)

6 Intervjuud Põhilised eesmärgid Saada teada ärivajadused Hinnata hetkeolukorda Üles leida probleemsed ja parendamist vajavad kohad Teada saada arengusoovid ja ootused Oluline on: Saada inimesed rääkima Dokumenteerida tähelepanekud Soovitav on teha helisalvestus (6/26)

7 Vormistussoovitusi (7/26)

8 Üldised hindamise järeldused Infosüsteemi haldus ja kasutajatugi toimivad Infosüsteemi jätkusuutlikkus ei ole piisaval tasemel tagatud Puudub süsteemne IT juhtimine Infosüsteemi lahenduste dokumenteerimine on vähene Puudub süsteemne infoturbe haldus Arenduste juhtimise korraldus ei taga infosüsteemi rakenduste süstemaatilist arengut IT valdkonna arengute vastavus organisatsiooni arengueesmärkidele ja prioriteetidele ei ole tagatud Infosüsteem ei vasta ettevõtte tänastele ja tulevikuvajadustele Puuduvad kehtiv IT arengukava ja aastapõhine tegevuskava Puudub selge arenduste planeerimise, prioriseerimise, elluviimise ja järelevalve töökorraldus (8/26)

9 IT meeskonna ja kompetentside kirjeldus IT meeskonna ülesehitus IT juht Kasutajatugi Kasutajate abistamine Tööde registri haldamine IT strateegia ja tegevuskava elluviimine Juhtkonna nõustamine Arendustööde juhtimine IT meeskonna juhtimine IT audiitor Nõuete vastavuse kontroll Rakenduste dokumentatsiooni haldamine Andmeturbe juhtimine Tööjaamade riist- ja tarkvara haldamine Rakenduste tugi Erirakenduse tugi, hooldus ja arendus SyBase, MS Axapta, e-post,... Legend Töötaja Tellija esindaja Süsteemiülemad Serverite ja serverlahenduste haldamine Keskse viirusetõrje haldamine Tagavarakoopiate süsteemi haldamine Arvutivõrgu haldamine Koostööpartner Arendusprojekt Tellija esindajad Arenduspartner Projektijuht, analüütik, Tarnija, arendaja, järelevalve, eksperdid teenusepakkuja Sisseostetud teenus (9/26)

10 Infosüsteemi ülevaade (näide 1) (10/26)

11 Infosüsteemi ülevaade (näide 2) (11/26)

12 IT põhidokumentatsiooni ülevaade Legend: + Heal tasemel - Puudulik ~ Vajab täiendamist (12/26)

13 Näide tähelepanekute vormistamisest (13/26)

14 Äri IT arengusoovitused Uuendada majandustarkvara Planeerida tootmise info haldus ja IT korraldus Korraldada müügi- ja turunduse failide optimaalne haldus Võtta laos kasutusele skännerlahendus Võtta kasutusele seadmete hooldusrakendus (14/26)

15 IT juhtimise arengusoovitused 1. Kirjeldada ja hoida ajakohasena infosüsteemi üldine ülevaade 2. Tõhustada IT valdkonna koordineerimist 3. Otsustada IT strateegilised valikud 4. Koostada IT tegevuskava 5. Tagada süsteemne lähenemine andmeturbele 6. Süstematiseerida IT dokumentatsioon 7. Planeerida süsteemne teadmushaldus ja kasutajate teadlikkuse arendamine 8. Rakendada terviklik juurdepääsuõiguste haldus 9. Juurutada süsteemne arenduste juhtimine 10. Planeerida jätkusuutlik finantseerimismudel 11. Võtta kasutusele keskne tööde register 12. Ühtlustada arenduste dokumenteerimine 13. Dokumenteerida infosüsteemi rakendused (15/26)

16 Arendustegevuste kirjeldamine Arendustegevused 1. Tõhustada IT valdkonna koordineerimist P Tulemus Olulised asjaolud I Määratletud on IT juhi või äri arendusjuhi ametikoht või roll IT organisatsioon on optimaalne infosüsteemi toimimise ja arengu tagamiseks Kaaluda IT arendusnõukogu loomist Valdkondlikult on juhtimine jagunenud mitme töötaja ja terviku eest vastutajat ei ole Eelistatud on äriarenduse suunitlusega inimene, kellel on kompetents juhtida IT valdkonda ja infosüsteemi arendustegevusi. IT nõuniku või strateegilise juhi teenust on võimalik sisse osta (16/26)

17 Grupitöö planeerige projekti tegevused 1. Kogunege oma grupiga 2. Leppige kokku tööjaotus 1. Projektijuht logistika, tegevuskava, koordineerimine 2. Intervjueerija küsimustike ettevalmistus, intervjuude läbiviija 3. Hetkeolukorra analüütik 4. Arengusoovituste ja tegevuskava analüütik 5. Skeemide looja 3. Leppige kokku töö- ja ajakava 4. Leppige kokku projekti infovahetus suhtlus, failide hoidmine 5. Planeerige eelküsimustiku kasutamine 6. Planeerige intervjuude küsimustikud 7. Koostage analüüsidokumendi mustand (struktuur) (17/26)

18 Kodutöö järgmine samm Kirjelda kodutöö läbiviimise tegevusplaan ja tööjaotus Kirjelda analüüsidokumendi 1. mustand Saada ettevõttele eelküsimustik ja koonda dokumendid Vii läbi võimalikult palju intervjuusid valitud ettevõttega Lisa viide on-line dokumendile (või arengukava dokumendi mustand) Moodle-s oma rühma vikisse Siis saab õppejõud tagasisidet jagada Tähtaeg: neljapäev, (18/26)

