EUROPE DIRECT ( )

Väljavõte

1 EUROPE DIRECT ( ) Juhend taotlejatele

2 OLULINE MÄRKUS Juhend taotlejatele on üldine kasutusjuhend, milles püütakse taotlejatele selgitada peamisi taotluste esitamise põhimõtteid. Selles käsitletakse meetmetoetusi, mida antakse EUROPE DIRECTi konkursi tulemusena. Konkursi korraldab teabevahetuse peadirektoraat ELi rahastamis- ja hankeportaali (edaspidi portaal ) kaudu. See peaks olema peamine praktiline abimaterjal taotluse koostamiseks ja esitamiseks. Kui vähegi võimalik, siis püüdke leida vastused ise (meil ei ole küsimustele vastamiseks kuigi palju ressursse). Mõistete selgitused leiate sõnastikust. Tegutsemiskorra kohta saate teavet rahastamis- ja hankeportaali käsiraamatust. Seal on olemas ka vastused korduma kippuvatele küsimustele ja põhjalikud juhised elektroonilise andmevahetussüsteemi jaoks ( ). Täieliku loetelu kõigist abimaterjalidest (õigusaktid, tööprogramm ja dokumendimallid) leiate portaali abimaterjalide lehelt. Meiega ühenduse võtmine Vajaduse korral saate meiega ühendust aadressil COMM-REP-TLL@ec.europa.eu ja IT küsimuste korral võite pöörduda IT-toe poole.

3 SISUKORD 1. Kuidas taotlust esitada? Ettevalmistused taotluse esitamiseks Kuidas taotlust täita?... 5 Peate laadima üles järgmised täidetud dokumendid: Abi Esitamine. Kättesaamiskinnitus Teave hindamistulemuste kohta Lõplik juriidiline kontroll Taotlejad: seotud üksused ja ainutaotlejad Seotud üksused Ainutaotleja /12

4 1. Kuidas taotlust esitada? Kõik taotlused tuleb esitada otse internetis portaali esitamissüsteemi kaudu. Paberil taotlusi vastu ei võeta. Portaali esitamissüsteemi liides on vaid inglise keeles. Taotluse peate siiski esitama eesti keeles. Esitamiskäigu selgituse (koos põhjalike juhistega IT-vahendi kohta) leiate rahastamis- ja hankeportaali käsiraamatust. Taotluse esitamine toimub kahes etapis: 1. organisatsiooni registreerimine 2. taotluse esitamine järgmiselt: A osas on haldusteave taotleja kohta. Täitke see otse internetis. B osas (tegevuse kirjeldus) on taotluse tehniline sisu. Täitke taotlusvorm ja laadige see üles PDF-vormingus (kohustuslik). B osa (lisad ja tõendavad dokumendid). Laadige üles PDF-vormingus: o o allkirjastage kirjalik kinnitus ja laadige see üles PDF-vormingus. (kohustuslik); laadige PDF-vormingus üles vajalikud tõendavad dokumendid (vajaduse korral vt konkursikutse punkt 8.2). Taotlus tuleb esitada enne konkursikutses esitatud tähtpäeva. Kui te tähtpäevast kinni ei pea, jätab süsteem teie taotluse automaatselt kõrvale ja see loetakse mitteesitatuks. Taotlus peab jääma taotlusvormis märgitud lehekülgede arvu piiresse. Piiri ületavaid lehekülgi eiratakse. Kohustuslikud dokumendid tuleb üles laadida õige kategooria alla, nt taotlus taotlusvormi (Application form) alla, kirjalik kinnitus kirjaliku kinnituse (Declaration on honour) alla jne, muidu loetakse taotlus puudulikuks ja jäetakse vastu võtmata. Tõendavad dokumendid (vajaduse korral, vt konkursikutse punkt 8.2) tuleb laadida üles tõendavate dokumentide kategooriate alla (Supporting document 1, Supporting document 2 jne). Väga soovitatav on täita taotlus piisavalt varakult, et vältida viimasel minutil tekkida võivaid probleeme. Kõik viimasel minutil tekkivad tehnilised probleemid (nt süsteemi ülekoormus) jäävad teie riisikole. Taotluste esitamise tähtaega EI pikendata. Kuigi saate üksteise järel salvestada taotluse mitu versiooni, soovitame teil siiski enne internetis esitamist taotluse mallid läbi vaadata (näidisteksti saab portaali abimaterjalidest alla laadida). A osa täitmiseks peavad kõik taotlejad olema kantud osalejate registrisse ja edastanud oma osalejakoodi koordinaatorile. Registreeruma peavad ka seotud üksused ja ainutaotleja osaüksused, aga seda hiljem, toetuse andmise ettevalmistamise ajal. 4/12

