Väljaandja: Lihula Vallavolikogu Akti liik: määrus Teksti liik: algtekst Avaldamismärge: KO 2002, 60, 1288 Lihula valla asutuste ühtse asjaajamiskorra

Väljavõte

1 Väljaandja: Lihula Vallavolikogu Akti liik: määrus Teksti liik: algtekst Avaldamismärge: KO 2002, 60, 1288 Vastu võetud nr 11 Võttes aluseks kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse RT I 1993, 37, 558; 1999, 82, 755; 2000, 51, 332; 2001, 82, 489; 100, 642; 2002, 29, 174; 36, 220) 22 lõike 1 punkti 37, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari a määrusega nr 80 kehtestatud «Asjaajamiskorra ühtsete aluste» (RT I 2001, 20, 112; 2001, 99, 625) 8 ja 53 lõike 4, avaliku teabe seaduse (RT I 2000, 92, 597) 58 lõike 2, digitaalallkirja seaduse (RT I 2000, 26, 150; 92, 597; 2001, 56, 338) 43 lõike 3, arhiiviseaduse (RT I 1998, 36 37, 552; 1999, 16, 271; 2000, 952, 597; 2001, 88, 531; 93, 565) 17 lõike 1 punkti 4 ja Lääne Maa-arhiivi arvamuse, Lihula Vallavolikogu määrab: 1.Kinnitada juurdelisatud Lihula valla asutuste ühtne asjaajamiskord. 2.Lihula valla ametiasutusel ja valla ametiasutuse hallatavatel asutustel korraldada asjaajamine lähtudes kinnitatud ühtsest asjaajamiskorrast. 3.Digitaalallkirja kasutamise kord kinnitatakse eraldi määrusega. 4.Määrus avaldada Riigi Teataja elektroonilises andmekogus. 5.Määrus jõustub 1. juulil a. Volikogu esimees Tarvo KULDKEPP I. ÜLDALUSED Kinnitatud Lihula Vallavolikogu 28. mai a määrusega nr 11 LIHULA VALLA ASUTUSTE ÜHTNE ASJAAJAMISKORD 1.Lihula valla asutuste ühtne asjaajamiskord (edaspidi kord) määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Lihula Vallavolikogus, Lihula Vallavalitsuses, Lihula valla ametiasutuses ja valla ametiasutuse hallatavates asutustes (edaspidi asutus). Asjaajamise korraldamise täpsustatud nõuded kehtestab vajadusel asutuse juht. 2.Korras reguleeritakse: 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid; 2) dokumentide vormistamise nõudeid; 3) dokumentide registreerimise korraldamist; 4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; 6) dokumentide hoidmise ja säilitamise nõudeid; 7) asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral. 3.Dokument käesoleva korra mõistes on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. 4.Asutuse (Lihula Vallavolikogu, Lihula Vallavalitsuse, valla ametiasutuse ja valla ametiasutuse hallatavates asutuste) asjaajamisperioodiks on kalendriaasta.vallavolikogu komisjonide asjaajamisperioodiks on kogu nende tegevusperiood. 5.Asutuse juht määrab oma asjaajamises kasutatava ametliku elektronposti aadressi ning tagab oma asjaajamises kasutatavate sideandmete avalikustamise, sealhulgas valla veebilehel. Sideandmete muutumisest tuleb Leht 1 / 14