19 Grupitöö tähtajad IT arengukava enda valitud ettevõttele või organisatsioonile Grupis 3 kuni 4 inimest Registreerimine ja suhtlus Moodles Grupitöö tähtajad: Ettevõtte valik: mustand: Hetkeolukorra kirjelduse teemad valmis: Lõppversioon dokumendist hindamisele: Arengukavade kirjalikud hinnangud (peer review): Arengukava esitlus loengus: (19/26)

20 Töövõtete soovitusi (20/26)

21 Analüütiku tööriistakast Meeskonnatöö TÜ O365 Onedrive, Word/Excel, Teams, Planner Märkmed Mindmap, Word, Google Docs, Skeemid Bizagi, EA, Visio, draw.io, Analüüsidokument - alusvorm olgu paigas! Header & Footer Stiilid, nummerdamised, tabelid Peatükkide algne struktuur Tööriistade valikust olulisem on oskus valitud tööriistu hästi kasutada! (21/26)

22 Intervjuude nippe Analüütik juhib arutelu ja küsib küsimusi Proaktiivne pool Ära küsi suletud küsimusi Kuula, pane tähele, täpsusta, mõtle mis on puudu Plaani arutelud teemade kaupa Korduvate üks-ühele arutelude asemel eelista võimalust võtta kõik asjassepuutuvad isikud kokku, et saaks ühiselt omavahel arutleda Austa inimeste aega Vii end arutelu eel vajaduste, seotud infosüsteemide ja valdkondade ning taustmaterjalidega kurssi Valmista ette küsimused, et broneeritud aeg oleks efektiivselt sisustatud ja vajalikud vastused kätte saadud Ära kaasa arutelule inimest, kelle kaasamine ei ole vajalik Plaani tugitegevused parkimine, ruumibroneering, projektor jm (22/26)

23 Tüüpilised lõksud ja kuidas neist välja tulla Olukord Üks räägib kõigi eest Teoreetiliste teadmiste taustaga juht räägib kogu aja, laskmata sõna võtta alluval, kes reaalset iga päev süsteemiga tööd teeb. Alluv ei julgegi juhi juuresolekul sõna võtta. Ülejäänutel on hea niisama olla, kui üks vestluses osaleb. Eksime pikalt ebaolulistesse detailidesse Asjakohase küsimuse peale võib vastaja hakata liiga detailselt kirjeldama protsessi või tooma näiteid, mis ei ole seotud ega asjakohased aruteluteema osas. Aeg kulub, analüütik ei jõua enam kõiki olulisi küsimusi läbi võtta Näpunäited Analüütik tänab rääkijat sisendi eest ja pöördub küsimusega otse teiste poole. Aga kuidas sina seda protsessi infosüsteemis teed? Kuidas teile sobib variant X, mille pakkus välja sisendiandja Y? Analüütik suunab rääkija asjakohaste teemade juurde tagasi. Aja kokkuhoiu mõttes, palun saada mulle meili peale viide sellele standardile, mida just kirjeldasid. Kasutan oma STOP nuppu, meil on veel 15 minutit jäänud ja ma soovin veel kaks olulist asja läbi rääkida. (23/26)

24 Tüüpilised lõksud ja kuidas neist välja tulla Olukord Jätame keerulisele küsimusele vastamata Arutelu käib vastuolulise koha üle. Analüütik küsib protsessi nüansi kohta, mille kohta ei ole kohe teadmist varnast võtta. Jutt viiakse eemale või vastatakse nii umbkaudselt, et tegelikult ei ole vastusest kasu. Ei jõua järgi valdkonnaspetsiifikale Tellija selgitab lähteülesande seisukohast olulist valdkonnaspetsiifilist protsessi kasutades keerulisi või tundmatuid termineid, hüplikult või liiga kiiresti. Analüütik ei julge öelda, et tal kadus mõttelõng ära, tundub kui hiina keel või ei saanud hästi aru. Näpunäited Analüütik peab kogu aeg silma peal hoidma, kas esitatud küsimus sai tegelikult vastuse. Ma tuleksin korra selle teema juurde tagasi, mulle jäi praegu veel ebaselgeks, kuidas Kas sa saaksid mulle selle pärast arutelu välja uurida? Kui praegu paremat ideed ei tule, kas on mõeldav, et teeme nii, et Analüütik peab piinlikkust tundmata paluma uuesti otsast peale selgitada või peegeldama juttu oma arusaama järgi. Palun räägime uuesti selle osa üle, kus Küsin ühe täpsustava küsimuse, et paremini mõista Püüan oma sõnadega läbi rääkida, nii nagu aru sain. Esmalt (24/26)

25 Grupitöö intervjueerimise harjutus Valige intervjuu partner Kasuta IT hetkeolukorra hindamise teemasid Saa etteantud ajaga teada vestluspartneri ettevõtte põhitegevuse kõige suuremad äritegevuse riskid (seotud infohaldusega) Saa teada tema ettevõttega seotud arengusoovid ja unistused Dokumenteeri (25/26)

26 Tänan! Tehnoloogia võimalused ja äriavajaduse hindamine / / TÜ - LTAT (26/26)