5 1.1. Ettevalmistused taotluse esitamiseks Enne taotluse esitamist tuleb teha kolme asja: 1) Lugege läbi taustdokumendid Kontrollige, kas: teie organisatsioon vastab toetuskõlblikkuse kriteeriumidele, ning tutvuge: hindamiskriteeriumidega; finants- ja tegevussuutlikkuse nõuetega; menetlusest kõrvalejätmise kriteeriumidega; taotluse vastuvõetavuse tingimustega (nt esitamistähtaeg, lk piirarv jms) muude teemadega (nt kaasrahastamiskord). 2) Kasutajakonto loomine Rahastamis- ja hankeportaali elektroonilise esitamise süsteemi kasutamiseks (mis on ainus taotlemisvõimalus) peavad kõik taotlejad looma endale EULogin-i kasutajakonto (kui nad seda juba varem teinud pole). Varem nimetati seda ECASe kontoks. 3) Oma organisatsiooni lisamine osalejate registrisse Kui teil on EULogin-i konto tehtud, saate lisada oma organisatsiooni osalejate registrisse. Pärast registreerumist antakse teile üheksakohaline osalejakood (PIC). Seda on vaja taotluse A osa täitmiseks. Taotlusvormi B osa täitmiseks on vaja seotud üksuste ja ainutaotleja osaüksuste (kui neid on) osalejakoode. See tähendab, et ka nemad peavad osalejate registris registreeruma. Registreeruda saate mitmes osas: võite sisestada osa andmeid, salvestada need ja jätkata hiljem Kuidas taotlust täita? Et teie taotlusel oleks võimalikult suur võimalus rahastust saada, veenduge, et see on: asjakohane käsitlege konkursikutse seisukohast olulisi eesmärke; täielik esitage kogu vajalik teave; järgige täpselt B-osa malli ja laadige üles kogu vajalik teave; selge ja sisutihe ärge tõlgendage täielikkust nõudena panna taotlusse võimalikult palju teavet (ja sõnu); taotlus peab olema lihtsalt arusaadav, täpne ja A osa. Haldusvormid teemale keskenduv; ärge ületage lubatud lehekülgede arvu; ärge korrake teavet. 5/12

6 Portaali esitamissüsteemis oleva taotlusvormi A osa tuleb täita otse internetis. Täieliku selgituse selle täitmise kohta leiate taotlusvormi vasakus nurgas oleva lingi Visit our How to user guide alt. Allpool on rohkem juhiseid selle kohta, mida konkreetsetele väljadele sisestada. Pärast osalejakoodi sisestamist (PIC, vt punkt 1.1) 1. Valige oma roll põhikontakt (Main contact) või kontaktisik (Contact person). Tavaliselt tuleb valida põhikontakti roll. Kui otsustate kontaktisiku kasuks, peate enne taotluse esitamist märkima kellegi teise oma organisatsioonist põhikontaktiks. 2. Täitke lühendi (Acronym) väli. Saate ise valida, mis taotluse lühendiks kõige paremini sobib. See peaks taotlust eristama, kui esitate portaali esitamissüsteemi kaudu veel mõne taotluse. 3. Täitke kokkuvõtteväli (Summary field). Märkige sinna, millise piirkonna (region) kohta te taotluse esitate. Peate valima ühe piirkonna konkursikutse tekstikastis Põhiandmed esitatud loetelust. 4. Vajutage edasiliikumisnupule (Next). Et jätkata taotluse täitmist, peate nõustuma lahtiütlusega. Seejärel kuvatakse teile järgmine etapp, kus saate oma organisatsiooni kinnitada ja vajutada taas edasiliikumisnupule (Next). 5. Seejärel tuleb täita haldusvormid (Administrative Forms). Vajutage muutmisnupule (edit forms). 6/12

7 Vormi täites kasutage eri jaotiste vahel liikumiseks ülaribal olevaid navigeerimisnuppe. 6. Üldandmete jaotise (General information) väljade täitmiseks vajutage kuvamisnupule (Show). 7/12