2 avalikkust teavitada (kohaliku lehe ja valla veebilehe kaudu) vähemalt kümme tööpäeva varem, elektronposti aadressi muutumisel tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuue kuu jooksul muutumisest. Lihula valla elektronposti aadress on vastavalt või veebilehe aadress infotelefoni number , faksinumber Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht, kes määrab asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides järgmisi asjaajamistoiminguid korraldavad ameti- või töökohad: 1) asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine; 2) dokumentide registreerimine ja ringluse korraldamine; 3) dokumentide avalikustamine ja neile juurdepääsu tagamine; 4) arhivaalide hoidmine, korrastamine ja avalikku arhiivi üleandmine; 5) dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli korraldamine. 7.Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. 8.Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. 9.Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. 10.Uue töötaja töölevõtmisel tutvustab asjaajamiskorda töötajale allkirja vastu asutuse juht. 11.Käesolev kord on kohustuslik kõigile asutuste töötajatele. II. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED Üldnõuded dokumentidele 12.Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud ning käesolevas korras toodud nõuetele. 13.Dokumendid vormistatakse üldjuhul paberkandjal. Elektrooniliselt vormistatud dokumendist tehakse väljatrükk paberkandjale. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, tagatakse nende identsus. 14.Kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord 15.Kirjad, protokollid ja aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktiga ette nähtud muud vormi, vormistatakse dokumendiplankidele (edaspidi plank). Plank võib olla paberkandjal või elektroonilisel kujul. Elektroonilisel kujul dokumendist tehtud väljatrükk peab vastama standardites ettenähtud nõuetele. 16.Plank on asutusel ja ametnikul (vallavolikogu esimees, vallavanem) või töötajal (asutuse juhi), kellel on õigusakti andmise õigus. 17.Plankide ühiseks kujunduselemendiks võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks on Lihula valla vapi värviline kujutis. 18.Plangid on formaadis A4 ( mm) eestikeelsed ja jagunevad üld- ja kirjaplankideks. Dokumendiplangid kujundatakse Vabariigi Valitsuse 2. juuli a määrusega nr 183 kinnitatud valitsusasutuste asjaajamiskorrale (RT I 1996, 56, 1039) lisatud näidisvormingute alusel (lisad 1 ja 2) ning dokumentide rekvisiitide paigutus peab vastama näidisvormingule. 19.Üldplangi kirjapeaväljale (ülemine piir 8 mm kaugusel ja alumine piir 42 mm kaugusel plangi ülaservast) kantakse asutuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus (edaspidi dokumendi väljaandja) nimetavas käändes trükikirja suurusega 16 kuni 20 ning vapi kujutis, mis trükitakse kirjapeavälja keskele asutuse nime kohale. Kui asutusel on olemas oma logo, siis trükitakse vapi kujutis asutuse nimest vasakule. Üldplangi alusel moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid. 20.Kirjaplangil peavad lisaks dokumendi väljaandjale ja vapi kujutisele olema dokumendi kontaktandmete väljal (allservast 26 mm kõrgusel) väljaandja sideandmed ning muud olulised andmed (asutuse postiaadress, sidevahendid, registrikood, pangakonto number vms) trükikirja suurusega 8 kuni 10, mis eraldatakse sõnumiväljast normaalse (0,25 mm) või pooljämeda (0,35 mm) pidevjoonega. 21.Vallavolikogul on üldplank (näidis 1) ja selle alusel moodustatud määruse, otsuse, istungi protokolli plangid ning kirjaplank (näidis 2). Lihula Vallavolikogu esimehel on käskkirja plank (näidis 3). Leht 2 / 14

3 Vallavalitsusel on üldplank (näidis 4) ja selle alusel moodustatud määruse, korralduse, istungi protokolli plangid ning kirjaplank (näidis 5). Lihula vallavanemal on käskkirja plank (näidis 6). Valla hallatavatel asutustel on üldplank ja selle alusel moodustatud kirja plank ning asutuse juhi käskkirja plank. Plankide vormid kinnitab asutuse juht. Asutustes tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad vastava asutuse üldplanki, lisades asutuse nimele komisjoni või nõukogu nime. Vallavolikogu ja vallavalitsuse plankide näidised on toodud käesoleva korra lisadena. 22.Asutusesises asjaajamises (projektid, eelnõud jm) ei kasutata planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides. 23.Planke hoitakse lukustatud ruumis, kuhu puudub kõrvaliste isikute juurdepääs. Nende kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab asutuse juht ja tema poolt määratud ametnik või töötaja. 24.Rikutud, mittevajalike või kehtetute plankide hävitamiseks moodustab asutuse juht komisjoni, määrates plankide hävitamise viisi. Hävitamise kohta koostatakse akt. Dokumentide vorminõuded ja vormistamisel kasutatavad rekvisiidid 25.Dokumentide vormistamisel kasutatakse paberi formaati A4 ( mm) ning kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Vajaduse korral võib formaati kasutada põikilehena. 27.Dokumente (välja arvatud õigusakte) võib vormistada mõlemale lehe poolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet. 28.Dokumentide veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised: 1) vasak veeris 30 mm; 2) ülemine veeris 8 mm; 3) parem veeris 12 mm; 4) alumine veeris 9 mm. Dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasaku veerise laius on 12 mm ja parema veerise laius 30 mm. 29.Elektrooniliseks edastamiseks (disketil, CD-l, elektronpostiga või arvutivõrgu vahendusel) salvestatakse dokument lihtteksti (laiend TXT), RTF (Rich Text Format, laiend RTF) või HTML (Hypertext Markup Language, laiend HTML) failivormingus, õigusaktide eelnõud HTML failivormingus. 30.Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti joondatakse vasakule ja iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega ja taandridu ei kasutata. Vasaku veerise joondamise tõttu ei tohi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki. 31.Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu. 32.Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale dokumendiliigile omased lisarekvisiidid. 33.Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid on: Dokumendi väljaandja nimi või nimetus. Dokumendis kasutatakse asutuse ametlikku nime nimetavas käändes Dokumendi kuupäev ning vajadusel kellaaeg. Kuupäev märgitakse dokumendil plangi ülaservast 63 mm ja plangi vasakust servast 122 mm kaugusele vastavalt standardile EVS 8:2000 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas» üldjuhul numbrilisel kujul (näide: ). Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes (näide: 28. veebruar a). Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna «aasta» vajalikus käändes või lühendi «a» (ilma punktita). Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Dokumendi kuupäevaks on: 1) õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; 2) protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; 3) lepingu allkirjastamise kuupäev; 4) väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. Saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev. Leht 3 / 14

