Sekretäri tööülesanded, õigused ja vastutus Ametikohtade eesmärk Ametikoht 1 (sekretär) Asjaajamise, dokumendiringluse ja linnavalitsuse sisekommunika

Väljavõte

1 Sekretäri tööülesanded, õigused ja vastutus Ametikohtade eesmärk Ametikoht 1 (sekretär) Asjaajamise, dokumendiringluse ja linnavalitsuse sisekommunikatsiooni korraldamine ning dokumentide korrektne ja nõuetekohane vormistamine. (Elva Linnavalitsus) Ametikoht 2 (sekretär) - Tagada kiire, tõhus ja kvaliteetne asjaajamine, infovahetus ning Audiitorkogu muude põhiülesannete täitmisega seonduvate tugitegevuste teostus. Ametikoht 3 (sekretär) - Sekretäri ametikoha põhieesmärgiks on kindlustada ettevõtte strateegiliste eesmärkide saavutamine läbi efektiivse dokumentatsiooni korraldamise ja info edastamise. (Narva linna Sotsiaalametis) Kohustuslikud kompetentsid: Kutsestandard 1. Dokumenteerimine (vormistab keeleliselt ja tehniliselt dokumente, suunab dok. adressaadile, teeb koopiaid jms) 2. Dokumendihalduse korraldamine (registreerib dok. vastavalt nõuetele, jälgib dok. täitmise tähtaega) 3. Töötamine dokumendihaldussüsteem idega Elva Linnavalitsuse sekretäri ametijuhend Audiitorkogu sekretäri ametijuhend Narva linna Sotsiaalameti sekretäri ametijuhend - Tõrgete ilmnemisel teenuspakkuja informeerimine ja probleemide lahendamise jälgimine Ruumide korrashoiu - 1

2 4. Arhiivitöö korraldamine (valmistab dok. ette arhiivi andmiseks vastavalt õigusaktidele, kasutab dok. otsinguks arhivaalide loetetlu, tagab dok. hävitamise vastavalt nõuetele) 5. Sisekommunikatsioon (koostab vormiliselt ja grammatiliselt korrektseid kirjalikke teateid, edastab neid) 6. Nõustamine dokumendihalduse küsimustes (osaleb vastavatel koolitustel, nõustab kolleege lähtudes õigusaktidest) Dokumentide paigutamine vastavatesse toimikutesse Peab olema kursis majas toimuvaga, kes viibib tööl, kes mitte ja vajalike kontoritarvete olemasolu tagamine Üldtelefonile vastamine, informatsiooni omamie töötajate asukoha ning kontaktandmete kohta, kodulehel oleva info kaasajastamine

3 Kasutatud materjal Internet et.pdf e50-ae2a-672ab14a3a4f

4 Ametiprofiil Sekretär 5 kutsestandard Ametinimetus: Sekretär töötab: Sekretär Organisatsioonis, ettevõttes 1. Põhifunktsioon Sekretär tegeleb organisatsioonis infokorraldusega ja teenindab sise-ning väliskliente. Toetab dokumenditööd ja juhtkonda oma pädevuse piirides, täites organisatsiooni eesmärke. Peab olema kiire ja paindlik ning tagama konfidentsiaalsuse. 2. Nõuded haridusele ja töökogemus Taseme 5 kutse taotlemisel on nõutav kutsestandardi nõuetele vastava keskhariduse baasil toimunud kutseõppe edukas läbimine. Või täiendkoolitus ja vähemalt kaheaastane erialane töökogemus. 3. Teadmised dokumendi- ja arhiivihaldust reguleerivad õigusaktid (seadused, määrused) valdkonna standardid organisatsiooni kultuuri alused suhtekorralduse alused dokumentide vormistamise kord dokumenteerimise põhimõtted 4. Oskused 1. dokumenteerimine 2. dokumendihalduse korraldamine 3. töötamine dokumendihaldussüsteemidega 4. arhiivitöö korraldamine 5. sisekommunikatsioon 6. nõustamine dokumendihalduse küsimustes 5. Nõuded keeleoskusele Kasutab töös korrektselt riigikeelt tasemel C1 Kasutab kahte võõrkeelt (soovitavalt inglise ja vene) tasemel B2 6. Tööks vajalikud isikuomadused koostöövõime kohanemisvõime tasakaalukus tolerantsus usaldusväärsus hea suuline ja kirjalik väljendusoskus 4

5 7. Nõuded muudele muudele teadmistele ja oskustele Lai silmaring, meeskonnatöö alused, majanduse alused, psühholoogia alused, tööolme tagamine vastavalt kehtestatud nõuetele, kontoritehnika heaperemehelik kasutamine. 5