8 7. Lühend (Acronym) kopeeritakse automaatselt eelmisest jaotisest. 8. Taotluse pealkiri (Proposal title) peaks olema kavandatav EUROPE DIRECTi kontaktpunkti nimi. Kontaktpunkti nimi peab olema EUROPE DIRECT, millele järgneb tuntud asukoha (linna, piirkonna või teeninduspiirkonna) nimi (nt EUROPE DIRECT Berliin, EUROPE DIRECT Kärnten, EUROPE DIRECT Val d Aosta vms). 9. Kestus kuudes (Duration in months) peab olema 56, sest partnerluse raamleping sõlmitakse edukate taotlejatega just nii pikaks ajaks. 10. Vabalt valitavad märksõnad (Free keywords) võite lisada soovi korral (nt kommunikatsioon, kaasamine, kodanikud, teave). 11. Lühikokkuvõttes (Abstract) saate esitada taotluse kokkuvõtte eesti keeles (nt EUROPE DIRECTi kontaktpunkt suhtleb teeninduspiirkonna kodanikega ennetavalt, et nad saaksid teha teadlikke valikuid ELi tuleviku suhtes ning osaleda täiel määral Euroopa demokraatlikus protsessis. 12. Osalejate ja kontaktide (Participants & contacts) väljade täitmiseks vajutage kuvamisnupule (Show). 13. Vajutage veel kord kuvamisnupule (Show). Teie haldusandmed (Administrative data) kopeeritakse automaatselt eelmisest jaotisest. 8/12

9 14. Kui esitate taotluse oma organisatsiooni mingi osakonna nimel, võite selle siia märkida. Kui ei, tehke linnuke kastikesse not applicable (ei ole asjakohane). 15. Kerige lehte allapoole ja täitke taotluse eest vastutava isiku (1. etapis nimetatud peamine kontakt ehk Main contact) andmed. Kontaktandmed Veenduge, et esitatav e-posti aadress oleks õige, toimiks ja oleks regulaarses kasutuses võime teilt taotluse hindamise ajal küsida lisateavet. Portaali esitamissüsteemis oleva taotlusvormi B osa. Tegevuse kirjeldus. Peate laadima üles järgmised täidetud dokumendid: Taotlusvorm Nõuetekohaselt allkirjastatud ja skannitud kirjalik kinnitus Muud konkursikutse punktis 8.2 nõutud tõendavad dokumendid, nagu EUROPE DIRECTi juhataja CV (kui seda on küsitud konkursikutse punktis 8.2) jne Abi Kui vähegi võimalik, siis püüdke leida vastused ise kas käesolevast dokumendist või muudest dokumentidest: käsiraamatust Komisjoni esinduse veebisaidi küsimuste ja vastuste rubriigist aadressil (küsimused tuleb saata hiljemalt 6 tööpäeva enne esitamistähtpäeva). portaali KKKdest (üldteemad) 9/12

10 Kui tunnete, et muud võimalust ei ole, võite võtta meiega ühendust: IT-tugi tehnilised küsimused portaali esitamissüsteemi kohta (ununenud salasõna, juurdepääsuõigused ja rollid, taotluse esitamise tehniline pool jms). Muud küsimused saatke e-posti aadressile: Pakkumuse esitamise kohta käivad küsimused peavad selgelt sisaldama konkursikutse viitenumbrit ED-EE Esitamine. Kättesaamiskinnitus Kui taotlus on esitatud, saate elektroonilise kinnituskirja (kus on märgitud taotluse kuupäev ja kellaaeg). Kui te sellist kirja ei saa, tähendab see, et taotlus on ESITAMATA. Kui arvate et see on tingitud elektroonilise esitamise süsteemi veast, peaksite esitama kohe kaebuse IT-toele ja selgitama neile asjaolusid, lisades ka taotluse koopia (ja võimaluse korral kuvatõmmised juhtunust). 2. Teave hindamistulemuste kohta Pärast esitamist ei kontakteeru me teiega tavaliselt enne, kui hindamine on läbi (v.a siis, kui on vaja midagi rahastamiskõlblikkusega seoses täpsustada või küsida lisateavet). Kontrollime teie rahastamiskõlblikkust ja taotluse vastuvõetavust ning hindame taotlust konkursikutses esitatud hindamiskriteeriumidest lähtuvalt. Taotluste kohta, mis hindamiselt läbi ei saa, saadetakse pärast hindamist sellesisuline kiri. Et tagada kõigi taotlejate võrdne kohtlemine, EI saa me vastata konkursi tulemuste kohta esitatud küsimustele enne hindamise lõppu. 3. Lõplik juriidiline kontroll Konkursi ajal võib Teadusuuringute Rakendusameti valideerimistalitus (edaspidi ELi valideerimistalitus ) taotlejaga, sh seotud üksuste (kui neid on) või ainutaotleja osaüksustega (kui asjakohane), igal ajal ühendust võtta ning küsida tõendavaid dokumente õigusliku olemasolu ja seisundi kohta. Nõue saadetakse osalejate registri sõnumsidesüsteemi kaudu taotleja kontaktisiku registris märgitud e-posti aadressile. Taotleja on kohustatud esitama kehtiva e-posti aadressi ja seda regulaarselt kontrollima. Dokumendid, mida ELi valideerimistalitus võib küsida, on loetletud ELi toetusi ja pakkumusi käsitlevates normides juriidiliste isikute valideerimise, õigussubjekti määratud esindaja nimetamise ja finantssuutlikkuse hindamise kohta. 10/12