4 Kellaaeg märgitakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktis ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks. Tunnid, minutid ja sekundid eraldatakse üksteisest kooloniga (näide: 18:06:20). Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva eristatakse sõnade «Teie» ja «Meie» abil. Vastuskirjadel tuleb adressaadi esimese rea kõrgusel plangi ülaservast 55 mm ja paremas veerus plangi vasakust servast 122 mm viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile. Näide: Teie nr 2-1/112 Meie nr / Tekst. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkade (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord. Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei panda. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid (näide 1). Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti või ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega, osad pealkirjastatakse (näide 2). Näide 1: 1. Peatükk (osa) Näide 2: I Osa 1.1 Jagu (alaosa) 1. Punkt Punkt 1) Alapunkt ) Alapunkt Allkiri või allkirjad. Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust (ees- ja perekonnanimest) ja ametinimetusest. Allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus peavad kuuluma ühele isikule. Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt kolm rida (näide 1). Kui dokumendile kirjutab alla mitu eri staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti «Allkiri» ühe rea võrra allapoole (näide 2). Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele. Paberdokumendile kirjutatakse alla sinist värvi tindi või pastapliiatsiga. Näide 1:. Näide 2:.. (allkiri). (allkiri).... (allkiri) Jaan Kask Jaan Kask. Vallavanem Vallavanem Laine Lepp Pearaamatupidaja 34.Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtudes dokumendiliigist järgmisi lisarekvisiite: Valla vapi kujutis ja asutuse logo (olemasolul) Asutuse registrikood. Asutuse kood riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuse riiklikus registris Väljaandmise koht. Koostamise või väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes vasakusse veerisesse plangi ülaservast 63 mm kaugusele (näide: Lihula) Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge. Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge (näiteks «EELNÕU», «KIIRE», «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» või «AK») kantakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata. Juurdepääsupiirangud digitaaldokumentidele tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega Adressaat. Adressaat on isik, asutus või organisatsioon, kellele ametikiri saadetakse. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist (näide 1). Vastuskiri adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati. Kui personaalselt kedagi ei tunta, siis adresseeritakse kiri asutusele (näide 2). Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus; asutuse struktuuriüksus; tänav, maja ja korteri number; asula või sidejaoskond; sihtnumber ja linn või maakond, riik (kui kiri saadetakse teise riiki). Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis. Leht 4 / 14

5 Näide 1: Hr Mati Mets Näide 2: Haridusministeerium Haridusministeerium personaliosakond Kase 37 Kase TARTU TARTU Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib aadressid üldistada. Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, asutusse jääb originaal Indeks (tähis) ja/või number. Märgitakse registreeritavatele dokumentidele. Tähistena kasutatakse araabia numbreid, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. Tähistuste (indeksite) süsteem määratakse asutuse dokumentide loetelus. Indeks sisaldab funktsiooni, allfunktsiooni, sarja ja allsarja tähist ning dokumendi järjekorranumbrit. Eri liikide dokumendid numereeritakse omaette. Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. Näide: / 14, kus 1 funktsiooni tähis 5 allfunktsiooni tähis 7 sarja tähis 3 allsarja tähis 14 dokumendi järjekorranumber Dokumendiliigi nimetus. Dokumendiliigi nimetus (KÄSKKIRI, OTSUS, MÄÄRUS, KORRALDUS, AKT jne) märgitakse nimetavas käändes suurtähtedega (soovitavalt sõrendatult ja topeltkirjas) plangi vasakus veerises või tsentreeritult plangi ülaservast 55 mm kaugusel trükikirja suurusega Kirjale dokumendiliiki ei märgita Kinnitusmärge. Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhimäärus, kodukord, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: Näide: KINNITATUD Lihula Vallavalitsuse 20. oktoobri a määrusega nr 12 Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt: Näide: KINNITATUD Lihula Gümnaasiumi direktori 20. oktoobri a käskkirjaga nr 12 Lisa 2 Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, dokumendi hävitamise akt jm) vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt: Näide: KINNITAN..(allkiri). Jaan Tamm Vallavanem Kinnitusmärke ja pitseriga tuleb kinnitada dokumendi ärakirjad, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte. Ärakirja esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» ning tehakse viimasele lehele kinnitusmärge. Näide: ÄRAKIRI ÕIGE..(allkiri). Leida Kask Vallasekretär Leht 5 / 14

6 Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse asutuse plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «VÄLJAVÕTE». Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust tuleb kinnitada kinnitusmärke ja pitseriga analoogiliselt «ÄRAKIRI ÕIGE» kinnitusmärkele Pealkiri. Kõigil dokumentidele pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna ka alapealkirjad. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundevaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes. Pealkirja reapikkus ei tohiks ületada 30 tähemärki Pöördumine. Pöördumiseks kasutatakse kõrgemate teenistujate puhul eelkõige ametinimetust nimetavas käändes. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete jms olemasolu korral on soovitatav neid pöördumisel kasutada. Pöördumisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime ega kirjavahemärke pöördumise lõpus. Näide: Adressaat Pöördumine Majandusminister Jaak Rannu Rektor Aavik Prof Peeter Tuvi Pr Tiina Tamm Lugupeetud minister Lugupeetud rektor Austatud professor Lugupeetud proua Tamm Lugupidamisavaldus/tervitusvormel Tervitusvormel on viisakas soov adressaadile pärast teksti. Olenevalt kirja tekstist, võib nimetatud rekvisiit ka puududa. Lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärki ei kasutata. Näide: Lugupidamisega Austusega Edu soovides Märkus lisade kohta. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv. Näide: Lisa: 8 lehel 2 eks. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv. Näide: Lisa: Lihula Vallavalitsusi asjaajamiskorra eelnõu 49 lehel 1 eks. Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (lisa 1, lisa 2, lisa 3 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette. Näide: Lisa 3 Lihula Gümnaasiumi direktori 20. oktoobri a käskkirja nr 12 juurde Lisaadressaadid (jaotuskava). Paljude eri adressaatide puhul võib koostada adressaatide nimekirja eraldi lehele. Dokumentide jaotuskava märgitakse originaaleksemplari viimase lehe pöördele Kooskõlastusmärge. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga «kinnitusmärge» kasutades sõnu «KOOSKÕLASTAN» (ametiisik ainuisikuliselt) või «KOOSKÕLASTATUD» (kollegiaalse organi arutelu tulemusel). Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. Õigusakti kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu viseerimine Viisa. Dokumendi (kirja, käskkirja, korralduse, määruse, otsuse jm) eelnõu viseeritakse asjaomaste ametiisikute poolt. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest. Näide:..(allkiri) Leht 6 / 14

7 . Leida Kask (kui allkiri ei ole loetav) Pearaamatupidaja (vajadusel) Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele Pitser (paberkandjal dokumendil). Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette nähtud. Kõigil muudel juhtudel kasutatakse asutuse pitsatit. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Ei ole soovitatav kasutada musta pitserit Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge (paberkandjal dokumendil). Asutus, kellel on õigus väljastada ametlik dokument, võib väljastada ka sellise dokumendi ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada. Asutus, kes võtab isikult vastu dokumendi, võib teha sellest ärakirja või väljavõtte ning selle õigsust ametlikult kinnitada. Kui asutusele esitatakse koos ärakirjaga dokumendi originaal, ei tohi asutus nõuda ärakirja ametlikku ega notariaalset kinnitamist. Asutus võib ametlikult kinnitada ka enda peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust. Asutus võib seaduse või määrusega sätestatud juhtudel ametlikult kinnitada teise haldusorgani väljastatud dokumendi ärakirja või väljavõtte õigsust või teise haldusorgani peetava automatiseeritud andmekogu väljatrüki õigsust. Ametliku kinnitamise tõendusjõud on piiratud kinnitusmärkes nimetatud asjaoludega. Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna «ÄRAKIRI» või «VÄLJAVÕTE» või «VÄLJATRÜKK» suurtähtedega ilma kirjavahemärke kasutamata ning viimasele lehele tehakse kinnitusmärge. Ärakirja õigsuse ametlikuks kinnitamiseks tuleb sellel oleva teksti lõppu lisada kinnitusmärge, mis peab sisaldama: 1) selle dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva, toimikunumbrit, mille ärakirja õigsust kinnitatakse; 2) kinnitust, et ärakiri on originaaliga samane; 3) kui originaali ei ole väljastanud ärakirja õigsust kinnitav haldusorgan, siis märkust, et ärakiri on väljastatud esitamiseks üksnes märkuses nimetatud haldusorganitele; 4) andmeid dokumendis sisalduvate lünkade, läbikriipsutuste, vahelekirjutuste, loetamatute tekstiosade, kustutamisjälgede, muude dokumendi esialgse sisu muutmisele viitavate asjaolude või mitmelehelise dokumendi lahtiköitmise kohta; 5) kinnitamise kohta ja aega, kinnituse andnud isiku nime ja allkirja ning asutuse ametipitsati jäljendit. Ärakirja õigsuse kinnitusmärget kohaldatakse ka väljavõtte ja väljatrüki ametlikule kinnitamisele. Ametlik kinnitamine ei asenda notariaalset kinnitamist. Notariaalne kinnitamine asendab ametlikku kinnitamist Koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed. Märgitakse kirjale. Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse ainult sideandmed. Näide: Jaan Kask Muud dokumendi menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud rekvisiidid. Muud olulised rekvisiidid on asutuse postiaadress, sidevahendid, registrikood, pangakonto number jms (kantakse kirjaplangile). Asutuse töö iseärasustest tulenevalt võib dokumentidel kasutada muid rekvisiite, mille vormistamise nõuded kehtestatakse asutuse juhi poolt asutuse sisemist töökorraldust reguleerivas dokumendis. III. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Üldnõuded 35.Asutus on kohustatud registreerima asutuse dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses. Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile. Dokumentide registreerimine on ühekordne. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. 36.Dokumentide registreerimine dokumendiregistris toimub vastavalt Lihula valla ametiasutuse ja ametiasutuse hallatavate asutuste dokumendiregistri põhimäärusele. 37.Dokumendiregistri infosüsteem tagab igale registreeritud juurdepääsupiiranguta digitaaldokumendile juurdepääsu või sisaldab iga paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida. 38.Dokumendiregistri kasutamine on tasuta, v.a juhul, kui seaduses on sätestatud teisiti. Register on avalik ning registri aktuaalsetele ja registri arhiivis säilitatavatele andmetele on juurdepääs kõigil kasutajatel, v.a Leht 7 / 14