11 Ühtlasi palutakse teil määrata oma esindaja (LEAR) ning meie viime lõpule kohustusliku juriidilise kontrolli (juriidilise isiku kontroll, tegevus- ja finantssuutlikkus, kõrvalejätmiskriteeriumid ja topeltrahastamine). Kui teie taotlus on edukas ja vastab kõigile nõuetele, palutakse teil allkirjastada viieaastane partnerluse raamleping ja hiljem ka toetusleping aasta teabevahetuskava alusel (kõigepealt allkirjastab taotleja, seejärel komisjon). Tõendavate dokumentide küsimine ei tähenda mingil viisil seda, et taotleja on osutunud valituks. Toetuslepingute (partnerluse raamleping ja konkreetne toetusleping) näidistes sisalduvad sätted on kohustuslikud ja kõigile toetusesaajatele ühesugused. Partnerluse raamlepingu ja konkreetse toetuslepingu näidisdokumendid saadetakse aegsasti edukatele taotlejatele. 4. Taotlejad: seotud üksused ja ainutaotlejad Rahastamiskõlblikud taotlejad (vt konkursikutse punkt 6.1) võivad esitada taotluse: - üksinda; - koos seotud üksustega; - koos mitme üksusega, moodustades ainutaotleja. Kui esitate taotluse koos seotud üksustega või ainutaotlejana, peate seotud üksused ja ainutaotleja osaüksused taotluse asjaomases jaotises kirja panema. Pärast toetuslepingu allkirjastamist muutuvad nad EUROPE DIRECTi esinduse tegevuse eest ühiselt vastutavaks (tegevuses tuleb järgida taotlusvormi iga-aastast teabevahetuskava, millest saab toetuslepingu lisa, kui projekt rahastuse saamiseks välja valitakse) Seotud üksused Toetusesaajaga seotud üksus on üksus, mis vastab rahastamiskõlblikkuse kriteeriumidele ega vasta taotleja kõrvalejätmise kriteeriumidele. See on toetusesaajaga struktuurselt seotud, eelkõige varaliste või õiguslike sidemete kaudu, mis ei piirdu vaid taotluses käsitletava tegevusega ega ole loodud vaid toetuse kasutamiseks. See tähendab, et seos on olemas ka siis, kui toetust ei saada; see peaks olemas olema enne konkursikutset ja jääma alles ka pärast taotluses käsitletava tegevuse lõppu. Toetusesaajaga seotud üksused võivad olla näiteks: toetusesaaja otsese või kaudse kontrolli all olevad üksused (tütarettevõtted ehk esimese tasandi allettevõtted) või toetusesaaja kontrolli all oleva üksuse kontrolli all olevad üksused (nn tütretütarettevõtted ehk teise tasandi allettevõtted) jne; üksused, kelle otsese või kaudse kontrolli all on toetusesaaja (emaettevõtted), või üksused, kelle kontrolli all on üksused, kelle kontrolli all on toetusesaaja; üksused, kes on sama üksuse otsese või kaudse kontrolli all nagu toetusesaajagi (n-ö õde-ettevõtted). Selline side võib tekkida ka liikmesuse kaudu ehk kui toetusesaaja on õiguslikult määratletud kui võrgustik, liit või ühendus, milles osalevad ka teised seotud üksused, või osaleb toetusesaaja samas üksuses (nt võrgustik, liit või ühendus) kui seotud üksused. 11/12

12 1.2. Ainutaotleja Ainutaotleja (kellest saab edu korral ainus toetusesaaja) on mitmest üksusest moodustatud üksus (üksuste rühm), mis üheskoos vastab toetuse saamise kriteeriumidele: nad kõik peavad vastama rahastamiskõlblikkuse ja kaasamiskriteeriumidele sama moodi nagu seotud üksused ning lisaks peavad nad vastama ka valikukriteeriumidele ning nende taotlus peab vastama hindamiskriteeriumidele. Üksuste struktuuriline side võib olla loodud vaid toetusetaotluses käsitletava tegevuse elluviimiseks. Taotlusvormi B ossa tuleb märkida seotud üksuste ja ainutaotleja osaüksuste nimed ja osalejakoodid. Selleks peavad ka seotud üksused ja ainutaotleja osaüksused registreeruma osalejate registris (vt punkti 1.1 alapunkt 3). Seotud üksused peavad vastama rahastamiskõlblikkuse ja kaasamiskriteeriumidele. Ka ainutaotleja osaüksused peavad vastama valikukriteeriumidele. Selleks peavad nii seotud üksused kui ka ainutaotleja osaüksused allkirjastama kirjaliku kinnituse (konkursikutse 2. lisa). 12/12