8 juhul, kui seadusega on andmetega tutvumine või andmete väljastamine keelatud või on need ette nähtud ainult ametialaseks kasutamiseks. 39.Juurdepääs dokumendiregistrile on võimalik Lihula valla veebilehe kaudu aadressil 40.Registreerimisele kuuluvad dokumendid: 1) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; 2) määruste eelnõud; 3) lepingud; 4) asutuses koostatud protokollid ja aktid; 5) saabunud ja väljastatavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); 6) suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; 7) valla ametiasutuse ametniku või ametiasutuse hallatava asutuse töötaja poolt esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 8) muud õigusaktide kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. Dokumendiregistrisse kantavad andmed 41.Asutuses välja antud õigusaktide kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik; 3) pealkiri; 4) number; 5) kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg; 6) jõustumise kuupäev; välja arvatud kui akti jõustumine on seotud selle teatavakstegemise või avaldamisega; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 8) andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg); 9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 42.Määruste eelnõude kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) akti andja nimetus; 2) akti liik (määruse eelnõu); 3) pealkiri; 4) eelnõu number; 5) eelnõu esitamise kuupäev; 6) eelnõu autor; 7) eelnõu menetlemise seis; 8) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 43.Asutuse sõlmitud lepingute kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed). 44.Asutuses koostatud dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) protokollide korral organi nimetus (vallavolikogu, vallavalitsus, komisjon, töögrupp jms); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) vajadusel muud andmed, mis on nõutavad õigusaktidega. 45.Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse järgmised andmed: 1) saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed; 2) saabumise või saatmise kuupäev; 3) saatja või saaja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed; 4) dokumendi liik; 5) pealkiri või lühike sisukokkuvõte; 6) dokumendi lisade nimetused ja arv; 7) dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg; 8) vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul); 9) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi, kulleri või käsipostiga või anti isiklikult üle; telefoniga-teabenõue); Leht 8 / 14

9 10) dokumendi saatja märgitud indeks või number; 11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 12) sarja tähis; 13) struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 14) lahendamise tähtaeg; 15) täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 16) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega. Dokumentide registreerimise kord 46.Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile viie tööpäeva jooksul neid asutuses registreerimata. Rekvisiitide puudumisel tehakse selle kohta märge dokumendile ja informeeritakse saatjat. Dokumendiga saabunud ümbrikku hoitakse dokumendi juures vaid siis, kui saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule. 47.Registreerimisele ei kuulu: 1) kirjad märkega «ISIKLIK». Kui selgub, et märkega «ISIKLIK» saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab see ametnik, kellele dokument oli adresseeritud; 2) saabunud anonüümsed dokumendid; 3) reklaamtrükised, koolituste ja seminaride kavad (kutsed, teadaanded), kaupade ja teenuste pakkumised ja muud informatiivse sisuga trükised; 4) perioodika (ajalehed, ajakirjad jm); 5) kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused; 6) raamatupidamisdokumendid, millele tehakse ainult saabumismärge, kus märgitakse saabumise kuupäev; 7) kui adressaadina on märgitud teine asutus, institutsioon või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile. 48.Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine toimub järgmiselt: 1) dokumendile antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi; 2) saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit, registrisse kantakse punktis 45 loetletud andmed; 3) faksiga saabunud kiri kopeeritakse säilivuskindlale paberile, registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel ja suunatakse ringlusse. Kui postiga saabub ka originaalkirjaga dokument, siis tehakse vastav märge selle saabumiskuupäeva kohta ning suunatakse ta antud asjaga tegelevale isikule. Kirjas sisalduva probleemi lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga saabumise kuupäevast; 4) käsipostiga saabunud või ametnikule isiklikult üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras üleandmise päeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud isik; 5) arvutipostiga saabunud dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile. Registreerimise eest vastutab ametnik, kelle kasutuses olevale arvutipostiaadressile dokument saabub; 6) dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», registreeritakse ja edastatakse dokument pärast registreerimist läbivaatamiseks viivitamata; 7) sama teemat käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutakse sama indeksit ja lisatakse sellele dokumenti individualiseeriv number. 49.Õigusakti, protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või muu liigitunnuse. 50.Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib numereerida läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul. 51.Andmete vastuvõtmise ja väljastamise kohta peab volitatud töötleja kanderaamatut. Kanderaamatusse kantakse: 1) andmete esitaja nimi; 2) andmete esitamise aeg; 3) andmete registrisse kandja nimi, kui andmeid ei kanna registrisse registriandmete esitaja; 4) andmete saaja nimi ja kontaktandmed, kui andmeid edastati posti teel; 5) andmete väljastamise aeg, kui andmed edastati posti teel. IV. DOKUMENTIDE MENETLEMINE Dokumendi läbivaatamine Leht 9 / 14

10 52.Saabunud dokumendid võtab vastu asutuse sekretär ja esitab need kolme tunni jooksul asutuse juhile, kes määrab lahendaja, täitmistähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra, juurdepääsupiirangu ja muud asjaolud või lahendab asja ise. Resolutsioon kirjutatakse dokumendi esimese lehe vabale pinnale ning peab sisaldama täitja nime või nimesid, lahendamise käiku, täitmistähtaega, korralduse andja allkirja ja kuupäeva. Sekretär edastab kirja või avalduse viivitamatult vastutavale täitjale. Dokumendi edastamine täitjale registreeritakse. 53.Andmed dokumendi liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse dokumendiregistrisse. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale. 54.Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele üldjuhul viie tööpäeva jooksul, teatades sellest saatjale kirjalikult. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata. 55.Dokumendi (kirja, õigusakti jm) eelnõu koostab ametnik, kelle kompetentsi see kuulub või kellele see on tehtud ülesandeks asutuse juhi korraldusega (resolutsiooniga). 56.Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu. 57.Riigikogu liikmete märgukirjadele ja avaldustele peab kirjalikult vastama kümne päeva jooksul arvates avalduse või märgukirja saabumisest või arupärimise esitamisest. Teabenõudele peab vastama viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul saabumisest. 58.Asutuse juht või kõrgemalseisev ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema või pikema tähtaja. Asutuse juhi või kõrgemalseisva ametniku poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab asutuse juht või kõrgemalseisev ametnik. 59.Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik. 60.Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist. 61.Kui asja saab lahendada operatiivselt, näiteks telefoni teel, siis tehakse saabunud kirjale täitmismärge, kus näidatakse kes-kellega-kuidas lahendas. Sama märge tehakse ka dokumendiregistris. (Näide: Lahendatud telefoni teel Haridusministeeriumi nõuniku Jaan Karuga positiivselt. Lahendaja allkiri, nimi, ametinimetus, kuupäev) 62.Vastutav täitja on kohustatud täitmisel olevat dokumenti hoidama eri kaustas pealkirjaga «Täitmisel", mis peab tema puhkuse või komandeeringus olles olema kättesaadav tema otsesele juhile või tema asendajale. Dokumendi kooskõlastamine 63.Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel. Kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades. 64.Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise vormiks on selle (eelnõu) viseerimine, mis toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole. Esimesena viseerib dokumendi selle koostaja, kes esitab dokumendi eelnõu kooskõlastamiseks kõigepealt oma vahetule ülemusele ja seejärel kõigile asjaosalistele, keda vastav küsimus puudutab. Dokumentide eelnõud, mis käsitlevad finantsküsimusi ja rahaliste kohustustega lepingud kooskõlastatakse pearaamatupidajaga. 65.Põhitegevuse ja personali käskkirjad viseerib ja esitab allakirjutamiseks koostaja, ametikirjad viseerib koostaja vahetu ülemus ja seejärel esitatakse dokument allakirjutamiseks. 66.Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest. Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi viimasele leheküljele. Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril. 67.Asutusesised dokumendid kooskõlastatakse üldjuhul ühe tööpäeva jooksul. Mõjuvatel põhjustel võib kooskõlastusaega pikendada, informeerides sellest dokumendi koostajat. 68.Vallavalitsuse korralduste eelnõud kooskõlastatakse viseerimise teel ühe tööpäeva jooksul, vallavalitsuse ja vallavolikogu määruste eelnõud ning muud põhjalikumat läbivaatamist nõudvad eelnõud kolme tööpäeva jooksul. Leht 10 / 14

11 69.Kui viseerijal tekib eriarvamus, vormistatakse see eraldi lehel (A4), kusjuures tuuakse välja see, millega viseerija pole nõus, miks pole nõus ning konkreetne ettepanek muudatuse suhtes. Eriarvamus lisatakse dokumendi eelnõule ja seda säilitatakse koos dokumendiga. 70.Kui dokument on asjaomaste ametnike ja asutustega kooskõlastatud, esitatakse see koos kõikide lisade ja muude materjalidega allakirjutamiseks või otsustamiseks (vastuvõtmiseks) seaduse või selle alusel vastavale dokumendiliigile ettenähtud menetluse kohaselt. Dokumentide allkirjastamine 71.Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel määratletakse seadustes ja teistes riigi ja Lihula valla õigusaktides, asutuste põhimäärustes või põhikirjades või muudes asutuse sisemist töökorda reguleerivates dokumentides. 72.Õigusaktid ja protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti. 73.Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Erandiks on ergutuse käskkiri, mis kirjutatakse alla kahes eksemplaris. Käskkirja lisa(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav isik. 74.Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis. 75.Väljasaadetud kiri allkirjastatakse kahes eksemplaris (originaal ja asutusse jääv ärakiri). 76.Kui dokument vajab kaht või enamat allkirja, esitatakse dokument kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ja pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale ametnikule. 77.Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, tuleb allkirja dešifreering ja ametinimetus ümber vormistada. 78.Asutuse juht sätestab sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides dokumentide ärakirjade kinnitamise pädevust omavad ametnikud või töötajad, selle viisid ja korra. Vallavalitsuse määrused ja korraldused, vallavolikogu määrused ja otsused ning valla ametiasutuse dokumendid väljastatakse vallasekretäri poolt tõestatud ärakirjana, kui notariaalse kinnitamise või ametliku kinnitamise nõuet ei ole esitatud. 79.Vallavalitsuse kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutab alla vallavanem või tema ülesannetes olev asetäitja; tõenditele ja õienditele (v.a rahalisi küsimusi käsitlevatele) üldjuhul vallasekretär; rahalisi küsimusi käsitlevatele dokumentidele lisaks vallavanemale pearaamatupidaja. Asja lahendatuks lugemine 80.Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. 81.Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui: 1) vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal, 2) või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud, 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. 82.Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle 83.Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollib asutuse juht või tema poolt volitatud töötaja. Vallavolikogu õigusaktidega pandud ülesannete täitmise järelevalvet peab vallavolikogu esimees või tema poolt volitatud isik või komisjon. Vallavalitsuse õigusaktidega ja teiste dokumentidega asutustele, ametnikele ja töötajatele pandud ülesannete, vallavalitsusele saabunud ja registreeritud dokumentide täitmise järelevalvet peab vallavanem või tema poolt volitatud töötaja. Pitsatite kasutamine Leht 11 / 14

12 84.Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser pannakase dokumendile nii, et see riivaks allkirja viimaseid tähti. 85.Vapipitser pannakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktiga ette nähtud ja seadusega või seaduse alusel pandud riiklikku ülesannet täites (sünnitunnistustele, surmatunnistustele, vallasekretäri poolt teostatavatele notariaalsetele toimingutele jm). 86.Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kasutatakse asutuse pitsatit vastavalt seadusele, seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele, asutuse või struktuuriüksuse põhimäärusele või teistele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele dokumentidele. 87.Asutuse pitser pannakse järgmistele dokumentidele: 1) asutuse juhi volikirjadele; 2) lepingutele (vastavalt pädevusele); 3) panga- ja kassadokumentidele; 4) teenistuslehe ja tööraamatu kannetele; 5) garantiikirjadele; 6) tõenditele; 7) dokumentide ärakirjade ja väljavõtete kinnitustele; 8) haigekassa dokumentidele; 9) muudele dokumentide (aktid, tunnistused, piletid). 88.Asutuse pitsat on olemas neil hallatavatel asutustel, kelle põhimääruses see on ette nähtud. Asutuse pitsati hoidmise ja kasutamise eest vastutab asutuse juht. 89.Riigivapiga pitsatit hoitakse lukustatud tulekindlas kapis ning selle kasutamise ja hoidmise eest vastutab vallasekretär. 90.Asutuste pitsatid registreeritakse pitsatite registreerimise raamatus, kuhu kantakse järgmised andmed: 1) järjekorra number; 2) pitsati jäljend; 3) pitsati kirjeldus; 4) kellele üle antud (kuupäev, ametniku ja struktuuriüksuse nimi ja ametniku allkiri); 5) pitsati tagastamise kuupäev, vastuvõtja nimi ja allkiri; 6) pitsati hävitamise kuupäev ja akti number. 91.Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse, mille kohta koostatakse hävitamise akti. 92.Asutustes on kasutusel järgmised pitsatid: 1) Lihula Vallavolikogu (roheline) pitsat, mida kasutab vallavolikogu esimees; 2) väikese riigivapi kujutisega (sinine) pitsat «Lihula vald Läänemaa», mida kasutab vallasekretär; 3) Lihula valla vapi kujutisega (punane) pitsat «Lihula Vallavalitsus Lääne maakond», mida kasutavad vallavanem, pearaamatupidaja ja vallasekretär; 4) hallatavate asutuste pitsatid, mida kasutavad juhid ja vastava pädevuse saanud ametnikud (pädevus määratakse ametijuhendis). V. DOKUMENTIDE HOIDMINE JA SÄILITAMINE Üldnõuded 93.Asutuse juht kehtestab asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks, neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu arhiivieeskirjas sätestatud korras. Dokumentide loetelu on tähtajatu. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas arhiivieeskirjaga. 94.Dokumendi loetelu muudetakse, kui valla või asutuse struktuuri või ülesandeid muudetakse, kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg või avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel. Asjaajamises lõpetatud dokumentide hoidmine asutuses 95.Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspiditoimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. 96.Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. Leht 12 / 14

13 97.Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm). 98.Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati. 99.Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk. Säilimisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud. 100.Enne dokumentide digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul. 101.Asjaajamises peetavaid toimikuid hoitakse kappides või riiulitel lukustatud ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele. 102.Alatise ja pikaajalise säilitusajaga arhivaalid antakse asutuse arhiivi kaks aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises. Lühiajalise säilitusväärtusega (kuni kolm aastat) dokumente võib säilitada ametniku kabinetis. 103.Dokumente, mille säilitusaeg on möödunud, võib hävitada hävitamiseks eraldatud akti alusel. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis. 104.Dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 29. detsembri a määrusega nr 308 kinnitatud arhiivieeskirjale (RT I, 1998, , 1904; 1999, 2, õiend; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59; 2002, 32, 193). VI. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE Asjaajamise üleandmise kohustus 105.Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või töösuhte peatumisel on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale, selle puudumisel asutuse juhile, teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks, kui seadus ei näe ette teisiti. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub asutuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. 106.Ametniku või töötaja puhkusele minekul võib asjaajamise üle anda ka suulisel kokkuleppel ja selle fikseerida. Ametniku puhkusele minekul vormistatakse kirjalik üleandmis-vastuvõtmisakt, kui üks osapooltest või kõrgemalseisev ametnik seda nõuab või kui puhkuse ajal saabub oluliste ja üldist tähtsust omavate dokumentide koostamise või täitmise tähtaeg. Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded 107.Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt peab sisaldama: 1) täitmisel olevate lepingute loetelu; 2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu; 3) lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu; 4) üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu. 108.Asutuse juhtimise üleandmisel peab akt sisaldama lisaks punktis 107 loetletud andmetele veel: 1) asutuse koosseisunimestiku ja täidetud kohtade arvu; 2 asutuse eelarvevahendite seisu; 3) asutuse pitsatite arvu, liike ja asukohta ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või töötajate nimesid ja ametikohti; 4) lahkuva juhi poolt viimasena allkirjastatud dokumentide indekseid või numbreid vastavalt dokumendiliigile; 5) üldandmeid asutuse arhiivi kohta. Akti võib kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta. Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded 109.Akti märgitakse asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Asutuse juhi vahetumisel koostatud akti kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse vähemalt selles asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine. Leht 13 / 14

14 Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine 110.Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku või töötaja, asutuse juhi või tema määratud ametniku või töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmisvastuvõtmisakti vastav märge. Mittenõustumine akti sisuga 111.Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge. Leht 14 / 14